É possível relacionar um processo eficiente e eficaz com economia de recursos?

Sua empresa tem uma Controladoria Eficaz ou uma Controladoria Eficiente? Ou melhor, você sabe a diferença entre eficiência e eficácia?

Publicado dia 9 de abril de 2017

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16 min

Quer um exemplo? Podemos dizer que a Gestão de Desempenho da sua empresa é eficiente, mas não é eficaz. Ou é eficaz, mas não tem eficiência. Isso porque o que é eficaz não é necessariamente eficiente e o que é eficiente não é necessariamente eficaz. Confuso?

E o que você diria da Controladoria da sua empresa? É eficaz ou é eficiente? Essa batalha entre Eficiência e Eficácia pode dar muito pano pra manga, mas estamos aqui para clarear sua visão. Por isso, neste artigo não apenas trabalhamos com as definições, como também as aproximamos do seu mundo.

Então, que tal vermos um pouco sobre Controladoria Eficaz, Controladoria Eficiente e dicas para unir tudo isso na sua área?

Eficiência e Eficácia: entendendo os conceitos

Vamos admitir: a maioria de nós ainda sofre com a definição desses dois termos e por isso há muita confusão em cima deles. E não é para menos, afinal, ambos são muito parecidos. Quer ver? Para isso, separamos uma definição bem simplificada de Peter Drucker:

Eficiência é fazer certo as coisas; eficácia é fazer as coisas certas. Ok, ainda não ficou tão claro, então, vamos um pouco mais além.

Imagine uma área comercial onde alguns vendedores atingem suas metas trimestrais com 300 ligações e 900 minutos, enquanto que outros chegam ao mesmo resultado com 500 ligações e 2000 minutos. Sem pensar muito, já podemos dizer que o primeiro grupo é mais eficiente. Isso porque eficiência é fazer as coisas da maneira mais econômica possível.

E já que a eficácia é fazer as coisas certas, podemos dizer que é um sinônimo de alcançar um objetivo final, ou atingir metas. No exemplo das ligações, ambos os grupos atingiram a meta, portanto os dois são eficazes.

Partindo um pouco para o campo filosófico, de acordo com a eficácia o nosso sucesso será medido pelos nossos resultados, e não pelas intenções, planos ou promessas.

Então, resumindo, em Eficiência e Eficácia dizemos que:

• Eficácia é a capacidade de produzir uma quantidade desejada do efeito desejado, ou o sucesso na realização de um objetivo. Ela mede o grau de atingimento dos resultados, ou seja, o foco é na realização e não nos recursos gastos para chegar a tal resultado.
• Eficiência tem a preocupação em atingir o resultado da maneira mais econômica possível: com menos tempo, menos recursos, etc. Uma maneira de ser eficiente é manter as operações otimizadas, procurando obter o máximo de resultados com o mínimo de recursos.

Eficiência e Eficácia: exemplos

Eficácia

Suponha que nossa empresa tenha como objetivo produzir 1000 camisetas em um mês. Vamos até um fornecedor e compramos os tecidos. No final, devido ao processo produtivo tivemos um desperdício de 14% do tecido, mas a tarefa foi concluída com sucesso. Como nossa intenção era o objetivo final, podemos nos considerar uma equipe eficaz.

Eficiência

Ainda na mesma empresa, nosso objetivo continua sendo as 1000 camisetas em um mês. Para comprar o tecido, é feita uma pesquisa e achamos uma fábrica que cobra 8% a menos do que estávamos acostumados. Também decidimos fazer algumas mudanças no processo produtivo e reduzimos o desperdício para 11%. No entanto, ao invés das 1000 camisetas, nossa produção foi de 800. Não atingimos a meta, mas conseguimos reduzir custos, o que nos faz uma equipe eficiente.

Assim, chegamos à conclusão de que “O que é eficaz não é necessariamente eficiente. O que é eficiente não é necessariamente eficaz”. Mas e quando unimos os dois conceitos?

