Manual de procedimentos de gestão de recursos humanos na Administração Pública

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1 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS OBJETIVO O Serviço de Gestão de Recursos Humanos (SGRH) do Hospital de Magalhães Lemos, EPE (HML, EPE) rege-se pelo presente Manual de Procedimentos, elaborado tendo como referenciais o Manual de Procedimentos da ACSS e os Standards for International Hospitals Accreditation Programme (CHKS), assumindo o objetivo de definir procedimentos e criar circuitos para que todas as funções inerentes à gestão de recursos humanos estejam documentadas e especificadas, seja cumprida a legislação e demais normas aplicáveis e promovida a otimização dos meios disponíveis. RESPONSABILIDADES É da responsabilidade do Conselho de Administração do HML, EPE a homologação e divulgação e do Responsável do SGRH a implementação do presente procedimento. DESCRIÇÃO 1. Recursos humanos 1.1. Organização Organização da função A função Gestão de recursos humanos deverá estar organizada, tendo em conta a estratégia de recursos humanos e a dimensão do HML, EPE, bem como a complexidade das suas atividades, de acordo com a estrutura funcional apresentada abaixo, de forma a: a) gerir os recursos humanos; b) processar as remunerações dos colaboradores; Estas atividades serão desenvolvidas de modo a garantir, da forma possível: i. adequada segregação de funções internas, em termos de registo e autorização dos dados mestre e processamento das remunerações, e ii. independência e autonomia, relativamente aos demais serviços do hospital. Nos casos em que se justifique, promover-se-ão auditorias ad hoc, visando a garantia do cumprimento do presente manual, a qualidade da informação e dos registos nos sistemas/aplicações informáticas. Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

2 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS Atribuições e Responsabilidades A Gestão de recursos humanos tem por atribuições: i. definir e manter atualizado o modelo conceptual de informação adequado ao prosseguimento do seu papel e responsabilidades da função (dados e regras); ii. assegurar a correção do processamento de vencimentos, bem como das contribuições, impostos e descontos legalmente devidos; iii. assegurar a fiabilidade dos dados que suportam o processamento de vencimentos; iv. gerir os procedimentos administrativos relativos a questões laborais, rescisões de contratos, cálculo de indemnizações, mútuos acordos, entre outros; v. gerir o processo de emissão de ordens para pagamentos; vi. assegurar a preparação de informação relativa a pensões e outros aspetos da reforma dos trabalhadores; vii. gerir o processo de recrutamento de novos colaboradores (e.g. anúncios, contatos telefónicos, entrevistas) e gerir contratos de trabalho; viii. assegurar a manutenção e atualização de fichas individuais de cadastro; ix. gerir os procedimentos administrativos de revisão salarial; x. acompanhar os procedimentos administrativos de avaliação de desempenho; xi. elaborar e tratar a informação estatística com vista à utilização e/ou divulgação dos indicadores de pessoal aos órgãos do hospital e entidades externas; xii. integrar os elementos do orçamento de pessoal do Hospital, verificar a sua coerência com os princípios estabelecidos e apoiar o Conselho de Administração no respetivo controlo, bem como colaborar na definição do orçamento do Hospital, na componente recursos humanos; xiii. preparar estudos tendentes à determinação dos níveis de salário e benefícios adequados; xiv. criar e divulgar instrumentos de monitorização das despesas com o pessoal; xv. assegurar a elaboração de reportes de dados às instituições que os solicitem, externas e internas, bem como de toda a documentação legal e regulamentar exigida (e.g. balanço social, quadros de pessoal, entre outras); xvi. assegurar o relacionamento com entidades externas e preparação de informação/documentação por estas solicitadas (e.g. inquéritos aos ganhos e remunerações, entre outras), e xvii. Articular com a Saúde Ocupacional sobre matérias de sua competência, bem como os procedimentos relativos a prevenção de acidentes, nos termos da POL.010.HML Saúde Ocupacional. Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

3 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS Na área de remunerações, a Gestão de recursos humanos tem por atribuições: a) garantir, em estreita colaboração com os restantes órgãos do Hospital a recolha atempada de informação sobre prestação de trabalho, com vista ao processamento mensal dos vencimentos; b) controlar férias, folgas, licenças e outras ausências; c) avaliar eventuais incorreções nos registos de ponto (ex. ausências, férias, prestação de trabalho nos serviços, erros de marcação, entre outros); d) controlar faltas dos trabalhadores e proceder à verificação com os mapas de assiduidade mensais e registo biométrico de ponto; e) assegurar o processamento mensal dos vencimentos e disponibilizar o respetivo recibo de vencimento; f) assegurar que os vencimentos refletem a situação atual dos trabalhadores, considerando as mais recentes atualizações (salariais); g) controlar a emissão de recibos de vencimento e sua distribuição por para todos os trabalhadores; h) prestar informação dos valores mensais de retenção na fonte de IRS, através folha de vencimento; i) efetuar e encerrar o processamento de vencimentos, e j) garantir o cumprimento das obrigações legais e outras, decorrentes do processamento de vencimentos segurança social, impostos, penhoras, pensões de alimentos, pagamento de ordens/sindicatos profissionais, entre outros devidamente autorizados. Na área de Gestão de pessoal, a Gestão de recursos humanos tem por atribuições: 1. avaliar as candidaturas recebidas, de modo a assegurar a conformidade com a legislação/regulamentos/aviso, de modo a poder excluir candidaturas que não respeitem todos os critérios previamente definidos; 2. assegurar a atualização das nomeações/progressões no cadastro dos profissionais; 3. assegurar que as nomeações existentes estão de acordo com a legislação e/ou regulamentos aplicáveis; 4. receber e expedir ficheiros com erros de entidades externas, encaminhando os mesmos para as áreas internas respetivas (ex. informação trocada com organismos externos com que os hospitais são obrigados a fornecer informação); 5. promover, de acordo com os procedimentos em vigor, as ações necessárias à prossecução de todos os movimentos de pessoal: admissões, mobilidade, promoções, demissões e nomeações; Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

4 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS 6. Promover a integração do pessoal, devendo impulsionar o pessoal contratado para a frequência de um programa de integração, da responsabilidade do Centro de Formação e Ensino, em articulação com o SGRH, conforme o PRO.061.HML Programa de Acolhimento e Integração de Novos Colaboradores; 7. Promover a formação e aperfeiçoamento profissional do pessoal do hospital, assegurada pelo Centro de Formação e Ensino do Serviço de Formação e Investigação do HML, EPE, desenvolvida anualmente de acordo com projetos formativos incluídos nos planos de atividade do hospital, previamente selecionados na sequência de auscultação e hierarquização das necessidades formativas dos diferentes serviços do hospital. 8. Assegurar o relacionamento com entidades externas e preparação de documentação por estas solicitadas (e.g. inquéritos aos ganhos e remunerações, entre outras). 9. Assegurar o direito à formação do pessoal do hospital, asseverado pelo Centro de Formação e Ensino do Serviço de Formação e Investigação do HML, EPE, formação essa desenvolvida anualmente de acordo com projetos formativos incluídos nos planos de atividade do hospital, sendo os projetos selecionados mediante a auscultação e hierarquização das necessidades formativas dos diferentes serviços do hospital. 10. Assegurar a observação, por todos os trabalhadores, das recomendações da Saúde Ocupacional sobre matérias da sua competência, bem assim como os procedimentos relativos a prevenção de acidentes, trabalho este assegurado em articulação entre o Serviço de Gestão de Recursos Humanos e a Saúde Ocupacional (POL.010.HML); 11. elaborar o balanço social e outros reportes de dados legalmente exigidos; 12. garantir a atualização da informação Cadastro de pessoal indispensável aos atos gestionários correntes, bem como ao cumprimento do conjunto de obrigações legais conexas em termos de documentação suporte; 13. colaborar na definição e concretização das ações necessárias à descentralização de atos de administração de pessoal; 14. colaborar na definição dos planos de ajustamento de efetivos, tendo em conta as necessidades do Hospital; 15. garantir a execução das ações tendentes à concretização da saída de pessoal, de acordo com o plano aprovado; 16. controlar as férias dos colaboradores e elaborar os respetivos mapas; 17. preparar listas de trabalhadores elegíveis a prémios, se e quando atribuíveis, e Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

