Como uma empresa pode usar um orçamento para atingir seus resultados?

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O planejamento orçamentário consiste nas variadas estratégias de controle do orçamento, que se diferenciam pelos seus objetivos, sua aplicabilidade e aspectos como limitação, flexibilidade, período de projeção, etc. Os tipos de planejamento orçamentário são:

• estático;
• flexível;
• incremental;
• matricial;
• contínuo;
• beyond budgeting;
• ajustado;
• base zero.

No ambiente corporativo, os planejamentos são fundamentais para conquistar um equilíbrio financeiro perante diferentes cenários futuros no mercado. O empreendedor que aprende a realizar uma boa gestão orçamentária se depara com inúmeras oportunidades de crescimento para a empresa.

Os passos para alcançar esses objetivos são conhecer os fundamentos de um planejamento orçamentário, saber quais são seus tipos, entender como ele impacta no fluxo de caixa e quais ferramentas podem ajudar no processo de elaboração do planejamento. Você encontrará a explicação sobre como fazer planejamento orçamentário nos tópicos seguintes. Boa leitura!

Neste post, vamos explicar:

• O que exatamente é um planejamento orçamentário?
• Qual a importância desse planejamento?
• Como fazer planejamento orçamentário?
• Quais são os tipos de planejamento orçamentário?
  • Estático
  • Flexível
  • Incremental
  • Matricial
  • Contínuo
  • Beyond budgeting
  • Ajustado, forecast ou revisado
  • Base zero (OBZ)
• Quais são os principais erros cometidos no planejamento orçamentário?
  • Usar o passado como base
  • Falta de metas claras e realistas
  • Não considerar todos os recursos da empresa
  • Não contar com o apoio de ferramentas
• Qual é a relação do tema com o controle do fluxo de caixa?
• Como um software de gestão financeira auxilia nesse controle?

O que exatamente é um planejamento orçamentário?

Primeiramente, é preciso entender o contexto em que esse elemento está inserido em uma gestão orçamentária. Esse último termo, por sua vez, é o estudo sobre o planejamento e o monitoramento sistemático dos resultados financeiros de uma empresa. Sua composição se dá por 4 fases distintas:

1. o planejamento orçamentário;
2. as simulações de cenários;
3. o acompanhamento orçamentário;
4. as revisões orçamentárias.

O planejamento orçamentário se resume à projeção das receitas, despesas, dos custos e investimentos estimados pela sua empresa nos próximos meses ou anos. Basicamente, os gestores tentam visualizar situações futuras da empresa, preparando-a para o que está por vir.

É importante saber que a atividade não consiste em adivinhações: todas as conclusões são precisas e têm como base dados coletados em diferentes fontes, como do histórico do orçamento da empresa.

Qual a importância desse planejamento?

O planejamento orçamentário é fundamental para manter qualquer negócio saudável. É a parte do planejamento estratégico que mostra a visão da empresa em números.

Para entender a importância desse plano, você deve saber que não adianta investir em marketing, ter a melhor equipe de colaboradores, apostar no desenvolvimento da marca e na fidelização dos clientes se ao final do período não houver lucro.

E para ter esse controle, a empresa deve elaborar anualmente o planejamento orçamentário. Esse instrumento funciona como um termômetro, pois mostra se a empresa está gerando lucros para seus sócios. E também pode ser entendido como uma bússola, pois norteia as decisões sobre investimentos e alavancagem de capital na organização.

Dessa forma, o plano orçamentário busca antecipar o futuro, e para isso, utiliza informações fidedignas da empresa para que as previsões sejam assertivas.

O que faz esse planejamento ser tão relevante é a capacidade que ele tem de oferecer dados e informações de apoio à tomada de decisão. Sem ele, a gestão de uma empresa atua no escuro, sem saber qual caminho deve seguir.

Bem, agora que você entendeu o que é e qual a importância do planejamento financeiro, vamos explicar como fazer planejamento orçamentário.

