Por que é necessário estar atento aos custos da implantação do projeto

Pense na sua empresa e em todos os projetos que você e sua equipe precisam colocar em prática de forma simultânea. Não seria incrível poder contar com ferramentas de gestão de projetos para te auxiliar no acompanhamento dos resultados de cada um? 

Caso você ainda não saiba, esses recursos podem fazer toda a diferença no andamento das suas atividades e determinar o sucesso do seu negócio. 

Criar um projeto do zero não é nada fácil. Então, para que tudo ocorra bem, é preciso criar um planejamento detalhado, estipular as metas e mensurar o desempenho de cada colaborador. Além disso, é preciso rever estratégias, encontrar possíveis falhas ao mesmo tempo em que estimula a produtividade da equipe.

São tantas funções que se torna humanamente impossível estar atento a tudo o que acontece. Então, como é possível garantir que todas as atividades estão sendo desempenhadas dentro do prazo e com os recursos estabelecidos previamente? 

É nesse momento que se percebe  a importância da tecnologia para auxiliar na gestão interna da equipe. Por meio das ferramentas para gerenciamento de projetos, o gestor pode acompanhar de perto a execução das demandas, os indicadores de produtividade e qualidade, além de garantir boas entregas finais.

Quer saber mais sobre a efetividade das ferramentas de gestão de projetos e quais são as que você deve utilizar? 

Nesse artigo reunimos um conteúdo completo, com tudo o que você precisa saber sobre:

• O que é gestão de projetos?
• O que é uma ferramenta de gestão de projetos?
• Por que utilizar ferramentas de gestão de projetos?
• Como escolher a melhor ferramenta para gestão de projetos?
• Quais são as ferramentas de gestão de projetos mais utilizadas?

Acompanhe o artigo!

A gestão de projetos é a aplicação de técnicas, habilidades e conhecimentos para planejar, executar e controlar os projetos de uma organização, independente do seu porte. O objetivo é garantir que os esforços implementados durante a fase de planejamento tenham um resultado satisfatório para a empresa e para o cliente final.

A priori, a estruturação do planejamento do projeto inclui:

• Detalhamento do escopo;
• Organização dos recursos financeiros, materiais e humanos;
• Montagem do cronograma;
• Registro dos custos totais;
• Monitoramento dos riscos;
• Comunicações;
• Outras etapas específicas.

Cada etapa mencionada visa assegurar que o projeto seja conduzido da forma como ele foi pensado, reduzindo os desvios ou falhas. Dessa forma, ele irá se adequar às necessidades da empresa. 

Ademais, o planejamento traz um foco para as metas estabelecidas previamente e permite que o gestor e toda a equipe siga uma programação prévia. Por isso, é importante que a organização invista em treinamentos internos e incentive os seus colaboradores a serem mais participativos, para que haja uma gestão de projetos muito mais eficiente.

A gestão de projetos também auxilia no momento de tirar as ideias da cabeça ou do papel. Em outras palavras, se a sua empresa precisa realizar uma obra há tempo ou desenvolver um novo software, por exemplo, poderá utilizar o gerenciamento de projetos como um suporte. 

Ou seja, uma boa gestão pode ser aplicada de diversas formas. O objetivo é colocar em prática, de forma organizada e controlada por meio de prazos e custos.

Mas como fazer acontecer? Se você também tem essa dúvida e acha difícil começar um projeto do zero, conheça a seguir os benefícios de usar ferramentas de gestão de projetos. 

O que é uma ferramenta de gestão de projetos?

Uma ferramenta de gestão de projeto é um instrumento que favorece a organização de informações para que o andamento do projeto seja satisfatório. Para você saber, existem dois tipos básicos de ferramentas para gerência de projetos: as analógicas e as tecnológicas.

As ferramentas de gestão de projetos analógicas podem ser utilizadas sem o suporte de aparatos tecnológicos, como celulares e computadores. Elas são eficientes para melhorar a gestão de projetos da organização, contudo, apresentam alguns fatores desfavoráveis, como gasto de tempo por não ser um processo automatizado.