Eficiência e Eficácia

Continuando na mesma empresa e com o mesmo objetivo, resolvemos fazer tudo diferente dessa vez. Para isso, desenhamos um processo que leva também em conta o desperdício de tecido, fizemos uma pesquisa com fornecedores, estabelecemos padrões de qualidade e investimos em máquinas.

Com esse nosso trabalho, os processos de produção das camisetas que ocorreram ao longo dos meses atingiu a redução de 9% de desperdício e chegou na produção de 1000 camisetas mensais. Portanto, com a boca cheia podemos dizer que desenhamos um processo com eficiência e eficácia ao mesmo tempo.

E já que tudo está começando a ficar mais claro, vamos aproximar um pouco mais a Eficiência e Eficácia da nossa rotina. Vamos falar sobre a controladoria.

A eficácia é atingida com o objetivo final realizado, certo? Então, nossa primeira regra de ouro é que uma controladoria eficaz é aquela capaz de ser tecnicamente proficiente e estratégica.

Uma das missões da controladoria é garantir que as informações adequadas cheguem aos gestores para que se consiga uma eficácia gerencial. Para atingir a eficácia geral num todo, ou seja, pensando em toda a empresa, temos que imaginar que cada área fará sua parte. E é justamente a controladoria a responsável por buscar, nos demais departamentos, suas necessidades.

Assim, uma controladoria eficaz deve:

• Elaborar um planejamento orçamentário levando em conta os objetivos de cada área. Nesse sentido, é função do controller (profissional de controladoria) verificar as necessidades dos setores e incluir no planejamento financeiro despesas como recursos, contratação de pessoas, materiais e equipamentos. O objetivo principal é que a empresa inteira chegue aos resultados estabelecidos pelo planejamento estratégico.
• Atuar próximo à equipe comercial para estar por dentro da projeção de vendas em curto e médio prazo. Com base nestes dados, averiguar com o setor de Planejamento e Controle de Produção (PCP) as necessidades de compra de insumos, matérias-primas, materiais, etc. O objetivo é ser eficaz, então o foco tem que ser em auxiliar a área de PCP a atingir o resultado final.
  
• Realizar análise de viabilidade de investimentos em projetos para evitar que um projeto seja iniciado sem ter como chegar ao final e, portanto, sem atingir o resultado desejado.
• Ter domínio sobre diversas áreas, considerando que o controller é o profissional incumbido de prestar contas à organização sobre questões financeiras, econômicas e gerenciais.
• Estar atento e sempre bem informado sobre as alterações e influências externas que a empresa pode sofrer. Nesse sentido, a controladoria eficaz tem uma gestão de riscos muito bem definida para, assim, visualizar os prováveis riscos de mercado e antecipar-se a eles.
• Proporcionar aos gestores análises confiáveis para auxiliá-los nas tomadas de decisão. Para isso, controladores eficazes devem agrupar o máximo possível de informações e exercer também um papel de conselheiro.
• Observar princípios como iniciativa, liderança, ética, imparcialidade e ter visão econômica e holística.
• Fazer comparativos dos resultados esperados x reais. Pensando no resultado final (estamos falando em eficácia), o controlador deve: elaborar e acompanhar o orçamento da empresa, implantar e supervisionar um sistema de controle interno; prestar contas sobre cada exercício financeiro e atentar para assuntos relacionados aos impostos.
• Ser o elo entre a direção e os demais setores da empresa para que, caso haja necessidade de obter-se melhores resultados financeiros, sejam realizadas mudanças na organização.
• Elaborar relatórios para que gestores tenham informações precisas sobre diversos pilares da empresa, como a gestão financeira, econômica e patrimonial. Os relatórios devem servir de guia para tomadas de decisão através da projeção de dados contábeis.