Como fazer planejamento orçamentário?

Antes de iniciar a elaboração do planejamento orçamentário, é preciso conhecer bem o seu negócio. É importante ressaltar que as empresas têm necessidades e interesses diferentes, por isso, cada plano deve ser adaptado a realidade do seu negócio.

Para elaborar um planejamento orçamentário de sucesso, você deve se perguntar:

1. Onde a empresa está hoje?

2. Onde a empresa precisa chegar?

3. O que será feito para a empresa chegar lá?

Além destas, outras questões devem ser levantadas para coletar as informações necessárias, por exemplo: qual é o estágio de maturidade da minha empresa? Como está estabelecida a estrutura de custos, gastos e despesas? Quais indicadores financeiros eu devo utilizar para acompanhar e controlar os rumos do empreendimento?

Após responder essas questões, você pode seguir os seguintes passos:

• Definir o plano de vendas (metas para o período);
• Elaborar uma projeção de vendas;
• Definir quais são os custos de produção;
• Apontar os custos e despesas com pessoal;
• Elencar as despesas operacionais;
• Elaborar um orçamento de investimentos.

Com essas informações, você pode analisar a concentração do capital da empresa. É possível verificar se existe alguma área que precisa de mais investimentos, enquanto outra pode ter uma redução nos gastos. Esse balanço é o que traz equilíbrio e otimização para o negócio.

Para preparar o plano orçamentário, você pode utilizar três ferramentas que são fundamentais para qualquer negócio: O Fluxo de caixa, o Balanço Patrimonial e a DRE (Demonstração do Resultado do Exercício). Essas ferramentas contábeis podem e devem ser utilizadas independente do tipo, setor ou tamanho de empresa.

Se você está ansioso para fazer a projeção do lucro, isso pode ser obtido com a construção da DRE. Já a projeção do fluxo de caixa é uma forma de analisar se a empresa tem liquidez e flexibilidade financeira, ou seja, se tem capacidade de honrar com seus compromissos financeiros.

O Balanço Patrimonial também merece destaque. Com ele, o gestor consegue controlar o conjunto de bens, obrigações, direitos, identificando o total de ativos e passivos da empresa. Além disso, a projeção do Balanço Patrimonial também mostra o a expansão ou não do patrimônio dos sócios.

Além de utilizar essas três ferramentas, você pode definir indicadores de desempenho projetados para acompanhar se os planos estão sendo cumpridos. Estes indicadores servem para medir e controlar as finanças de uma empresa. Alguns exemplos são: Margem de contribuição e índice de liquidez.

É importante lembrar que como o cenário é muito dinâmico, a projeção orçamentária não deve ser estática. É preciso acompanhar as mudanças internas e externas às organizações.

Por isso, a nossa dica é fazer uma projeção de diferentes cenários – um pessimista e outro otimista e assim observar de forma contínua o plano, para que sempre que for necessário sejam feitas as correções ou alterações pertinentes.

Quais são os tipos de planejamento orçamentário?

Existem diferentes planos orçamentários, que surgiram conforme as empresas evoluíram e alteraram seus modelos organizacionais. Por essa razão, o tipo mais adequado para a sua organização depende das peculiaridades e do seu modelo de gestão.

Na lista abaixo explicamos o funcionamento e o objetivo de cada um dos tipos desse planejamento. Confira!

Estático

Conforme o nome indica, esse planejamento não é alterado durante toda a sua execução. Ele é elaborado para o próximo período orçamentário (normalmente são 12 meses) e é focado em um único plano.

A finalidade de sua inércia decorre do fato de ele ser referência para o controle das operações, possibilitando a identificação de desvios da estratégia e a rápida tomada de decisões alternativas para efetuar as correções necessárias.

Outra função da imutabilidade consiste no seu funcionamento como base para a estipulação da remuneração dos gestores. Atualmente ele é aplicado em pequenas e médias empresas com gestão centralizada.