Já as ferramentas de gestão de projetos tecnológicas são oferecidas mediante plataformas e softwares desenvolvidos especificamente para a gestão de atividades, gestão das equipes e gestão de projetos. Geralmente elas colocam em prática metodologias ágeis que são úteis para o dia a dia do time. 

Ademais, é possível atualizar o status das atividades, coletar dados, anexar relatórios e calcular indicadores. Em suma, elas são mais usuais e eficientes que as ferramentas analógicas, contudo, as duas podem ser utilizadas e aumentar a qualidade dos projetos e otimizar o tempo dos colaboradores.

Certamente você já percebeu que existem muitas vantagens em utilizar ferramentas de gestão de projetos. Por isso, vamos te dar mais alguns motivos para você começar a utilizar esses instrumentos hoje mesmo.

Por que utilizar ferramentas de gestão de projetos?

Como você já deve ter percebido, o uso das ferramentas de gestão de projetos certas é fundamental para o desenvolvimento de projetos de uma empresa. Elas permitem que o gestor possa acompanhar cada atividade executada e verificar se o andamento delas está como foi planejado. Os principais benefícios são:

Praticidade no planejamento

Ao fazer uso das ferramentas de gestão de projetos, o gestor poderá planejar facilmente os projetos, levando em consideração diversos aspectos como custos e recursos humanos, por exemplo. Ou seja, será possível saber qual o tempo de início e conclusão do projeto, quais as pessoas responsáveis por cada etapa e se algo está saindo do caminho.

Essa funcionalidade entrega uma visão completa da empresa e permite um melhor gerenciamento do tempo. Ao final, pode-se ter um projeto mais alinhado com as expectativas da empresa e com resultados expressivos.

Melhoria no controle de tarefas

Para o sucesso de um projeto, é essencial que você garanta que as tarefas estão sendo realizadas dentro do prazo estabelecido e da forma certa. Por isso, as ferramentas de gestão de projetos podem te ajudar a acompanhar e controlar a evolução das atividades e o desempenho das equipes. 

Além disso, é possível perceber se alguma tarefa é executada de forma complicada ou se o planejamento orçamentário também está no limite. Em suma, o gestor terá um panorama completo e poderá elaborar novas estratégias, se for necessário.

Aumento da comunicação

Com as informações centralizadas, a comunicação interna também melhora, o que influencia diretamente na gestão de tarefas de todo o time. Sendo assim, ao utilizar ferramentas de gestão de projetos, você terá acesso a detalhes como previsão de custos diretos no orçamento, cronogramas e recursos disponíveis, bem como as prioridades de cada fase.

Além disso, com uma comunicação mais assertiva, a probabilidade de haver ruídos diminui e a equipe entenderá com clareza o que deve ser feito. Os feedbacks também são mais rápidos, ágeis e direcionados para o que realmente importa: melhorar a produtividade e o andamento das ações.

Desenvolvimento da autonomia

Sabe-se que a falta de autonomia pode comprometer o trabalho diário e a produtividade dos colaboradores. E nem todos os gestores possuem expertise para compartilhar o controle das tarefas com todos os envolvidos.

Contudo, incentivar a autonomia no trabalho traz muitos benefícios à empresa e ao trabalhador. Isso significa que o gestor acredita no potencial de organização do tempo do profissional.

Ao utilizar ferramentas de gestão de projetos, a equipe estará envolvida, de forma conjunta. Cada pessoa saberá exatamente quais serão as suas tarefas e poderão desenvolver um bom trabalho, dentro do que foi esperado. 

Ou seja, não há a necessidade de pressão externa, que pode vezes pode atrapalhar o andamento das atividades e causa um estresse desnecessário.

Como escolher a melhor ferramenta para gestão de projetos?

Para escolher a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos, é necessário verificar se ela fornece dados assertivos sobre o projeto. Afinal, essa é a primeira e principal expectativa que o gestor busca ao utilizar esse tipo de instrumento.

Além disso, ela deve reunir uma série de recursos internos que possibilitem tornar o trabalho mais fácil e ajudar na economia de tempo. 

Mas de antemão, vale salientar que nenhuma das ferramentas de gerenciamento de projetos que mencionaremos é melhor que a outra. O que as torna interessantes são as suas particularidades e fatores específicos para cada situação. 