5 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS 18. controlar e promover as promoções, quando exigíveis Segregação de funções A função de Recursos humanos deverá ser organizada de modo que: a) haja a segregação possível de funções entre os elementos que preparam o orçamento (planeamento e previsão de despesa) de Recursos Humanos e os que concretizam a autorização do mesmo; b) os elementos que efetuam a autorização das alterações de situação profissional (aumento de vencimento) se encontram segregados dos que posteriormente efetuam a respetivo registo e a autorização dos dados registados; c) os elementos que efetuam a autorização do Mapa de Férias dos colaboradores, se encontram segregados dos que posteriormente efetuam análise de férias consumidas, verificação e se aplicável a autorização aos dados registados. A Gestão de pessoal deverá ser organizada de modo que: 1. os elementos que participam na seleção e recrutamento se encontram segregados dos que efetuam o registo, e se aplicável a autorização aos dados registados; 2. os elementos afetos ao registo de situações de despedimento/demissões, se encontram segregados dos que posteriormente efetuam a revisão e se aplicável a autorização aos dados registados; 3. os elementos que analisam as folhas de ponto, se encontram segregados dos que: autorizam faltas, autorizam horas extraordinárias/complementares, processam vencimentos, registam descontos, efetuam pagamentos, etc.; 4. os elementos afetos ao processamento de vencimentos se encontram segregados dos que efetuam pagamentos e/ou reveem folhas de ponto e validam valores de diversa ordem a pagar; 5. os elementos que autorizam os subsídios/descontos se encontram segregados dos elementos que efetuam o seu registo, efetuam o processamento e respetivo pagamento. A Gestão de remunerações deverá ser organizada de modo que: i. os elementos que efetuam o processamento de vencimentos se encontram segregados dos elementos que efetuam a sua verificação, pagamento e contabilização; ii. os elementos afetos ao registo de dados se encontrem segregados dos que posteriormente efetuam a sua verificação de conformidade e consequente autorização (se aplicável) dos registos efetuados. Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

6 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS 1.2. Orçamento de custos com pessoal Atribuição O Orçamento de custos com pessoal engloba as despesas relativas ao mesmo e deverá: a) estar em consonância com a estratégia, políticas e plano de atividades do hospital; b) ser analisado na perspetiva dos seus benefícios estratégicos e financeiros; c) ser aprovado de acordo com os limites de autorização Procedimentos e Controlos A Gestão de recursos humanos participa ativamente no planeamento de efetivos, no plano estratégico anual de pessoal, disponibiliza informação periódica sobre pessoal, em quantidade e valor, por grupo profissional, categoria, estatuto, situação profissional, previsão de admissões e saídas, por meses e anos, remunerações fixas e variáveis, constituindo-se ainda como suas atribuições as seguintes: a) participa com a Administração e com os Serviços financeiros na definição das regras para preparação do Orçamento Geral, em termos de custos com o pessoal. b) valoriza as alterações da estrutura de acordo com a previsão de cada serviço, considerando o número de colaboradores alvo de alteração e o tipo alteração em si; c) comunica quaisquer exceções aos Serviços financeiros. Quando se pretende alguma alteração (nomeação, contratação ou outra) a Gestão de pessoal: a) solicita Enquadramento/Declaração de previsão de despesa aos Serviços financeiros; b) solicita autorização ao Conselho de Administração (com base na informação recebida dos Serviços financeiros, após comparação com o orçamento), com o respetivo processo: Curriculum Vitae, Fundamentação do Responsável pela Gestão de recursos humanos, etc.; c) recebe resposta do Conselho de Administração; d) atualiza/cria no processo os custos de acordo com o enquadramento/ previsão de despesa; e) revê os dados; f) arquiva no Processo individual do(s) colaborador(s); g) envia/submete o processo para a Secretaria Geral do Ministério da Saúde, ARS Norte, IP e eventuais plataformas electrónicas (se aplicável), nos termos legalmente impostos e vigentes. Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

7 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS 1.3. Dados mestre Criação de colaboradores Objetivos Todas as alterações (criação, alteração e eliminação) aos dados mestre de pessoal deverão ser devidamente aprovadas e devidamente registadas no RHV. O acesso lógico de consulta, edição ou alteração de dados/atributos relevantes só deverá ser permitido a pessoas autorizadas; Os dados/atributos relevantes permanentes ou transacionais de eventos e transações cumprem com os requisitos legais e regulamentos aplicáveis e com as políticas internas aplicáveis; Procedimentos e Controlos Adição Após a aprovação do Processo de candidatura relativo à admissão de um novo colaborador de acordo com os limites de autorização (dependendo da posição hierárquica onde o recurso se enquadra) a Gestão de pessoal procede a: a) registo, no RHV, dos seguintes dados obrigatórios: i. nome; ii. filiação; iii. contatos do trabalhador; iv. n.º de dependentes; v. centro de custo; vi. número mecanográfico; vii. sexo; viii. data de nascimento; ix. estado civil; x. nacionalidade; xi. morada/localidade; xii. tipo de identificação/ num de identificação/data de emissão e/ou validade/arquivo; xiii. nível de habilitações; xiv. tipo de vinculo; xv. data de início e fim de contrato (se aplicável); Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

8 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS xvi. xvii. xviii. xix. xx. xxi. xxii. xxiii. xxiv. tipo de horário (modalidade); vencimento; data de IRS; tipo de recrutamento; data de entrada na instituição; local de trabalho (Instituição/data de inicio); carreira/tipo/categoria; regime de trabalho (tipo/data de início), e afetação à escala. b) rubrica impresso de criação em evidência de atualização no RHV. c) comunica aos Serviços Informáticos para efeito de configuração de conta de do trabalhador e acessos a outras ferramentas informáticas de trabalho porventura necessárias. d) Atribui número mecanográfico ao trabalhador (é atribuído sequencial e automaticamente, pelo RHV). Alteração e Saída Após a aprovação do documento de alteração de dados permanentes (o qual poderá ser suportado por comunicação formal do colaborador alteração da morada, estado civil, número de filhos, - ou a proposta pelo Diretor de Serviço ou Conselho de Administração - alteração de categoria, serviço) de acordo com os limites de autorização (dependendo da posição hierárquica onde o recurso se enquadra) a Gestão de pessoal procede à atualização da situação no RHV, considerando que: a) a origem poderá ser interna ou externa sendo alterados os campos necessários à atualização; b) no caso de saída, os registos são desativados. Com frequência, no mínimo mensal, um elemento da mesma função (diferente do que efetuou o registo) procede a: i. verificação sequencial dos registos (quando aplicável); ii. conferência dos dados alterados, através da comparação da informação registada no RHV com os respetivos inputs ( , formulários físicos, notas informativas do Conselho de Administração, etc.); iii. rubrica impresso de criação em evidência da conferência efetuada. Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

