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e outros grupos: universidades, estudantes de pré-vestibular, empresas, comércio e associações culturais, entre outros. Onde a biblioteca deve se blindar (fortalecer)? Acervo desatualizado ou inadequado para o público ou falta de verba para aquisição de materiais. Onde possui menos recursos que as demais instituições? Orçamento, ocorre inexistência ou insuficiência de recursos financeiros na biblioteca por falta de apoio dos gestores municipais; recursos humanos, falta capacitação dos profissionais da biblioteca. Quais são as fraquezas da biblioteca identificadas pelos outros? Frágil estratégia de marketing da biblioteca, divulgação inadequada de serviços, falta de um canal de comunicação com o público-alvo e outros interessados. FONTE: Análise (2011, s.p.) Na análise SWOT também é preciso levantar as oportunidades e ameaças. No campo empresarial, elas estão ligadas ao mercado, à concorrência e ao contexto econômico, mas em unidades de informação podem ser um pouco diferentes. TÓPICO 1 | DIAGNÓSTICO 125 QUADRO 5 – EXEMPLOS DE AMEAÇAS E OPORTUNIDADES EM BIBLIOTECAS AMEAÇAS OPORTUNIDADES Que ameaças (leis, regulamentos, áreas concorrentes) podem prejudicar a biblioteca? Exemplo: falta Lei orçamentária que defina verba para biblioteca; formação do acervo desatualizada; descontinuidade dos projetos que tiveram impacto positivo na comunidade. Qual o ponto forte de outras áreas de cultura que ameaça a biblioteca? Exemplo: tecnologia, a biblioteca carece de tecnologia atrativa e essencial para os jovens; espaço físico moderno, a biblioteca possui ambiente inadequado e desconfortável. Quais as melhores estratégias e diferenciais dessas áreas de cultura concorrentes? Exemplo: marketing adequado e contínuo, verba conseguida através de parcerias, dinâmica do mercado mais ágil que a dinâmica do serviço público. Quais são as oportunidades externas que a biblioteca pode identificar? Exemplo: identificar os parceiros, trabalhar com um grupo de Advocacy, monitorar o mercado, sempre favorável em incentivar ideias criativas e geração de novos produtos. O que o usuário da biblioteca deseja e precisa que pode servir como oportunidade de novos projetos? Exemplo: utilização de redes sociais; relacionamento com outras bibliotecas para permuta de novos materiais; expansão de serviços de informação e qualificação profissional. Como agregar valor ao seu produto e ao serviço da biblioteca? Exemplo: fortalecer o marketing da biblioteca em várias dimensões: criar ou atualizar um logo para biblioteca aplicar em produtos; buscar parceiros fortes para divulgação de serviços; criar campanha publicitária da marca “biblioteca”, associando sua atuação à sociedade da informação e do conhecimento. FONTE: Análise (2011, s.p.) Ao final do levantamento dos pontos fortes e pontos fracos, das oportunidades e ameaças, a unidade de informação terá um diagnóstico para dar início à segunda parte do processo, que será o levantamento dos desafios e as definições tático-operacionais. 126 Neste tópico, você aprendeu que: • O diagnóstico apresenta “Raio X” da situação atual da organização, e conhecendo essa situação, são definidos o objeto do planejamento, suas metas e objetivos. Ou seja, o diagnóstico trata-se de um conjunto de ações e análises que podem auxiliar os gestores na avaliação da organização. • O diagnóstico estratégico é um processo formal e estruturado que procura avaliar a existência e a adequação das estratégias vigentes na organização em relação ao andamento de transformações para a construção de seu futuro. É o primeiro passo de um planejamento, nessa etapa é possível detectar seus pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças, sendo possível identificar e, até mesmo, prevenir problemas, bem como encontrar soluções. • A liderança envolve o trabalho com pessoas e diz respeito à capacidade de os gestores dirigirem, influenciarem e motivarem os membros da equipe de