Flexível

O plano flexível permite atualizar as projeções para acompanhar os valores praticados no plano real, podendo ser ajustado a qualquer nível de atividade antes, durante e após o início do período orçamentário.

Ele foi criado pela necessidade de realizar as mudanças nas hipóteses de grandes variações de volumes entre o orçado e o real, o que não ocorre no estático. Esse tipo é utilizado para avaliar e controlar as despesas operacionais e de fabricação.

Incremental

Aqui há um levantamento de dados dos orçamentos de períodos anteriores para que sirvam de base para a elaboração de projeções futuras. É uma tática ágil e menos custosa, mas também pode ser superficial.

Os gestores coletam os valores de cada uma das unidades de controle e aplicam um percentual de correção, que pode ter como base uma taxa fixa, ajustes considerando a inflação ou o crescimento econômico esperado da empresa.

Matricial

Seu nome deriva de uma matriz, pois a estratégia intercala dois eixos para definir o planejamento:

• entidades, que representam as subdivisões da empresa — são os centros de custos, unidades ou departamentos, como marketing, vendas, financeiro, entre outros;
• pacotes, que são as receitas, despesas, os custos ou investimentos da organização.

Primeiramente é preciso elaborar os pacotes, passando para a estruturação da relação das entidades e a definição dos seus respectivos gestores — é possível que uma mesma pessoa seja responsável por mais de uma entidade ou pacote.

Na criação de um orçamento para despesas de viagens, por exemplo, o colaborador selecionado deve controlar as contas para que a meta estipulada seja cumprida.

Contínuo

Consiste na revisão mensal, trimestral ou semestral do orçamento em um período de cerca de 12 meses. Seu objetivo é estudar constantemente as receitas e despesas e obter resultados que servirão de base para a elaboração de orçamentos futuros mais vantajosos.

Esse modelo é amplamente utilizado em empresas com produtos com curtos ciclos de vida, necessitando de rápidas mudanças nos seus processos.

Beyond budgeting

Termo que pode ser traduzido para “além do orçamento”, foi criado por empresários que buscam a descentralização dos gestores, implantando uma cultura de autogerenciamento para motivar a produtividade dos seus colaboradores. O orçamento é projetado em torno de 18 meses, e é aplicado em grandes organizações, como fábricas e bancos.

Ajustado, forecast ou revisado

É um exercício de revisão em que os gestores identificam mudanças de mercado, as estudam e aplicam as adequações necessárias ao orçamento.

Se as despesas nos primeiros meses foram o dobro do que foi planejado, por exemplo, os gastos dos meses seguintes deverão ser menores para compensar os anteriores, havendo um ajuste no orçamento.

Base zero (OBZ)

A ideia dessa modalidade é iniciar um novo estudo do zero, projetando-se o futuro do orçamento sem olhar para os dados passados da empresa — ou seja, são desconsideradas as bases históricas e os índices de reajustes, como é feito em modelos tradicionais.

Os gestores examinam o custo-benefício e a evolução de todos os processos, das contas, dos projetos e das atividades da organização. A ação é mais demorada e custosa, mas a análise será completa.

Quais são os principais erros cometidos no planejamento orçamentário?

Na hora de elaborar o planejamento orçamentário, muitas empresas cometem alguns erros simples, mas que vêm acompanhados de sérias consequências. Vamos comentar sobre alguns deles para que sejam evitados.

Usar o passado como base

O primeiro grande erro é utilizar dados passados como uma base. Isso faz com que a empresa tenha um foco na sobrevivência e não na alavancagem do seu resultado. O passado não deve ser esquecido, ele pode ser utilizado como uma referência, mas não como base.

Falta de metas claras e realistas

O plano orçamentário deve ser elaborado com calma, assertividade e com a participação de diversos setores. Isso faz com que as metas sejam traçadas de forma clara e realista, evitando outro grande erro, que é definir metas inalcançáveis e distantes da realidade da empresa.