9 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS iv. comunica aos Serviços Informáticos para efeito de configuração de conta de do trabalhador, interno da instituição e outras configurações aplicáveis dentro da instituição (designadamente do RHV) Manutenção de dados mestre de colaboradores Objetivos Os dados mestre de colaboradores deverão ser mantidos corretos e atuais Procedimentos e Controlos Periodicamente, a Gestão de pessoal Área de cadastro procede a: a) envio de do serviço a todos os trabalhadores, solicitando que confirmem e/ou atualizem os seus dados pessoais na aplicação informática para o efeito disponibilizada, designadamente através do Explorador de Trabalho ; b) atualização do cadastro de pessoal no RHV, com base na informação prestada pelos colaboradores em relação aos seus dados pessoais (morada, nome, estado civil, número de filhos, serviço, etc.) e/ou dados profissionais/formativos Alteração de Situação Profissional Objetivos Todas as alterações à situação profissional deverão ser: a) aprovadas de acordo com os limites de aprovação; b) registadas de forma correta; c) comunicadas aos colaboradores Procedimentos e Controlos As alterações poderão ser as seguintes: 1) reclassificação; 2) reconversão; 3) licença sem vencimento, 4) promoções e/ou outras. Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

10 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS A alteração de funções pode ocorrer por 3 tipos de iniciativas: a) iniciativa do colaborador; b) iniciativa da Entidade/Gestão de recursos humanos; c) iniciativa do Responsável do Serviço a que o colaborador pertence. O Responsável pelo colaborador: a) analisa o pedido; b) solicita parecer à Gestão de Recursos Humanos, comunicando igualmente o seu parecer; c) submete parecer à aprovação do Conselho de Administração ou ao Júri no caso no concurso curricular; A Gestão de pessoal: a) regista a informação no RHV; b) arquiva documentação no Processo individual. Se a iniciativa for da Entidade/Gestão de recursos humanos, a Gestão de pessoal: a) contata o Responsável do Serviço a que o colaborador pertence para o informar da situação; b) contata colaborador (existem situações que poderão depender da concordância do colaborador); c) submete parecer à aprovação do Conselho de Administração. Se a iniciativa for do Responsável de Serviço do colaborador este, contata a Gestão de pessoal. A Gestão de pessoal: a) contata o colaborador (existem situações que poderão depender da concordância prévia do colaborador); b) submete parecer à aprovação do Conselho de Administração. A Gestão de pessoal: a) propõe a reclassificação/reconversão ao colaborador; b) solicita enquadramento orçamental aos Serviços financeiros. Os Serviços financeiros: a) efetuam enquadramento /elaboram declaração de previsão de despesa; b) reveem enquadramento / previsão de despesa efetuada, e c) devolvem o processo à Gestão de pessoal. Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

11 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS A Gestão de pessoal: a) submete proposta à aprovação do Conselho de Administração; b) publica a alteração; c) regista a alteração no RHV. A Gestão de pessoal: a) informa o vogal executivo sobre a situação, anexando e informando de acordo com os requisitos legais, considerando a vertente financeira e requisitos legais, por exemplo: i. reclassificação; ii. licenças sem vencimento; iii. graduação de médicos por via curricular; iv. etc. b) recebe o despacho especifico do vogal executivo e: i. altera situação no quadro de pessoal; ii. atualiza as notas biográficas; iii. envia para Gestão de remunerações, que: c) procede à introdução dos dados do formulário específico, no RHV; d) prepara comunicação a ser enviada ao colaborador, referente à alteração. Contagem de Tempos para efeitos de Reforma/Aposentação A Gestão de pessoal: a) recebe solicitação do colaborador sobre a contagem de tempo para efeitos de reforma/aposentação; b) analisa o processo do colaborador, para poder dar um resposta adequada; c) preenche os formulário necessários e procede a simulação; d) envia para a CGA Caixa Geral de Aposentações; e) recebe contagem da CGA; f) informa o colaborador da situação, em formulário especifico e com referência à solicitação efetuada pelo colaborador; Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

12 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS g) verifica se a contagem originou divida, se sim informam o colaborador da divida de modo que este aceite (se este não aceitar o caso é tratado com o colaborador e a CGA); h) informa a Gestão de remunerações, para atualização Seleção e Recrutamento Objetivos Deverão ser selecionados colaboradores: a) que tenham a experiência e o perfil ajustados às necessidades / atividades / função / serviços ou seção à qual ficarão afetos de acordo com o perfil previamente definido; b) que declarem aceitar os valores e código de ética do Hospital; que em termos de custo/benefício melhor satisfaçam as necessidades da entidade, e c) cujo perfil esteja em conformidade com a legislação eventualmente aplicável Procedimentos e Controlos O processo poderá ser despoletado por solicitação do Responsável do Serviço que tem a necessidade sendo o mesmo autorizado pelo Conselho de Administração e ARS respetiva; A Contratação é efetuada ao abrigo do Código do Trabalho, celebrando-se Contrato individual de trabalho, numa das seguintes modalidades: a) com termo resolutivo, certo ou incerto, e b) sem termo. O Responsável do Serviço (que tem a necessidade) solicita ao Conselho de Administração a autorização para a admissão de um elemento, ao abrigo de um Contrato Individual de Trabalho a termo resolutivo certo/incerto e/ou sem termo, o qual: 1. analisa o pedido e respetiva fundamentação; 2. reencaminha para o serviço de gestão de recursos humanos, para que este informe se existe enquadramento legal, em função da fundamentação da necessidade invocada, reencaminhando a sua informação novamente para deliberação do Conselho de Administração; 3. O Conselho de Administração autoriza e envia o processo para a Gestão de pessoal, para despoletar todos os procedimentos necessários e legalmente exigíveis, tendentes à efetivação da contratação. Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

13 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS A Gestão de pessoal: a) solicita declaração com a despesa afeta à visada contratação aos Serviços financeiros (após autorização do Conselho de Administração), para instruir o processo de contratação. Os Serviços financeiros: a) elaboram a declaração de despesa e informam se a mesma se contém no orçamento do contratoprograma do ano em questão. A Gestão de pessoal: a) elabora processo de contratação do elemento (com base na resposta dos Serviços financeiros); b) Publicita aviso de contratação num jornal diário; c) Propõe a constituição de um júri ao vogal executivo e/ou ao Conselho de Administração; d) Regista os processos de candidatura recebidos; e) Elabora listagem de candidatos, com todos os contatos dos mesmos; f) Comunica aos membros do júri superiormente designado e procede à entrega do processo físico de recrutamento do elemento; g) Recebe a lista de classificação final homologada, que afixará na vitrine do local correspondente ao serviço; h) Contata com o candidato classificado em 1.º lugar, comunicando-lhe a data de entrada ao serviço, e i) Receciona o trabalhador, no serviço, onde lhe serão solicitados inúmeros dados necessários para a constituição do seu processo individual. A Gestão de pessoal Área de cadastro procede ao registo no RHV, dos seguintes dados: i. nome; ii. filiação; iii. contatos do trabalhador; iv. n.º de dependentes; v. centro de custo; vi. número mecanográfico; vii. sexo; viii. data de nascimento; Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