Citaremos algumas opções mais adiante para você conhecer. Por ora, saiba que para escolher a melhor ferramenta, você deverá:

Atentar para setor da empresa

Inicialmente, verifique qual o setor da sua empresa que precisa otimizar as estratégias e implementar ferramentas de gestão de projetos. Isso porque, a depender da área de atuação, as ferramentas de gerenciamento podem mudar. Ou seja, há diferentes sistemas com funções específicas para expectativas distintas.

Analisar nível de dificuldade de tarefas

Qual o nível de dificuldade das atividades desempenhadas pelo seu colaborador? Averiguar dificuldade de tarefas é muito importante para que você não escolha uma ferramenta simples demais ou uma complexa ao extremo.

Verificar funções disponíveis

Há algumas funções que são indispensáveis numa ferramenta, como cronograma, possibilidade de feedback, comunicação entre a equipe, entre outras. Por isso, você deve saber quais são as funções que você vai precisar, para não se equivocar na escolha.

Checar suporte da ferramenta

Normalmente nos preocupamos com os custos da implementação de ferramentas de gerenciamento de projetos, com as suas funções, mas nos esquecemos de verificar qual tipo de suporte oferecido por ele. 

Por isso, é crucial que você entre em contato com a empresa escolhida para saber como funciona o atendimento ao cliente e o que esperar dela.

Quais são as ferramentas de gestão de projetos mais utilizadas?

As principais ferramentas de gestão de projetos mais utilizadas são:

Trello

A ferramenta utiliza o kanban para que o usuário possa realizar o acompanhamento de cada etapa do projeto. Por meio dela, é possível verificar os responsáveis de cada uma e criar um checklist com pequenas atividades dentro do projeto. O acesso é gratuito.

Artia

Esse é um software de gestão de projetos, tarefas e equipes que possui diversas funcionalidades. Ele é colaborativo e permite o controle de projetos e tarefas da equipe. Por fim, ele possui uma versão gratuita limitada e planos pagos.

Microsoft Project

O Microsoft Project é um programa da Microsoft criado no Azure, que permite o planejamento de projetos e acompanhamento de tarefas e prazos. Ele possui três planos pagos e é ideal para grandes empresas.

Jira

O software permite reunir todas as atividades que o time precisa realizar. Em seguida, o gestor poderá acompanhar o status de cada uma delas. Ele possui um plano gratuito e outros que são pagos.

Podio

O Podio é uma ferramenta de gestão que permite uma melhor estruturação do trabalho e da comunicação interna. Ela atende a grandes empresas e possibilita o gerenciamento de tarefas, além da integração de sistemas. Além disso, a ferramenta oferece um plano gratuito para teste e outros que vão do básico ao premium.

Asana

O Asana é uma das ferramentas de gestão de projetos mais conhecidas do mercado. Ao utilizá-la, o gestor poderá acompanhar as atividades da equipe e se comunicar de forma simples com os colaboradores. O acesso pode ser gratuito, premium ou business.

Gantt Projetc

O Gantt Project é um programa livre, desenvolvido em linguagem Java, que serve para a calendarização de tarefas e recursos. Ele é basicamente um gráfico, no qual informações importantes sobre um projeto ficam dispostas. Além disso, ele pode ser baixado gratuitamente.

Bitrix 24

Já essa ferramenta permite o gerenciamento de projetos, agendar tarefas e eventos no calendário, colaboração virtual e sincronização de arquivos de forma virtual. Ela possui uma versão para teste e outra paga.

Conclusão

Como foi possível perceber, a gestão de projetos de um negócio é uma forma eficaz de atingir os seus objetivos de forma planejada. Mas o sucesso de um projeto depende também da utilização das ferramentas de gestão de projetos certas, que superem as suas expectativas. 

Por esse motivo, planeje-se bem, capacite os seus colaboradores e reveja as suas estratégias sempre que possível. Ademais, conheça bem a sua empresa, confie no potencial da sua equipe e tenha em mente quais são os recursos que seu projeto mais precisa.

E para ter mais assertividade, conte com uma ferramenta de gestão que atenda às suas necessidades. Certamente, após essa leitura você poderá tirar seus projetos do papel com mais facilidade. 

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