Estrutura documental do sistema de gestão da qualidade

Com a estrutura de documentos do Sistema Interno de Garantia da Qualidade o IPC pretende ter um sistema de gestão documentado. A produção de documentação não é um fim em si mesmo e por isso só devem ser produzidos documentos que têm potencialidade para acrescentar valor à realização das atividades da instituição. A documentação produzida deve ter como principal propósito suportar e apoiar a decisão da gestão das atividades de missão ou as de suporte, bem como, dotar a instituição de informação objetiva que permita demonstrar às partes interessadas intermas e externas que a sua atividade é realizada de forma consistente.

Normas de referência ao SIGQ do IPC

Referenciais para os Sistemas Internos de Garantia da Qualidade nas Instituições de Ensino Superior

https://www.a3es.pt/sites/default/files/Referenciais%20ASIGQ_PT_V1.2_Out...

Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area

https://enqa.eu/wp-content/uploads/2015/11/ESG_2015.pdf

Para informações sobre o que o Politécnico de Coimbra procura garantir com o Sistema Interno de Garantia da Qualidade  e como o faz siga o link  e para uma visualização otimizada descarregue o ficheiro.

PROMULGAÇÃO E APRESENTAÇÃO DA POLÍTICA PARA A QUALIDADE

O Manual da Qualidade descreve o Sistema Interno da Garantia da Qualidade (SIGQ) implementado no POLITÉCNICO DE COIMBRA e os procedimentos que devem ser satisfeitos para o cumprimento das disposições estabelecidas pelos normativos nacionais e internacionais que regem o funcionamento das Instituições de Ensino Superior (IES). O POLITÉCNICO DE COIMBRA assume, através do seu SIGQ, uma política para a qualidade e para a melhoria contínua em todas as suas atividades comprometendo‐se, como tal, a:

1. Promover uma cultura de qualidade transversal aos seus eixos de missão: ensino e aprendizagem, investigação, envolvimento com a comunidade e internacionalização;

2. Fomentar o envolvimento e a participação ativa das partes interessadas relevantes, internas e externas, no funcionamento da instituição, nomeadamente na definição e desenho dos procedimentos e processos;

3. Auscultar de forma permanente as necessidades e expetativas das partes interessadas relevantes procurando aumentar a satisfação das mesmas;

4. Procurar a transparência em todas as atividades desenvolvidas no âmbito do SIGQ;

5. Promover uma cultura institucional de qualidade e de autorresponsabilização com base na autoavaliação regular e no subsequente controlo da implementação de melhorias;

6. Garantir as condições necessárias à atualização do SIGQ e sua certificação pelos referenciais e normas estabelecidos como referência à construção do SIGQ;

7. Assegurar que as debilidades e oportunidades são identificadas, consideradas e controladas, aumentando a eficácia do SIGQ e a obtenção de melhores resultados institucionais.

O SIGQ do POLITÉCNICO DE COIMBRA é vinculativo a toda a oferta de cursos de primeiro e segundo ciclos, conferentes de grau de licenciatura ou mestrado, e aos cursos não conferentes de grau ‐ Cursos Técnicos Superiores Profissionais (CTeSP), bem como às atividades de investigação e desenvolvimento, à prestação de serviços à comunidade e à ação social. Como tal, é da responsabilidade de todos os colaboradores do POLITÉCNICO DE COIMBRA, o cumprimento das disposições plasmadas no presente Manual de forma a que este constitua uma base sólida para assegurar a eficácia do SIGQ instituído e a satisfação de todas as partes interessadas na prossecução da missão do POLITÉCNICO DE COIMBRA.

O Presidente do POLITÉCNICO DE COIMBRA, em conjunto com a sua equipa de gestão, assume o compromisso de cumprir e fazer cumprir as disposições do SIGQ, de acordo com as determinações constantes deste Manual que entra em vigor a partir da presente data.