14 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS ix. estado civil; x. nacionalidade; xi. morada/localidade; xii. tipo de identificação/ num de identificação/data de emissão e/ou validade/arquivo; xiii. nível de habilitações; xiv. tipo de vinculo; xv. data de início e fim de contrato (se aplicável); xvi. tipo de horário a realizar; xvii. vencimento; xviii. tipo de recrutamento; xix. data de entrada na instituição; xx. local de trabalho (Instituição/data de inicio); xxi. carreira/tipo/categoria; xxii. regime de trabalho (tipo/data de início); xxiii. eventual afetação a regime de horário por turno; xxiv. dados alterados (por elemento diferente do que efetuou o registo) por comparação da informação no RHV com os inputs que a mesma teve Início de Funções Objetivos O início de funções deverá considerar: a) a execução de exame médico, destinado a comprovar se este possui as condições físicas necessárias para as funções a desempenhar; b) a frequência de ação de formação obrigatória no HML e outras que porventura se revelem necessárias, designadamente o programa de integração a realizar pelo Centro de Formação e Ensino em articulação com o SGRH, conforme o PRO.061.HML Programa de Acolhimento e Integração de Novos Colaboradores; c) a elaboração de Contrato de Trabalho, de acordo com legislação em vigor. Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

15 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS Procedimentos e Controlos Após o preenchimento de documentos por parte do colaborador e no início de funções a Área de cadastro: a) confere os dados alterados (por elemento diferente do que efetuou o registo) por comparação da informação no RHV com os inputs que a mesma teve, rubricando em evidência de conferência Promoção Objetivos A promoção de colaboradores deverá ser: a) baseada nas avaliações de desempenho efetuadas aos colaboradores; b) previamente autorizada de acordo com a delegação de competências instituída; c) total e corretamente registada no RHV Aumentos Salariais Objetivos Os aumentos salariais deverão ser: a) aprovados em termos de orçamento definido para o ano; b) total e corretamente registados no RHV (ficha individual do colaborador) Procedimentos e Controlos Os aumentos salariais são determinados por Lei, podendo nos casos legalmente previstos, ser determinados por decisão do Conselho de Administração. A Gestão de pessoal: a) recebe informação da ACSS com a atualização anual dos aumentos salariais para os colaboradores ao abrigo do Regime Jurídico do Contrato Individual de Trabalho da Administração Pública, ou b) recebe informação do Conselho de Administração com a atualização anual dos aumentos salariais para os colaboradores ao abrigo do Regime Geral de Contrato Individual de trabalho ; c) efetua a atualização no RHV conforme as orientações recebidas; d) verifica (por elemento diferente do que atualizou) se as orientações foram registadas de forma total e correta no RHV; Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

16 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS e) confere os dados alterados, através da comparação da informação existente no RHV com os inputs que a mesma teve, rubricando em evidência de conferência Cessação de funções Objetivos Todas as demissões e despedimentos são atualizados nas aplicações informáticas onde o mesmo tem implicações (ex. Aplicação de gestão de recursos humanos, Base de Dados da Administração Pública), bem como reportados à tutela, nos formulários exigidos para o efeito. As demissões e despedimentos deverão ocorrer em conformidade com a legislação Procedimentos e Controlos Existem os seguintes tipos de cessação de funções: 1) Mobilidade; 2) Licença sem vencimento; 3) Caducidade de contrato; 4) Denúncia de contrato; 5) Rescisão de contrato; 6) Exoneração; 7) Aposentação; A Gestão de pessoal: a) executa os procedimentos adequados à figura de cessação de funções em causa; b) regista a saída do recurso no RHV. c) atualiza o quadro de pessoal ou os mapas de contratados (conforme aplicável); d) atualiza a nota biográfica; e) verifica (por elemento diferente do que atualizou) se as orientações foram registadas de forma total e correta no RHV; f) compara a informação existente no RHV com os inputs que a mesma teve, rubricando em evidência de conferência. Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

17 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS 1.4. Controlo de tempos Registo de presenças Objetivos As presenças deverão ser: a) totalmente registadas em suporte próprio registo biométrico (SISQUAL); b) controladas pelo Responsável hierárquico; c) registadas no RHV Procedimentos e Controlos O colaborador, dentro do horário que lhe foi definido, procede ao registo da sua entrada e saída no registo biométrico - SISQUAL A Gestão de pessoal: a) analisa os registos de tempos trabalhados pelos colaboradores; b) compara os registos efetuados com os turnos e escalas dos colaboradores; c) envia os relatórios aos Responsáveis dos serviços para validação da informação; d) recebe informação revista pelo Responsável dos serviços e analisa as diferenças detetadas; e) reporta a informação a Gestão de remunerações, para fins de ajuste no vencimento. A Gestão de pessoal, mensalmente, confere os dados registados, através da comparação da informação existente no serviço, com os respetivos inputs (mapas de presenças, registo do sistema de gestão e de controlo de tempos), rubricando em evidência de conferência da revisão todos os registos de todos os tempos trabalhados, considerando situações de horas extras, sendo que se existirem novas alterações, será impressa nova folha de ponto e rubricada pela responsável do serviço Marcação de férias Objetivos As marcações de férias deverão ser: a) efetuadas de acordo com as disposições legais relativas a férias dos colaboradores; b) aprovadas de acordo com limites de autorização e competência; c) total e corretamente registadas no RHV. Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

18 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS Procedimentos e Controlos O Plano Anual de Férias é elaborado e aprovado até ao dia 15 de Abril, devendo por isso as férias serem calendarizadas pelos trabalhadores até ao limite máximo de 31 de Março do respetivo ano. No início de Janeiro a Gestão de pessoal: a) elabora um Mapa de férias, por serviço, dos respetivos colaboradores, com a seguinte informação: a. número mecanográfico; b. nome; c. serviço; d. dias de férias por gozar (ano corrente e ano anterior (se existirem e tiver sido autorizada a sua transição para o ano subsequente, nos termos legais); e. meses do ano de modo que os colaboradores procedam à marcação as férias; b) distribui Mapa de férias, por preencher, pelos serviços; c) após os colaboradores procederem à marcação de férias a qual é revista pelo respetivo Responsável do Serviço conferem a marcação de férias efetuada, devendo o Mapa de férias ser revisto pela Gestão de recursos humanos antes de ser submetido à aprovação do Conselho de Administração; d) submete o Mapa de férias à aprovação do Conselho de Administração; e) informa os Serviços respetivos da situação e do registo do Mapa de férias ; f) confere os dados alterados (elemento da mesma seção diferente do que efetuou o registo), através da comparação da informação existente no RHV com os respetivos inputs. Os Serviços: a) afixam o Mapa de férias nos respetivos serviços até ao dia 30 de Abril de cada ano. b) informam a Gestão de pessoal se houver alguma alteração de modo que estes solicitem autorização ao Conselho de Administração. A Gestão de pessoal: a) atualiza as férias gozadas no RHV, com base nos registos de ponto recebidos, de modo a dar baixa das férias usufruídas; b) confere (elemento diferente do que efetuou o registo) os dados registados, através da comparação da informação existente no RHV com os respetivos inputs, rubricando em evidência de conferência. Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

