Informações de má qualidade podem levar as organizações a aplicar recursos em projetos ineficazes. Por outro lado, boas informações permitem identificar necessidades e criar eficiência no dia a dia das empresas. Segundo Miller (1996) a partir desse contexto, e de acordo com os estudos realizados durante a disciplina, analise as sentenças abaixo indicando (V) para verdadeiro e (F) para falso e assinale a alternativa correta referente os atributos que determinam a qualidade.
( )
relevância
( ) precisão
( ) confiabilidade
( ) temporalidade
( ) competitividade
A V- F- V- V- F
B V- V- V- V- V
C F- V- V- V- F
D V- V- V- V- F
E V- V- F- V- F
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extraordinária invenção que transforma as informações em “registros digitais” para que sejam processadas eletronicamente. Assim, os registros em papel tornaram-se bancos de dados digitais, capazes de organizar e armazenar dados em grande volume. Por meio de softwares, as informações são processadas com grande velocidade e precisão. Com isso, as tarefas humanas repetitivas foram praticamente abolidas do cotidiano empresarial, e foram criados novos padrões de produtividade. A revolução digital deu srcem às chamadas organizações digitais, que, conforme Turban et al. (2010), representam um novo modelo organizacional que utiliza a informática para aprimorar a eficiência do trabalho e melhorar os processos de negócios. 7 TECNOLOGIAS DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO A capacidade de comunicação entre pessoas e sistemas no mundo virtual é o resultado da incrível interação de computadores, softwares e redes de comunicação, orquestrada por uma espécie de “engrenagem tecnológica” complexa e em constante evolução. As tecnologias que movem essa engrenagem são chamadas de Tecnologias da informação e comunicação (TICs). NIVEL DE RELEVÂNCIA E IMPORTÂNCIA Segundo Moresi (2000), as informações são utilizadas basicamente para duas finalidades: compreender o ambiente de negócios – interno e externo – e agir sobre ele. Isso significa dizer que as informações estão diretamente relacionadas à avaliação das situações e ao processo decisório. Com isso, sua importância depende do nível de criticidade que ela representa na atividade gerencial. Em relação ao nível de relevância ou importância, as informações podem ser classificadas em quatro categorias: irrelevantes, potenciais, mínimas e críticas. A abaixo ilustra essas categorias e o impacto que representam para as organizações. RELEVÂNCIA, PRECISÃO, CONFIABILIDADE, TEMPORALIDADE ECOMPREENSIBILIDADE. 8 Informações de má qualidade podem levar as organizações a aplicar recursos em projetos ineficazes. Por outro lado, boas informações permitem identificar necessidades e criar eficiência no dia a dia das empresas. Segundo Miller (1996), os atributos que determinam a qualidade são: Relevância, precisão, confiabilidade, temporalidade e compreensibilidade. FILTRAGEM, PROCESSAMENTO E A APRESENTAÇÃO “Os dados em geral são coletados em grande volume e em formatos inadequados para serem utilizados diretamente pelas pessoas. Para que se tornem úteis, é necessário convertê-los por meio de algum tipo de reformatação que facilite sua interpretação” (Pohl, 2015). Assim, a conversão de dados em informações envolve três etapas: Filtragem, processamento e a apresentação. Os dados são coletados de fontes internas ou externas, filtrados a fim de serem selecionados apenas aqueles relevantes para a análise, processados de acordo com o objetivo da análise e, finalmente, apresentados na forma de gráficos, textos, planilhas e imagens, entre outros. ATIVIDADES DE UM GESTOR (SEGUNDO DRUCKER 1972) 9 Segundo Drucker (1972), gerenciar significa fazer com que as pessoas “façam o que precisa ser feito”. O gestor não é aquele profissional que executa as tarefas diretamente, mas aquele que assegura que elas sejam realizadas por sua equipe e de acordo com os objetivos traçados. Portanto, a atividade gerencial pressupõe o planejamento e a coordenação das pessoas e dos processos organizacionais. Drucker (1972) resume as atividades de um gestor em cinco categorias: Estabelecer objetivos, organizar atividades, motivar e comunicar, mensurar e desenvolver as pessoas. COMPLEXIDADE DAS DECISÕES GERENCIAIS