Coimbra, 08 de novembro de 2018

O Presidente do POLITÉCNICO DE COIMBRA,

Prof. Doutor Jorge Manuel dos Santos Conde

Davidson Ramos

Auditor Líder ISO 9001:2015 e autor de centenas de artigos sobre Gestão da Qualidade, sempre acreditei que as pessoas têm o poder de mudar o mundo a sua volta, desde que estejam verdadeiramente engajadas nisso. Por isso me dedico a ajudar as pessoas a criar laços verdadeiros com seu trabalho, porque pessoas engajadas mudam o mundo!

Estruturar a documentação do Sistema de Gestão da Qualidade é um passo fundamental para uma boa gestão de documentos. A partir da estrutura que você determinar, muitas decisões serão tomadas, afinal, ela terá de atender a diversos requisitos da sua empresa e processos.

Além disso, os documentos são ferramentas de execução dos processos, ou seja, eles apoiam diretamente à execução. Assim, quaisquer dificuldades que você tiver com os documentos e a estrutura de gestão da informação documentada poderão afetar diretamente a execução dos processos e, com isso, afetar também o desempenho da sua empresa.

Por isso, neste post, gostaria de falar um pouco sobre as vantagens de ter uma estrutura de documentos bem-definida. E com isso, é claro, ressaltar a importância de garantir uma estrutura de documentos sólida e voltada às necessidades da empresa.

O que é uma estrutura de documentos?

Falando de forma simples, a estrutura de documentos é a definição de onde cada documento da sua empresa vai estar armazenado. Como se fosse uma espécie de mapa que as pessoas devem seguir para lidar com a informação documentada.

Aqui, vale ressaltar que temos uma via de mão dupla: “colocar novos documentos no sistema” e “buscar documentos quando necessário”. Assim, você precisa estruturar os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade de forma a:

• Garantir que os documentos sejam colocados no lugar certo;
• Garantir que as pessoas saibam ondem encontrar os documentos.

Uma dica legal é separar os documentos de acordo com o uso. Você precisa ter repositórios específicos para cada tipo de documentos. E esses repositórios tem de estar disponíveis para quem precisa deles.

Não adianta, por exemplo, ter um arquivo físico cheio de instruções de trabalho e ele estar distante da produção, distante dos colaboradores que usam esses documentos no dia a dia de trabalho.

Traz maior clareza na hora das auditorias

Pela experiência que temos no Qualiex, sabemos que quanto mais organizada a gestão de documentos, maior a clareza sobre os processos da empresa. Mas calma, não estou dizendo que a informação documentada resolve tudo. Apenas que estruturar a documentação do Sistema de Gestão da Qualidade ajuda a pensar os processos e entender como a empresa funciona.

Imagine ter de apresentar evidências para uma auditora se você não sabe onde encontrar os documentos. Se não conhece nem mesmo os processos, procedimentos ou instruções de trabalho que apoiam determinada atividade?

No mínimo, você vai se perder e ter dificuldades para demonstrar a conformidade com os itens.

Facilita e agiliza a organização do sistema de gestão dos documentos

Imagine uma gaveta com 15 chaves diferentes (dessas que os mecânicos usam). Agora imagine que várias pessoas utilizam essas chaves o tempo todo. O que acontece se as pessoas não souberem exatamente onde colocar cada chave? Toda vez que uma chave for retirada do lugar, ela vai ser colocada em um lugar diferente na volta.

Aposto que você se lembrou dos desenhos da metodologia 5S para garantir que isso não aconteça, certo?

Com a informação documentada é a mesma coisa. Afinal, se você não estruturar a documentação do Sistema de Gestão da Qualidade de forma clara e objetiva, ninguém vai saber onde colocar os documentos.

Não importa se é em um arquivo físico, nas pastas de redes ou em um software de gestão de documentos. A estrutura tem de ser clara o suficiente para que todos entendam onde cada documento deve estar.