19 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS Trabalho suplementar Objetivos Todo o trabalho suplementar deverá ser: a) previamente aprovado pelo Responsável hierárquico; b) devidamente registado em documento próprio; c) controlado pelo Responsável hierárquico; d) registado no RHV Procedimentos e Controlos Entende-se por trabalho suplementar, o trabalho efetuado: a) em horário noturno; b) durante o fim-de-semana. A Gestão de pessoal Área de assiduidade: i. recebe as folhas de ponto impressas dos trabalhadores, extraídas do SISQUAL; ii. compara a informação recebida com o horário de trabalho pré-definido; iii. verifica que o trabalho suplementar foi objeto de prévio pedido de autorização; iv. apura o número de horas efetuado em regime de trabalho suplementar; v. regista as horas efetuadas no RHV (para processamento de vencimentos e salários); vi. confere os dados introduzidos, através da comparação da informação existente no RHV com os inputs que a mesma teve, rubricando em evidência de conferência Trabalho extraordinário Objetivos Todas as horas efetuadas em regime de trabalho extraordinário deverão ser: i. em regra, previamente justificadas e devidamente aprovadas pelo Responsável hierárquico e pelo Conselho de Administração; ii. registadas em formulário próprio pelo colaborador e/ou responsável hierárquico; iii. validadas pelo Responsável hierárquico, e iv. registadas no RHV. Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

20 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS Procedimentos e Controlos Os responsáveis pelos diferentes serviços: a) identificam a necessidade de se efetuarem horas extraordinárias, através de um pedido de horas extraordinárias; b) submetem oportunamente ao Conselho de Administração, indicando: i. número de horas; ii. número de colaboradores que as irão efetuar; iii. fundamentação da necessidade, para apreciação e aprovação. A Gestão de pessoal Área de assiduidade: a) recebe a folha de ponto de cada recurso ou recebe informação de registo de presenças através do SIS- QUAL; b) compara as horas autorizadas pelo Conselho de Administração registadas no SISQUAL ou formulário especifico com as registadas (em folha de ponto); c) apura número de horas efetuado em regime de trabalho extraordinário; d) regista as horas efetuadas no RHV (para processamento de vencimentos e salários); e) confere os dados introduzidos, através da comparação da informação existente no RHV com os inputs que a mesma teve, rubricando em evidência de conferência Faltas e ausências Objetivos Todas as faltas e ausências deverão ser: a) justificadas, em documento próprio, pelo colaborador; b) controladas e aprovadas pelo responsável hierárquico; c) registadas no RHV Procedimentos e Controlos As principais justificações de faltas e ausências são: 1. atestados médicos; 2. licenças de maternidade/paternidade; 3. licenças parentais; 4. licenças especiais de acompanhamento dos filhos; Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

21 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS 5. licenças de casamento; 6. licenças por falecimento de familiares; 7. comissões gratuitas de serviço, e 8. licenças sem vencimento. Mensalmente, a Gestão de pessoal Área de assiduidade: a) recebe a Folha de ponto ; b) apura tempos trabalhados; c) regista a ausência no RHV e, na ausência de justificação, é marcada falta injustificada, com consequências em termos de abonos e antiguidade; d) recebe e analisa documento comprovativo e válido para efeito de ausência (licença, atestado, etc.); e) envia informação específica, aos Responsáveis do serviço para tomada de conhecimento; f) regista o documento no RHV (número de colaborador, data, tipo de justificação e número de horas); g) confere os dados introduzidos, (número de colaborador, data, tipo de justificação e número de horas) através da comparação da informação existente no SISQUAL com os inputs que a mesma teve, rubricando em evidência de conferência; h) arquiva o documento em localização previamente definida. Com base no registo de faltas no RHV é possível à Gestão de remunerações efetuar o: 1. acerto no vencimento em função do controlo de assiduidade; 2. controlo de férias consumidas; 3. controlo horário; 4. desconto do subsidio de refeição. Em termos de Urgência, a Gestão de pessoal, verifica se existem situações de incompatibilidade, como: a) realização de Bancos de Urgência em férias; b) realização de urgência e serviço respetivo; c) folgas de banco de urgência e folgas de serviço (uma vez que um médico poderá estar alocado a determinado serviço e ao banco de urgência, não sendo possível que em dias de folga de serviço esteja alocado a determinado serviço no banco de urgência). Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

22 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS 1.5. Subsídios, abonos e ajudas Subsídios e Abonos Objetivos Todos os subsídios e abonos são: a) devidamente aprovados; b) corretamente registados no RHV; c) corretamente processados Procedimentos e Controlos A Gestão de remunerações, anualmente, elabora uma previsão financeira com base no ano anterior, procedendo: a) à atualização dos escalões sendo identificado se: i. existe recebimento; ii. existe valor; b) ao registo da alteração no RHV, sendo processado no vencimento do mês (sendo refletido no respetivo recibo) Ajudas de Custo Objetivos Todas as ajudas de custo são: a) devidamente fundamentadas, quantificadas e aprovadas; b) corretamente registadas no RHV; c) corretamente processadas Procedimentos e Controlos O processamento das ajudas de custo é efetuado nos termos legalmente impostos, nomeadamente: i. custos em formação externa; ii. custos em deslocações em serviço; iii. custos para Júri de Concurso. O beneficiário da ajuda elabora um formulário (em Modelo autorizado) e entrega o documento na Gestão de remunerações com: Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

23 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS a) despesa; b) declaração de presença; c) talão de despesa de acordo com o que a Lei permite pagar; d) confirmação da deslocação pelo Responsável. A Gestão de remunerações: 1. compara documentação recebida com a documentação internamente aceite; 2. efetua o somatório das despesas; 3. Recebe documento Comprovativo de ajudas de custo com informação resumo do detalhe da documentação; 4. submete a informação resumo ao Conselho de Administração para apreciação e aprovação; 5. confere o valor a processar no próximo mês (após receber autorização do Conselho de Administração) rubricando em evidência de conferência; 6. regista valor no RHV; 7. confere que a ajuda de custo foi corretamente registada Processamento de Vencimentos Processamento Objetivos O processamento de vencimentos é concretizado em estreita colaboração e em paralelo com a SPMS, IP, desde, julho de Procedimentos e Controlos O processamento de vencimentos é efetuado com base nas informações existentes do trabalhador, efetuado através do RHV. A Gestão de remunerações: a) confere os dados constantes no RHV (em termos de justificação e ausências) rubricando em evidência de conferência; b) compara os dados no RHV com as folhas de ponto preenchidas pelos colaboradores (e autorizadas) ou se aplicável com os registos de ponto informáticos; Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