trabalho para realizarem as tarefas necessárias. Neste sentido, mesmo quando já é possível identificar problemas em organizações, as pessoas tendem a não gostar de possíveis mudanças, mesmo que seja candente à necessidade delas. Esse problema está intrinsicamente ligado à cultura organizacional da Instituição. Por isso é importante, ainda nos primeiros estágios da montagem do planejamento, prever espaços de sensibilização, que podem ocorrer através de reuniões, ou ainda, em parceria com o RH. Podem ser propostas de dinâmicas de grupo que possibilitem a reflexão sobre a necessidade de mudanças, também pode-se promover palestras e workshops motivacionais. • Existem muitas técnicas de planejamento e de levantamento de diagnósticos organizacionais, inclusive, há profissionais que se especializam nesta área. Dependendo da realidade da instituição, é preciso escolher entre contratação ou não de um especialista, mas é fundamental que o gestor da unidade de informação conheça as ferramentas de planejamento e diagnóstico, tanto para acompanhar as atividades desse profissional quanto para executar o planejamento. • O uso da matriz SWOT pode auxiliar na elaboração do planejamento estratégico da organização e proporciona a análise dos ambientes interno (forças e fraquezas) e externo da organização (oportunidades e ameaças). Dessa forma, ela poderá se posicionar e se antecipar às mudanças, diferenciando-se de seus concorrentes. RESUMO DO TÓPICO 1 127 1 Descreva as etapas de um diagnóstico. 2 Já foi identificada e aprovada a necessidade da implantação de um processo de planejamento na unidade de informação que você está gerindo. Um dos passos para o sucesso do processo é a sensibilização do corpo de funcionários. A direção da instituição pediu para você iniciar esse processo enquanto as questões burocráticas estão sendo formalizadas no espaço institucional. Escreva como você fará isso. AUTOATIVIDADE 128 129 TÓPICO 2 PLANEJAMENTO DE AÇÕES UNIDADE 3 1 INTRODUÇÃO Acadêmico, você se lembra de que na Unidade 1 nos referimos à necessidade de adequar os meios aos fins? E que é preciso discutir e definir ações, metas, estratégias e técnicas para que uma unidade de informação cumpra com o seu papel de organização e disseminação da informação? Na atualidade, com frequentes mudanças internacionais nos planos social, econômico, político, cultural e de avanços tecnológicos, é comum as organizações realizarem planejamento estratégico para definirem seu reposicionamento e construírem novos caminhos a seguir, com vistas a alcançar seus objetivos. FIGURA 6 – MUDANÇAS SOCIAIS Mudanças econômicas Mudanças políticas Mudanças culturais e tecnológicas FONTE: A autora 130 UNIDADE 3 | PLANEJAMENTO Em Planejamento estratégico: uma análise metodológica, Barbalho (1997) observa a abordagem estratégica através da elaboração do planejamento, discutindo seus conceitos básicos e apresentando algumas metodologias existentes, bem como suas implicações em unidades de informação. Para Barbalho (1997, p. 30), o planejamento estratégico pressupõe que, ao fazê-lo, uma organização deseja desenvolver-se positivamente para o futuro: [...] implicando, portanto, no conhecimento de sua área de eficácia e eficiência, bem como dos limites da organização e das variáveis que compõem o ambiente externo, relacionado à comunidade, às tecnologias e aos valores do qual a Unidade de Informação está inserida. Não existe uma fórmula única para o planejamento estratégico que se aplique a qualquer situação. Há diversas metodologias que se adéquam melhor, ou não, a depender do tipo de organização que venha a ser objeto de um planejamento (uma empresa, um órgão governamental ou uma unidade de informação de uma universidade, por exemplo). Marques e Oda (2012) destacam que, com o aumento da concorrência empresarial no início dos anos 1970, o consumidor passou a determinar a demanda de produtos e serviços conforme suas necessidades e não a partir das ofertas das empresas.