Além disso, as metas devem ser sempre comunicadas a toda a equipe, bem como o caminho traçado para alcança-las.

Não considerar todos os recursos da empresa

No plano orçamentário devem ser considerados todas as fontes de recursos da empresa, e não somente os prioritários. Os detalhes fazem toda a diferença, até mesmo as entradas e saídas pequenas ou eventuais devem ser considerados.

Certa vez, um consultor financeiro disse: para ter controle sobre suas finanças pessoais, você deve anotar até mesmo as lembrancinhas de aniversários ou as esmolas. Isso também vale para a empresa. Às vezes detalhes estão consumindo uma porcentagem de recursos que poderiam ser investidos em outro fim.

Não contar com o apoio de ferramentas

Outro erro muito comum é querer registrar tudo manualmente. Os planos orçamentários precisam ser integrados em uma ferramenta tecnológica para otimizar os resultados e o acompanhamento.

As ferramentas tecnológicas, como os softwares de gestão financeira, deixam os processos mais ágeis, minimizam erros humanos e ainda poupam tempo. Os dados ficam mais seguros e os relatórios mais simples para compreender e compartilhar com os demais interessados.

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Qual é a relação do tema com o controle do fluxo de caixa?

O planejamento orçamentário está intrinsecamente relacionado a um dos relatórios considerados essenciais para negócios de qualquer ramo e tamanho: a projeção de fluxo de caixa.

Esse é um documento que estima as entradas e saídas de capital no futuro da empresa, antecipando quanto dinheiro ela terá em caixa para honrar os compromissos com seus funcionários, fornecedores, parceiros, investidores, obrigações tributárias, previdenciárias, entre outras.

Ao utilizar o tipo mais adequado de planejamento orçamentário, os gestores terão dados mais precisos sobre sua situação futura, saberão como será seu fluxo de caixa e poderão assumir compromissos com mais segurança, evitando problemas futuros.

Como um software de gestão financeira auxilia nesse controle?

Projetar orçamentos é uma tarefa bastante complexa e extensa, envolvendo um grande volume de informações sobre a empresa. É inviável que o processo seja feito manualmente, pois seria exacerbadamente demorado e custoso. Além disso, não podem ocorrer erros de cálculos, caso contrário seria necessário reiniciar todo o procedimento.

É essencial utilizar um software de gestão financeira para garantir que o orçamento seja estruturado da maneira correta. Uma boa plataforma de gestão garante vantagens como:

• redução do tempo com burocracia, pois o aplicativo mostra informações do fluxo de caixa, de levantamentos, extratos bancários e outros de forma organizada, clara e em tempo real;
• geração de relatórios gerenciais sobre preços, negociações com fornecedores, itens mais adquiridos, consumidos etc., separando os dados por área, setor ou unidade;
• automatização da rotina da gestão, controlando automaticamente o envio e o recebimento de informações, disponibilizando relatórios gerenciais precisos e claros, entre outras ações que auxiliam a tomada de decisões.

Neste conteúdo você aprendeu como fazer planejamento orçamentário. Existem vários tipos, e escolher o mais adequado para sua empresa é relevante para melhorar o controle do seu fluxo de caixa. No entanto, o processo é complexo e exige o auxílio da tecnologia para a correta execução.

Você curtiu este post sobre planejamento orçamentário? Então, continue com a visita em nosso blog e leia o conteúdo:  “Software de gestão financeira: a tecnologia a seu favor”. Assim, você vai entender melhor as vantagens do software de gestão financeira!

Como uma empresa pode usar um orçamento para atingir seus resultados comente?

Qual a importância da utilização do orçamento para as empresas?

Como as empresas podem elaborar estratégias adequadas com o uso do orçamento?

Como podemos usar o orçamento como ferramenta estratégia?