24 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS c) procede às alterações dos dados constantes no SISQUAL (se necessário); d) procede à conferencia das faturas, faturas/recibo e recibos enviados pelo serviço de aprovisionamento relativos aos prestadores de serviço (internos e externos); e) procede à simulação do Processamento de salários no RHV, após conferência dos dados constantes no mesmo, e i. inicia o Processamento de salários ; ii. procede à validação do resultado; iii. caso seja necessário, procedem à correção (sendo este efetuada por elementos diferente do que efetuou a análise) e repete o processamento. Após o tratamento dos dados, a Gestão de remunerações analisa os Mapas emitidos no RHV, considerando a: a) verificação das horas extraordinárias, processadas em documento próprio e respetiva cabimentação/autorização; b) controlo de número máximo de horas e respetiva análise, se o limite for excedido; c) correção de situações anómalas (por elementos diferentes do que procedeu ao registo); d) identificação da existência de obrigações legais (Penhoras do Tribunal de Contas e Segurança Social, ou Caixa Geral de Aposentações e/ou outras); e) verificação do Processamento de Salários (total por tipo de abonos e por tipo de descontos), que possui as seguintes informações: i. totais por tipo de Abonos; ii. totais por tipo de Descontos; iii. total líquido. f) verificação do Processamento de salários (por grupos globais e por centro de custo), que possui as seguintes informações: i. centro de custo; ii. abonos globais; iii. descontos globais; iv. líquido global; v. total de abonos do centro de custo; vi. total de descontos do centro de custo; vii. total líquido do centro de custo; Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

25 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS g) emissão de relatório de número de pessoas e reconciliação de vencimentos, o qual possui informação acerca de: i. abonos; ii. total de abonos; iii. descontos; iv. total de descontos; v. total líquido. h) após conferência da informação referente ao Processamento de salários acima mencionado inibe o acesso na aplicação RHV, podendo eles finalizar o processamento dos vencimentos, após o que, se confirmar estar tudo correto, envia informando que podemos dar continuidade às restantes tarefas tendentes ao processamento de vencimentos. i) encerra o Processamento de salários. A Gestão de remunerações analisa se o pagamento: a) é efetuado através de transferência bancária, sendo que na afirmativa, o pagamento é de imediato efetuado para a conta bancária do colaborador, de acordo com os procedimentos de tesouraria. Na negativa, o pagamento é efetuado através de cheque (situação de saída, de não entrega de IBAN atempada), de acordo com os procedimentos de tesouraria. Após processamento de vencimentos, a Gestão de remunerações: a) envia ficheiro da contabilidade e respetivos mapas para conferencia, para os Serviços Financeiros, caso não haja indicação de erros é gerado e enviado o ficheiro da DGT: processamento de vencimentos; i. acréscimo de custos; ii. mapas com o processamento. b) procede ao envio de recibos de vencimento por através do RHV, na data previamente agendada para o efeito. c) gera os restantes ficheiros e valida-os em aplicações especificas, antes de serem emitidos os DUC (Documentos Únicos de Cobrança), se for o caso: i. ADSE; ii. ADSE SAD/GNR; iii. CGA; Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

26 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS iv. Declaração Mensal de Remunerações IRS; v. Segurança Social; vi. Seguros; vii. Fundo de Garantia de Compensação de Trabalho/Fundo de Compensação de Trabalho, viii. Outros porventura exigíveis. Os Serviços financeiros: a) comparam mapas recebidos com o ficheiro de processamentos; b) procedem à contabilização das Folhas de vencimento movimentando as contas de: a. custos com o pessoal; b. remunerações a pagar; c. segurança social; d. imposto retido; c) enviam relação geral de colaboradores para autorização de pagamento ao Conselho de Administração; d) recebem autorização do Conselho de Administração. A Tesouraria efetua os pagamentos (ex. via Homebanking da DGT Direção Geral do Tesouro) a : 1. colaboradores; 2. Segurança Social; 3. Caixa Geral de Aposentações; 4. ADSE, 5. FGCT/FCT, e 6. Descontos diversos (penhoras, sentenças, execuções fiscais, sindicatos, quotizações, etc.). Os Serviços financeiros: a) procedem à contabilização dos pagamentos, movimentando as contas de: i. remunerações a pagar; ii. segurança social, e iii. imposto retido. Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

27 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS Processamento de segurança social e Imposto (IRS) Objetivos O processamento de segurança social e Impostos (IRS) deverá ser efetuado de acordo com a legislação aplicável Procedimentos e Controlos As taxas obrigatórias definidas em Decreto-Lei, devem ser inseridas no RHV para utilização mensal. Deste modo após os respetivos filtros de horas (trabalhadas), no RHV, procede ao cálculo automático da identificação das taxas, cabendo à Gestão de remunerações a: a) conferência aleatória das taxas aplicadas; b) correção de situações em erro; c) análise dos casos que solicitam que a taxa de IRS seja aplicada em valor superior ao obrigatório por lei; d) ordem para processamento final aos Serviços financeiros. Os Serviços financeiros: a) emitem as autorizações de pagamento; b) enviam relação para autorização de pagamento pelo Conselho de Administração; c) recebem autorização do Conselho de Administração; d) efetuam o pagamento (ex. via Homebanking da DGT Direção Geral do Tesouro), de acordo com o descrito no procedimento de Tesouraria Pagamentos Pagamento de remunerações Processamento de quotizações Objetivos O processamento de quotizações deverá ser efetuado de acordo com a legislação aplicável e de acordo com a autorização dos próprios Procedimentos e Controlos A Gestão de remunerações: a) recebe a informação de diferentes entidades, que poderá ser: i. dos sindicatos; ii. de Ordens Profissionais; Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

28 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS iii. de caixa de Previdência especificas; iv. de associações profissionais; v. de outras associações. b) regista a informação no RHV (no campo especifico), atualizando os dados mestre; c) confere os diferentes intervalos de tempo, para identificar se as quotizações estão a ser efetuadas de acordo com o definido, e d) confere o processamento mensal efetuado, rubricando em evidência de conferência. Mensalmente, um elemento da mesma seção (diferente do que efetuou o registo) procede à: i. verificação sequencial dos registos (quando aplicável); ii. conferência dos dados alterados, através da comparação da informação existente no RHV com os inputs que a mesma teve Férias, Subsídios de Férias e 13.º mês Objetivos O encargo com férias, subsídio de férias e 13.º mês deverá ser total e corretamente calculado de acordo com a legislação em vigor (tabelas salariais, contratos, etc.) Procedimentos e Controlos A Gestão de remunerações: a) efetua a provisão, caso não exista aviso pelos Serviços financeiros em contrário, e b) envia o ficheiro aos Serviços financeiros com o processamento, onde constam os meses respetivos (Novembro e Junho), e as provisões e subsídios. Os Serviços financeiros: 1. analisam a situação, verificando se existiu ou não aviso para não serem efetuadas provisões ou processamento de subsídios; 2. identificam eventuais erros; 3. integram o ficheiro na Aplicação de contabilidade movimentando Custos com o pessoal por Acréscimo de custos férias, subsídio de férias e 13º mês; Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