Estruturar a documentação do Sistema de Gestão da Qualidade ajuda a garantir a segurança da informação

Um dos pilares da segurança da informação é garantir que somente as pessoas certas acessem os documentos. E isso será muito mais complexo sem uma estrutura clara de gestão da informação documentada.

Isso acontece porque, ao estruturar a documentação do Sistema de Gestão da Qualidade, você terá de levar em conta fatores como as autorizações de acesso e os responsáveis por cada tipo de informação.

Assim, se utilizar um software por exemplo (recomendo o ForLogic Docs, hehe), poderá configurar o acesso de acordo com as permissões que cada colaborador tem. Assim você garante que apenas as pessoas certas terão acesso àquele documento ou nível da estrutura.

Ajuda a evitar burocracia

Quando você tem uma estrutura de documentos clara, bem definida, é mais fácil pensar a respeito do papel da informação documentada. Pois ter uma estrutura clara de documentos ajuda a esclarecer o que precisa ou não ser criado e qual é o papel de determinada informação documentada na empresa.

Ao elaborar um documento, você terá de pensar em fatores que são inerentes à gestão: o objetivo do documento, quem precisará ter acesso, onde ele vai ser armazenado, como vai ser disponibilizado para as pessoas, etc.

Perceba que essas informações também têm de ser definidas ao estruturar a documentação do Sistema de Gestão da Qualidade. Isso acontece pois elas são cruciais ao montar a estrutura, seja em pastas de rede, em arquivos físicos mesmo ou em um software.

Dessa forma, é possível refletir melhor acerca de um novo documento comparando-o com o que foi estabelecido anteriormente. Até mesmo uma simples comparação do documento com os requisitos da estrutura de gestão pode ajudar. Afinal, se ele não se encaixa em nenhum lugar na sua estrutura, será mesmo que ele precisa existir?

Descartes e obsoletados

Puxando o gancho, uma estrutura bem organizada e gerenciada por meio de uma ferramenta eficaz vai te ajudar a manter documentos obsoletos fora de uso. Além de auxiliar no descarte de documentos, o que ajuda a manter o sistema de gestão mais limpo e eficiente.

Estruturar a documentação do Sistema de Gestão da Qualidade ajuda a pensar a gestão como um todo!

Quando você parar para montar a estrutura de documentos do seu Sistema de Gestão da Qualidade, vai precisar pensar em diversos fatores importante. Fatores esses que, ao criar um documento individualmente, nem sempre pensamos. Aqui no blog, já falamos de alguns aspectos importantes da gestão de documentos, a constar:

1. Compilação (como vamos agrupar os documentos? por projeto, cliente, produto, data);
2. Indexação (como buscar?);
3. Condições de acesso (quem pode ver? como?);
4. Arquivo (arquivo físico, pasta de rede, software);
5. Armazenamento e manutenção (condições ambientais e seguras);
6. Tempos de retenção;
7. Inutilização.

Ao estruturar os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade, tudo isso tem de ser pensado. Inclusive para encontrar formas de garantir que todos os novos documentos que forem acrescentados à estrutura sigam esses parâmetros.

Ter uma estrutura de gestão de documentos é dar clareza à informação documentada

O foco da gestão de documentos é criar meios de apoiar os processos, e isso não vai mudar. Porém, para que consigamos atingir esse objetivo, precisamos pensar no sistema como um todo, não nos documentos individualmente.

Assim, estruturar a documentação do Sistema de Gestão da Qualidade é uma tarefa que deve, sempre, ajudar a garantir clareza e simplicidade a quem utiliza a informação documentada. Então, seja por meio de uma estrutura piramidal, de árvore ou em fluxogramas (isso é assunto para outro post), garanta que as pessoas vão ter o apoio que precisam!

Quais são os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade?

Qual a estrutura básica dos sistemas de Gestão de qualidade?

Quais são as 3 fases Gestão de documentos?

Quais são os tipos de documentos utilizados no sistema de gestão da qualidade propostos pela ISO 9001?