Citamos algumas características de uma controladoria eficaz, mas o mais importante é entendermos que a eficácia da área está em servir de suporte para que os demais setores da empresa atinjam seus objetivos. Inclusive, arriscamo-nos a dizer que a eficácia é muito mais importante em um profissional da área, levando em conta que diretores querem ver os resultados serem atingidos.

Eficiência x Eficácia: o que é uma controladoria eficiente?

A eficiência prega o atingimento de uma meta utilizando o mínimo de recursos possíveis. Pode-se perguntar: “ok, mas eu sou um controlador e, portanto, preciso que minha empresa siga fielmente o planejamento orçamentário. Isso já não é o suficiente para que minha área seja eficiente?”.

Mais ou menos, pois não adianta diminuir recursos sem atingir o máximo de resultados possíveis. Assim, uma controladoria eficiente deve:

• Procurar manter a empresa competitiva no mercado, buscando a alta lucratividade com custos menores e o alcance de resultados com menos recursos.
• Possuir controllers com conhecimento em gestão organizacional para que os mesmos consigam melhor gerenciar o orçamento da empresa.
• Controlar precisamente os indicadores da empresa. Ora, não tem como praticarmos o “mais com menos” se não analisarmos com frequência indicadores como Payback, VPL, VPLa, TIR, ROI, entre outros.
  Uma dica para você, como controlador, saber tudo sobre Indicadores para Análise de Projetos de Investimentos, é aproveitar nosso e-book especialmente dedicado ao assunto. É uma verdadeira mão na roda:

• Realizar auditorias para conseguir detalhes não alcançados com relatórios contábeis.
• Analisar e avaliar as demonstrações de resultados para sugerir alterações visando a melhoria do desempenho financeiro das demais áreas.

Dicas para aumentar a eficiência e eficácia da controladoria

Para isso, é preciso que a área possua profissionais com conhecimento de contabilidade de custos, com postura de sigilo, visão estratégica, capacidade de planejamento, capacidade analítica, habilidade de interface com todas as áreas da empresa e que busquem constantemente por atualizações.

Por ser uma área de extrema importância para as empresas (falamos que ela é o suporte da organização), é importante que a controladoria atue cada vez com mais eficácia e eficiência. Por isso, separamos algumas dicas:

#01 - Esteja sempre de olho nos indicadores de desempenho. Cada empresa trabalha com suas metas, mas é imprescindível que a controladoria acompanhe a realização dessas metas através dos indicadores. Eles darão a visão de como a organização está seguindo e que caminho está tomando.

Além de estar de olho e fazer as análises constantemente, mantenha os indicadores atualizados conforme o desenrolar do planejamento estratégico. Caso haja alteração de rota nos caminhos seguidos pela empresa, não esqueça de adaptar os indicadores.

Dica Treasy: no artigo Gestão de Indicadores Chave de Desempenho: o guia mais completo da internet! criamos um repositório sobre o infindável mundo dos KPIs (Key Performance Indicators).

#02 - Tenha independência. A controladoria exerce influência nas operações da empresa, mas para não deixar nenhuma área puxar a sardinha para seu lado, é essencial que controllers atuem como parceiro do negócio, garantindo que normas, controles internos e procedimentos estejam sendo respeitados. O foco da controladoria é direcionar a empresa aos melhores resultados.

A área deve atuar com independência, sem deixar influenciar-se, mas para aumentar sua eficácia e eficiência é preciso que a controladoria envolva todos os membros da empresa. O objetivo com isso é o de fazer todos se sentirem como peças fundamentais do equilíbrio organizacional.

#04 - Implemente ações de melhorias sempre que necessário. Não espere a bomba estourar. Se há um risco em evidência, ou algo previsto, a área de controladoria deve implantar ações de melhoria o mais rápido possível. Aqui vale aproveitar a primeira dica e manter sempre a atenção voltada aos indicadores.