29 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS 4. conferem (elemento diferente do que efetuou o registo) que as transações foram corretamente registadas Seguros Seguro de Acidentes de Trabalho Objetivos. Deverão ser negociados seguros de acidentes de trabalho obrigatórios para os colaboradores contratados de acordo com a legislação em vigor.. São devidamente registadas, controladas e comunicadas às seguradoras todas as situações referentes a admissões e demissões de pessoal e salários atualizados.. Constitui-se como um dever de todos os trabalhadores observar as recomendações da Saúde Ocupacional sobre matérias da sua competência, bem assim como os procedimentos relativos a prevenção de acidentes. A articulação do Serviço de Gestão de Recursos Humanos com a Saúde Ocupacional é regulada pela POL.010.HML Saúde Ocupacional Informação ao Exterior Balanço Social Objetivos Produzir balanço social de acordo com a legislação em vigor, o qual é composto por um conjunto de mapas onde devem registar-se as informações sobre as diversas características e variáveis relativas aos recursos humanos do Hospital Procedimentos e Controlos A Gestão de pessoal elabora anualmente o Balanço social, com base no RHV/SAG e outras bases de dados porventura disponíveis, e a) verifica se o mesmo cumpre dá cumprimento à legislação aplicável (Código do Trabalho, LGTFP, entre outros); b) extrapola os dados do RHV/ SAG de acordo com os Mapas cujo preenchimento é obrigatório; c) relaciona a informação do RHV/ SAG com o Balanço social efetuado. Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

30 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS A Gestão de pessoal: a) efetua a análise dos dados em termos de harmonização da área respetiva (efetuado pelo Responsável da Gestão de recursos humanos) sobre alguns pontos como: i. distribuição de pessoal por grupo profissional; ii. análises das saídas; iii. habilitações literárias; iv. contagem dos trabalhadores estrangeiros, por naturalidade segundo o sexo; v. contagem dos trabalhadores deficientes; vi. contagem dos efetivos por escalão etário, segundo o grupo de pessoal; vii. efetivos por sexo, segundo o grupo de pessoal; viii. contagem dos efetivos administrativos e regressados durante o ano, por relação jurídica de emprego e sexo; ix. contagem dos efetivos saídos durante o ano por situação no quadro e sexo, segundo o grupo de pessoal; x. contagem dos colaboradores saídos definitivamente durante o ano por motivo de saída, segundo o grupo de pessoal; xi. contagem dos agentes saídos definitivamente durante o ano por motivo de saída, segundo o grupo de pessoal; xii. contagem do pessoal em contrato a termo certo saído durante o ano, por motivo; xiii. contagem das vagas orçamentadas e não ocupadas durante o ano por categoria de ingresso, segundo a dificuldade de provimento; xiv. contagem das mudanças de situação dos efetivos no serviço durante o ano, por motivo e sexo, segundo o grupo de pessoal; xv. contagem dos efetivos por tipo de horário, segundo o grupo de pessoal. xvi. elaboração de mapas de remunerações; xvii. elaboração de mapas de horas suplementares e extraordinárias; xviii. elaboração de mapas de ausências (motivos diversos); xix. elaboração de mapas com informação sobre formações externa e internas, e Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

31 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS b) envia para o Conselho de Administração (EPE s) Mapa de Quadro de Pessoal Objetivos Elaborar mapa/quadro de pessoal de acordo com a legislação em vigor Procedimentos e Controlos A Gestão de pessoal, com base na informação existente nas Aplicações de Gestão de recursos humanos, elabora mensalmente a seguinte informação: a) Mapa de recursos humanos (externo definido pela ARSN, IP) que: a. reflete todas as movimentações de recursos, independentemente do tipo de vínculo, é enviado até ao dia 10 de cada mês para os Recursos Humanos da ARSN, IP e ACSS, IP; b) Mapa quadro de pessoal (interno) de acordo com a portaria aplicável e respetivas retificações, onde consta a seguinte informação: i. carreira; ii. dotação; iii. categoria; iv. número de lugares preenchidos; v. número de lugares vagos; c) Mapa quadro de pessoal onde constam todas as movimentações de recursos com nomeação definitiva. Ao longo do ano poderão existir revisões da informação, procedendo-se à: a) cedência de informação à Gestão de pessoal; b) deteção/ou não de erros aquando da preparação de resposta ao pedido de informação; c) correção da informação no RHV (se aplicável). Anualmente, um elemento da mesma seção (diferente do que efetuou o registo) procede à: a) verificação sequencial dos registos (se aplicável), e b) conferência dos dados alterados, através da comparação da informação existente no RHV com os inputs que a mesma teve. Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

32 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS Outros Mapas Objetivo Preparar informação sobre recursos humanos de acordo com a legislação em vigor Procedimentos e Controlos Mensalmente a Gestão de pessoal: a) gera os seguintes relatórios no RHV/ SAG: i. mapa numérico do Quadro de Pessoal; ii. mapa nominal do Quadro de Pessoal; iii. categoria; iv. carga horária; v. centro de Custo; vi. tipo de Horário; vii. escalão/unidade; viii. outros porventura solicitados. b) envia os Mapas para as seguintes entidades: i. Ministério da Saúde; ii. ACSS, IP; iii. ARSN, IP; iv. IGAS; v. Tribunal de Contas; vi. Conselho de Administração; vii. Serviços internos do HML, EPE, viii. Outros. Para além das supra citadas entidades os referidos mapas podem ser solicitados por outras entidades ou por estas, mas sem periodicidade definida: a) INE; b) ACSS; c) Sindicatos; Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

33 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS d) Secretaria de Geral do Ministério da Saúde; e) Inspeção-Geral de Saúde; f) Gabinete de Estratégia e Planeamento, e g) outros. A Gestão de pessoal: a) analisa o ficheiro de erros recebido da Direção-Geral da Administração Pública em termos de: i. limite de horas extraordinárias; ii. informação em falta de carácter obrigatório; iii. incompatibilidade de informação; b) dá conhecimento ao Responsável pela Gestão de recursos humanos; c) dá conhecimento à Gestão de remunerações; d) retifica os erros de acordo com a data limite definida, e com a informação recebida do Responsável pela Gestão de recursos humanos; e) gera o ficheiro para atualização da BDAP (Base de Dados da Administração Pública); f) envia ficheiro para a DGAP (o processo é efetuado até se obterem zero erros). Antes do envio dos ficheiros para a DGAP, um elemento da mesma seção (diferente gerou o ficheiro) procede à: i. verificação sequencial dos registos (se aplicável); ii. conferência dos dados alterados, através da comparação da informação existente no RHV com os inputs que a mesma teve Pagamento de Avençados Objetivos O pagamento de avençados é efetuado de forma total e correta. Os custos com vencimentos deverão poder ser refletidos nos registos contabilísticos de forma completa e correta. Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

34 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS Informação de gestão Objetivos Deverá ser produzida informação de gestão sobre os custos com recursos humanos de modo a permitir a tomada de decisões, de forma atempada e adequada Procedimentos e Controlos Mensalmente a Gestão de recursos humanos: a) produz a seguinte informação geral e por serviço: i. Evolução do quadro de pessoal (mensal e acumulado); ii. Pessoal contratado; iii. Pessoal a prazo; iv. Pessoal subcontratado; v. Demissões; vi. Transferências; vii. Custo das ações efetuadas; viii. Custos com o pessoal (mensal e acumulado (ex. h. extraordinárias)); ix. Massa salarial aprovada; x. Ordenados base pagos; xi. Trabalho suplementar; xii. Trabalho extraordinário; xiii. Subsídios (por tipo); xiv. Abonos (por tipo); xv. Ajudas de custo; xvi. Descontos particulares; xvii. Segurança social; xviii. Retenção na fonte; xix. Assiduidade; xx. Horas totais; xxi. Faltas (por tipo); xxii. Horas normais trabalhadas; xxiii. Horas de trabalho suplementar; Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

