Quais são as fases de implementação do Sistema de gestão de qualidade?

Sistema de Gestão da Qualidade ou SGQ é um conjunto de processos conectados entre si que trabalham com o intuito de garantir produtos e serviços em conformidade, principalmente a satisfação do cliente e de todas as partes interessadas.

Mas como implementar um SGQ dentro uma organização, promovendo não apenas a padronização de processos mas a cultura da qualidade em todos os níveis hierárquicos?

Veja agora o guia que preparamos sobre este assunto.

O que é SGQ e qual é o seu objetivo?

SGQ  ou Sistema de Gestão da Qualidade é definido com um conjunto de processos  e responsabilidades integrados entre si e que funcionam como uma engrenagem para atender aos objetivos da qualidade e estratégicos da organização. 

É o SGQ que ajuda a coordenar e padronizar as atividades para atender à satisfação dos cliente final, demais partes interessadas, assim como regulamentações específicas. Tudo para promover o controle de qualidade, a melhoria contínua dentro do negócio e mensurar a real eficácia das ações.

A ISO 9001 é a norma reconhecida mundialmente que estabelece os critérios para a implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade pautado em ações para atendimento das partes interessadas.

Conheça os princípios da Gestão da Qualidade

Quais as etapas para implementação do SGQ?

Vamos tomar como exemplo uma empresa que está iniciando a estruturação de um Sistema de Gestão da Qualidade e decide implementá-lo tomando como base a ISO 9001. Por onde começar? Você pode seguir quatro etapas.

1) Planejamento

Na etapa de planejamento você fará a análise do contexto da organização, entendendo seu cenário interno e externo bem como o levantamento de necessidades dos clientes e das partes interessadas.

É importante avaliar o cenário de riscos e oportunidades de modo que assegure que o SGQ alcance os resultados pretendidos, analisando constantemente a eficácia destas ações.

2) Projeto do Sistema de Gestão da Qualidade

Ao desenvolver o projeto do Sistema de Gestão da Qualidade você deve levar em conta os seguintes tópicos:

a) Mapeamento de processos. Defina os processos necessários para o SGQ, o que é preciso para operá-los (entradas), resultados esperados (saídas), indicadores de qualidade, recursos necessários, ações voltadas para a melhoria contínua e atribuição de responsabilidades.

Não esqueça de documentar toda a informação para garantir que os processos sejam realizados conforme planejado. Políticas, procedimentos operacionais, formulários, e registros para cada processo definido são alguns dos exemplos a serem incluídos.

b) Política de qualidade: Servirá como base para monitorar os objetivos da qualidade, o compromisso da organização com as partes interessadas.

Foco no cliente, estar apropriado ao contexto da organização e comprometimento em satisfazer todos os requisitos relacionados à gestão da qualidade e melhoria contínua são alguns dos requisitos que deve se levar em conta ao definir sua política da qualidade.

c) Objetivos da qualidade. Tenha objetivos mensuráveis e concretos para serem alcançados tanto nas funções, níveis, e processos fundamentais para o Sistema de Gestão da Qualidade.

Objetivos relacionados a qualidade do produto, melhoria dos processos, satisfação do cliente, satisfação dos colaboradores são alguns dos exemplos que podem ser trabalhados em relação à política da qualidade.

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3) Implantação

É hora de colocar em prática tudo o que foi planejado anteriormente. Alguns tópicos que você deve levar em conta na hora da implantação.

a) Treinamento de Procedimentos Operacionais e Instruções de Trabalho;

b) Implementação de procedimentos e documentos;

c) Revisão de procedimentos, instruções e documentos;

d) Treinamento de auditores internos;

e) Auditoria interna;

f) Análise de auditorias;

g) Acompanhamento de ações de melhoria.

4) Certificação

O último passo é a auditoria externa, realizada por uma agência certificadora credenciada. 

Nesta etapa, o auditor irá validar se o sistema de gestão da qualidade e seus processos foram estabelecidos e documentados de acordo com o que apresenta a norma ISO 9001.

Uma vez que a empresa tem seu sistema de gestão da qualidade certificado, o trabalho não para por aí. É importante que a alta direção e colaboradores continuem engajados em promover a cultura da qualidade dentro da empresa para o aprimoramento constante dos processos.

Quais as vantagens de um SGQ implementado com base na ISO 9001?

A empresa que possui SGQ com base na Norma ISO 9001 busca otimizar e padronizar seus processos com um olhar sistêmico voltado para:

•  tratamento de não conformidades,
• planos de ação de melhoria
• análise de eficácia das ações
• avaliação de riscos pautada na melhoria contínua.

Além disso, vivenciar o conceito de melhoria contínua através de procedimentos padronizados e organizados é a melhor maneira de ser inovador em um mercado competitivo, acelerar o crescimento e a lucratividade do negócio.

Como o SGQ pode ajudar a reduzir custos e melhorar os resultados da empresa?

O SGQ em um cenário adverso é a bússola que a empresa necessita para facilitar a identificação de gaps no seu processo produtivo, sejam eles falhas de equipamentos, desperdícios de materiais, e outras não conformidades que impactam o rendimento do negócio.

Lembre-se que um problema pode se tornar mais caro sem um plano de ação de corretivo. Eliminação de defeitos, gerenciamento de recalls, redesenho de produtos – tudo isso afeta a produtividade e os lucros quando a qualidade não está no centro dos processos.

O Sistema de Gestão também auxilia a tornar os processos de ações preventivas mais eficientes, afinal o custo da correção sempre é maior que o da prevenção.

Requisitos de inspeção para materiais recebidos, realização de auditorias internas, treinamentos são ações que evitam ainda mais prejuízos para o negócio no médio e longo prazo.

Como começar a implantação da Cultura da Qualidade em sua empresa?

Engajar pessoas é o primeiro passo para implantar uma cultura da qualidade dentro da organização e manter as ações do SGQ de maneira sustentável.Compartilhe suas expectativas e resultados com a equipe em relação a qualidade, inclusive com a alta direção.

A resistência pode ocorrer inicialmente, mas é importante apresentar evidências que ajudem a embasar as suas ideias do por quê estas ações estão sendo implementadas dentro da empresa.

Em uma empresa com uma cultura da qualidade bem implementada, colaboradores em todos os níveis reconhecem que a qualidade é uma filosofia a ser seguida e deve ser alcançada por si só. E não apenas para atender a normas regulamentares e ter um SGQ certificado.

Conclusão

Implantar um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) possibilita à organização integrar processos e ações pautados nos objetivos da qualidade e estratégicos, elevando o grau de excelência da organização.

A norma ISO 9001 é uma das referências reconhecidas mundialmente que norteia a implementação de Sistemas de Gestão da Qualidade e possibilita um olhar sistêmico para os processos dentro da organização, avaliando não conformidades e propondo ações de melhorias para alcançar o melhor resultado.

Promover e manter a cultura da qualidade dentro da empresa é uma tarefa contínua. Por isso, engajar e treinar a equipe para vivenciar este conceito em cada ação executada é um desafio que deve ser perseguido diariamente para garantir bons resultados.

Sua empresa já implantou o SGQ? Quais os principais desafios enfrentados? Compartilhe conosco nos comentários.

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