#05 - Traduza fatos. Número isolados não representam muita coisa para a diretoria. A área de controladoria deve sempre traduzir os resultados orçamentários e financeiros em uma linguagem simples e direta. Muitas vezes controllers esquecem-se disso, por estarem muito habituados aos processos e à rotina. Mas lembre-se que a controladoria une a empresa e tem um papel estratégico ao auxiliar gestores na tomada de decisão. Para isso, os dados devem ser contextualizados e bem explicados.

#06 - Mantenha o orçamento empresarial integrado ao planejamento estratégico. Essa talvez seja a dica mais importante de todas. Isso porque se ao invés de termos Eficiência x Eficácia estamos falando de equipes de controladoria eficientes e eficazes ao mesmo tempo, temos que ter o orçamento empresarial (eficiência) alinhado ao planejamento estratégico (eficácia).

Como conseguir isso? No artigo Como elaborar um Orçamento Empresarial integrado ao Planejamento Estratégico damos o caminho das pedras para sua equipe de controladoria trabalhar com eficiência e eficácia!

#07 - Otimize os processos. Queremos chegar aos resultados e utilizar menos recursos. Então, pense em processos otimizados, utilize planilhas ou softwares como o Treasy que trabalham com planejamento e controladoria em um só lugar.

Concluindo

Lembra do exemplo que demos da empresa que tinha como meta produzir 1000 camisetas por mês? De nada adianta ela ser eficiente comparada aos seus concorrentes mas produzir apenas 800 camisetas. Seus objetivos de produção não serão cumpridos e a empresa não será eficaz.

A eficácia significa fazer as coisas certas, ou seja, cumprir com as metas do planejamento estratégico. Como aqui nosso foco são os controllers, uma equipe de controladoria eficaz é aquela capaz de ser tecnicamente proficiente e estratégica.

Por outro lado, eficiência é fazer certo as coisas. Ao contrário da eficácia, na eficiência importa o meio a que se chegou a um resultado. É fazer o máximo possível com o mínimo possível de recursos. Trazendo novamente para os controllers, uma equipe de controladoria eficiente tem a sua atenção muito mais voltada em como conseguir que o planejamento orçamentário seja respeitado para que o estratégico seja cumprido.

Quando falamos em eficiência e eficácia andando juntas, então unimos tudo isso e temos um orçamento empresarial integrado ao planejamento estratégico. Analisando assim, ficou mais fácil entender sobre Eficácia x Eficiência e aplicar em sua rotina?

Se você está buscando eficiência e eficácia, muito provavelmente está interessado em tornar a área de Controladoria e Finanças de sua empresa uma “best-in-class”. Para isso, uma das suas preocupações logicamente deve ser o processo de gestão orçamentária.

Para dar uma mãozinha, reunimos toda nossa experiência com empresas dos mais variados portes e segmentos e criamos uma base de conhecimento, ferramentas, metodologias e de melhores práticas de Gestão Orçamentária em escala mundial.  

Todo esse conhecimento você encontra em um e-book (gratuito) elaborado especialmente para ajudar sua empresa a traçar um plano e tornar-se best-in-class. Para acessá-lo, só clicar no banner e fazer o download:

Neste material você encontrará informações de recursos sobre quando ter uma área de Planejamento e Controladoria, Descentralização Orçamentária, KPI´s, Revisões Orçamentárias, dicas para as empresas em cada estágio, entre outras.

Esperamos que tenhamos conseguido clarear sua visão e que agora você consiga realmente entender que, especialmente quando falamos dos dois conceitos, uma coisa é realmente uma coisa e outra coisa é aquilo que você já sabe: outra coisa. Para encerrar, propomos uma reflexão baseada num artigo que tem tudo a ver com o tema do nosso post: fazer a coisa certa ou fazer certo as coisas?

E caso você tenha mais dicas para equipes de controladoria eficientes e eficazes fale para nós logo abaixo, nos comentários. Além disso, não esqueça: se esse artigo foi útil para você, compartilhe com seus colegas!

É possível relacionar um processo eficiente e eficaz com economia de recursos de que maneira?

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