35 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS xxiv. Horas de trabalho extraordinário. b) analisa a informação produzida; c) define medidas para ultrapassar deficiências detetadas, e d) envia informação de gestão e conclusões da sua análise aos Serviços financeiros e ao Conselho de Administração Avaliações de Desempenho Objetivos O SGRH atua, relativamente às avaliações de desempenho, como superintendente, facilitador e controlador do sistema, de modo a garantir o cumprimento da lei, a monitorização da utilização de critérios e práticas de equidade de tratamento dos trabalhadores nos diversos serviços deste hospital. As avaliações de desempenho são efetuadas de acordo com o SIADAP- Sistema Integrado de Avaliação de Desempenho da Administração Pública Procedimentos e Controlos No início de cada período a avaliar, o Responsável de cada Serviço: 1. aceita os objetivos próprios definidos pelo Diretor ou pelo Conselho de Administração dependendo da situação; 2. define os objetivos do serviço e respetivo cronograma, de acordo com o check-list do SIADAP; 3. define os objetivos individuais dos colaboradores; 4. dá conhecimento desses objetivos ao colaborador. 5. Tendo em conta os objetivos e respetivos cronogramas, o colaborador efetua a sua auto-avaliação. O Responsável do Serviço: a) discute a avaliação efetuada com o avaliado; b) efetua a classificação do recurso no formulário de Avaliação de desempenho, c) assina a Avaliação de desempenho em conjunto com o avaliado; d) envia a Avaliação de desempenho Conselho de Coordenação de Avaliação para harmonização (verifica os limites e percentagens definidas em legislação para atribuição de Muito Bons e Excelentes) e homologação. Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

36 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS A Gestão de Recursos Humanos: a. recebe a Avaliação de desempenho do Conselho de Coordenação de Avaliação para harmonização; b. informa o avaliado; c. arquiva o processo; d. define prazos de implementação para algumas situação que carecem de melhoria; e. efetua o tratamento da avaliação e dinamização; f. define medidas para os casos que considere necessários; g. estimula a formação; h. realiza acompanhamento integral; i. procede à harmonização dos recursos utilizados com o ambiente, combatendo o desperdício; j. procede ao esclarecimento de colaboradores; k. cria condições para os dirigentes poderem implementar o processo de avaliação de modo que o mesmo seja melhor aceite pelos recursos; l. analisa dos dados alterados (por elemento diferente do que efetuou o registo) por comparação da informação no RHV com os inputs que a mesma teve, rubricando em evidência de conferência Documentos Relacionados Normativos do HML, EPE PRO.001.SFI Manual de Procedimentos do Serviço de Formação e Investigação PRO.061.HML Programa de Acolhimento e Integração de Novos Colaboradores POL.011.HML - Confidencialidade da Informação POL.007.HML Política de Serviços de Enfermagem REG.015.HML Regulamento do Gabinete Jurídico e de Contencioso POL.010.HML Saúde Ocupacional PRO.009.HML Estratégia de Gestão de Risco Bibliografia e documentação de referência Código do Procedimento Administrativo Código do Trabalho Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

37 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS Lei Geral do Contrato de Trabalho em Funções Públicas Estatutos dos Hospitais EPE (Decreto-Lei n.º 233/2005, de 29 de Dezembro) Decreto-Lei n.º 27/2009, de 27 de Janeiro; Sistema de Avaliação do Desempenho da Administração Pública Autorização n.º 1653/08 da Comissão Nacional de Proteção de Dados Regime Jurídico das Carreiras Especiais Médica e de Enfermagem Regime Jurídicos dos Técnicos Superiores de Saúde e Corpos Especiais Lei Orçamental aplicável Decreto-Lei de Execução Orçamental Normativos do Conselho de Administração Auditoria de Gestão Sistema de controlo interno dos hospitais da Inspeção-Geral da Saúde Normativo sobre Acidentes de Trabalho, Outros porventura aplicáveis. Nota: Grafia conforme Acordo Ortográfico da Língua Portuguesa, aprovado pela Resolução da Assembleia da República n.º 26/91, de (cfr. Resolução do Conselho de Ministros n.º 8/2011, de 25-01) ANEXO: Impressos da GRH Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

38 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS ÍNDICE 1. RECURSOS HUMANOS ORGANIZAÇÃO Organização da função Atribuições e Responsabilidades Segregação de funções ORÇAMENTO DE CUSTOS COM PESSOAL Atribuição Procedimentos e Controlos DADOS MESTRE Criação de colaboradores Objetivos Procedimentos e Controlos Manutenção de dados mestre de colaboradores Objetivos Procedimentos e Controlos Alteração de Situação Profissional Objetivos Procedimentos e Controlos Seleção e Recrutamento Objetivos Procedimentos e Controlos Início de Funções Objetivos Procedimentos e Controlos Promoção Objetivos Aumentos Salariais Objetivos...15 Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

39 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS Procedimentos e Controlos Cessação de funções Objetivos Procedimentos e Controlos CONTROLO DE TEMPOS Registo de presenças Objetivos Procedimentos e Controlos Marcação de férias Objetivos Procedimentos e Controlos Trabalho suplementar Objetivos Procedimentos e Controlos Trabalho extraordinário Objetivos Procedimentos e Controlos Faltas e ausências Objetivos Procedimentos e Controlos SUBSÍDIOS, ABONOS E AJUDAS Subsídios e Abonos Objetivos Procedimentos e Controlos Ajudas de Custo Objetivos Procedimentos e Controlos PROCESSAMENTO DE VENCIMENTOS Processamento Objetivos Procedimentos e Controlos...23 Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

40 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS Processamento de segurança social e Imposto (IRS) Objetivos Procedimentos e Controlos Processamento de quotizações Objetivos Procedimentos e Controlos Férias, Subsídios de Férias e 13.º mês Objetivos Procedimentos e Controlos SEGUROS Seguro de Acidentes de Trabalho Objetivos INFORMAÇÃO AO EXTERIOR Balanço Social Objetivos Procedimentos e Controlos Mapa de Quadro de Pessoal Objetivos Procedimentos e Controlos Outros Mapas Objetivo Procedimentos e Controlos PAGAMENTO DE AVENÇADOS Objetivos INFORMAÇÃO DE GESTÃO Objetivos Procedimentos e Controlos AVALIAÇÕES DE DESEMPENHO Objetivos Procedimentos e Controlos DOCUMENTOS RELACIONADOS Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

41 MANUAL DE S DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS Normativos do HML, EPE Bibliografia e documentação de referência Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/

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Quais os procedimentos administrativos de recursos humanos?

Quais são os procedimentos para área de recursos humanos?

Quais as principais ferramentas utilizadas pela gestão de recursos humanos?

Como se elabora o plano de gestão de recursos humanos?