A complexidade das decisões gerenciais aumenta à medida que ascendemos nos níveis funcionais da organização, porque seus resultados se tornam menos previsíveis. De acordo com o grau de incerteza das informações e da previsibilidade das decisões, estas são classificadas em três tipos: Estruturadas, não estruturadas e semiestruturadas. ETAPAS DO PROCESSO DECISÓRIO Sobre as etapas do processo decisório, o problema envolvido na realização da melhor escolha tem sido pesquisado há várias décadas nas áreas de psicologia, inteligência artificial e comportamento organizacional. Em meados da década de 1940, o cientista social e matemático norte-americano Herbert Simon abriu caminhos para as pesquisas sobre o processo de decisão em sua obra intitulada Administrative Behavior: a Study of Decision-Making Processes in Administrative Organization (Simon, 1947), posteriormente editada em português com o título Comportamento administrativo: estudo dos processos decisórios nas organizações administrativas (Simon, 1979). Nessa obra pioneira, Simon define o processo decisório como o “coração” da gestão e relaciona a tomada de decisões com as áreas de lógica, psicologia e ciências sociais. O modelo racional de decisão proposto por Simon pressupõe a utilização de informações objetivas e analíticas para proceder à escolha da melhor alternativa em uma tomada de decisão. Simon (1979) decompõe o processo decisório em quatro etapas: inteligência, concepção, seleção e revisão. 10 Etapa 1: in teligênci a A etapa de inteligência é o momento em que o gestor e sua equipe caracterizam claramente o problema, analisando-o com profundidade, validando suas premissas e formulando os objetivos a serem atingidos. É também a oportunidade para avaliar a situação por meio de uma visão estratégica, com base em informações relacionadas à organização e ao seu ambiente externo. Como resultado, o gestor “decidirá sobre o que será decidido”, podendo até mesmo concluir que a situação não deve mudar e que, portanto, nenhuma decisão é necessária. Etapa 2 : c oncepção Na etapa de concepção, as possíveis alternativas de solução são levantadas, e seus prós e contras são avaliados. Os estudos de viabilidade técnica, comportamental e financeira também fazem parte dessa análise. Neste momento, as informações coletadas na etapa de inteligência são analisadas por métodos quantitativos e estatísticos, para prever os resultados de cada alternativa. Para isso, normalmente são utilizadas ferramentas computacionais, como planilhas de cálculo e sistemas de apoio à decisão, como veremos a seguir. Etapa 3: seleção Na etapa de seleção, é identificada a alternativa que contribuirá de maneira mais efetiva para os objetivos estabelecidos. Cada alternativa recebe um valor, que representa a sua “utilidade” para a solução. Assim, a alternativa com maior valor será selecionada. Em situações mais complexas, com múltiplos critérios de seleção, são utilizados métodos de ponderação que classificam os critérios de acordo com sua importância na decisão. O resultado da etapa de seleção é a alternativa a ser implementada. Etapa 4 : revisão Na etapa de revisão, a implementação da decisão é monitorada para que seja possível verificar se a alternativa escolhida foi mesmo a melhor decisão. 11 SISTEMAS DE APOIO À DECISÃO SADs significa sistemas de apoio à decisão. Esse tipo de ferramenta se caracteriza pelo uso intensivo de processamento numérico, simulações, projeções estatísticas e técnicas de modelagem de problemas para solucionar situações complexas e não estruturadas, como a otimização de linhas de produção, o planejamento de rotas de uma companhia aérea ou a simulação de investimentos financeiros. É importante enfatizarmos a diferença de propósitos entre os SADs e os SIGs. Enquanto os SIGs se destinam à gestão cotidiana das organizações por meio de relatórios gerenciais, os SADs buscam solucionar problemas complexos com simulações de cenários e análises estatísticas, sendo úteis especialmente para as decisões tomadas nos níveis estratégicos das organizações. SISTEMAS DE APOIO AOS EXECUTIVOS SAEs significa Sistemas de apoio aos executivos. Esses sistemas, destinam-se a apresentar o desempenho geral da organização, de modo a permitir que os executivos identifiquem situações