Quando uma empresa realiza o orçamento para um projeto

Toda empresa precisa saber o rumo que vai seguir, aonde quer chegar. É por isso que normalmente, antes do final de cada ano, se faz um Planejamento Estratégico referente ao exercício seguinte.

Este documento formal servirá de guia para auxiliar nas decisões dos gestores, em diferentes níveis hierárquicos: estratégico, tático e até mesmo operacional, com base em detalhamentos que cada esfera de decisão irá propor.

Um dos elementos mais importantes deste Planejamento Estratégico, além dos objetivos e metas traçados, é determinar a origem dos recursos necessários para a execução desse plano.

Para isso, se desenvolve um Orçamento Empresarial, que deve definir, entre outros pontos, os seguintes:

1. Metas de vendas
2. Custos e despesas fixas
3. Projeção das margens de contribuição
4. Investimentos necessários
5. Carga tributária

Para ver mais detalhes sobre a construção do Orçamento Empresarial, confira: Como construir o Orçamento Empresarial em 5 simples passos

Mas depois de todo este Planejamento Estratégico pronto e amparado por um bom e detalhado Orçamento Empresarial, como definir o impacto de projetos sobre ele?

Para ajudar você nessa tarefa, preparamos algumas dicas valiosas, confira a seguir.

Veja também: Como Fazer um Orçamento Adequado

Definindo o impacto de cada projeto no Orçamento Empresarial

Se você está predisposto a realizar algum projeto em sua empresa, é evidente que pretende atingir algum objetivo com isso. Caso contrário, o projeto não teria sentido.

Portanto, o primeiro passo para definir o impacto de seu projeto no Orçamento Empresarial é atribuir de forma clara o objetivo. E esse objetivo, obviamente, pretende impactar positivamente suas receitas.

E de forma semelhante, você deverá calcular os desembolsos necessários para a implementação do projeto, investimentos, custos e despesas.

Definidos estes dois pontos você terá condições de determinar o impacto de seu projeto no orçamento da empresa.

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Qual o objetivo de seu projeto?

Independente da natureza do projeto, ele sempre terá um objetivo que deve trazer algum benefício para o negócio. Mesmo uma ação de apoio a uma ONG, por exemplo, que não tem o objetivo de gerar receitas diretamente, possivelmente trará ganhos à imagem da marca, com alguma consequência nas receitas, mesmo que em longo prazo.

Existem 3 formas principais de um projeto melhorar a lucratividade da empresa:

• Aumentando as receitas
• Reduzindo os custos
• Reduzindo os riscos

Mas é preciso definir como seu projeto fará isso, qual a tática que será usada para influenciar um ou mais desses fatores.

Em outras palavras: defina com clareza o objetivo de seu projeto. Veja alguns exemplos:

Exemplos de objetivos para aumentar receitas:

• Aumentar o ticket médio na loja virtual para R$ 80,00
• Aumentar a conversão em landing pages em 20%.
• Aumentar as vendas adicionais no PDV em 30%.
• Aumentar a venda de serviços agregados a um produto em 10%.
• Aumentar as vendas com cartão de crédito de bandeira própria para 1/3 do total.

Exemplos de objetivos para diminuir custos:

• Diminuir perdas na produção de 4% para 2,5%.
• Diminuir a refação de materiais para zero.
• Reduzir o tempo de entrega dos pedidos em 30 minutos em média.
• Aumentar vendas pelo canal digital para 2/3 do total.

Exemplos de objetivos para diminuir riscos:

• Aumentar o prazo de pagamento para fornecedores de 2 para 3 meses.
• Ampliar as opções de fornecedores de matérias primas para no mínimo 3 de cada.
• Implementar um novo sistema de análise de concessão de crédito até o fim do primeiro trimestre.

Agora, para definir os efeitos desses objetivos sobre o Orçamento Empresarial, pode haver duas maneiras:

1. Você já tem um estatística que mostra esse efeito do projeto como um todo.

Por exemplo:

• Aumentando o ticket médio na loja virtual para R$ 80,00 teremos um impacto de 500 mil reais em nossa receita.
• Diminuindo as perdas na produção em de 4% para 2,5% teremos uma economia de 450 mil reais em nossos custos.

Mas nem sempre esses dados e informações estão disponíveis, principalmente se sua empresa não dispuser de um sistema de gestão que forneça este tipo de controle e mensuração de resultados. Nesse caso, você terá que detalhar o efeito de cada ação planejada no projeto.

1. Definindo sub-categorias do objetivo principal.

Por exemplo, você decidiu aumentar o número de conversões na landing page trabalhando todo processo, desde o envio dos e-mail marketings até o carregamento da página, e para isso definiu 3 objetivos isolados:

1. Segmentar o envio dos e-mail marketings direcionados para essa landing page para 5 personas diferentes no mínimo.
2. Usar sempre fotos exclusivas em vez de fotos de bancos de imagens para ilustrar esses e-mails.
3. Aumentar a velocidade de carregamento da landing page em 50%.

A partir daí, você sabe (por dados de pesquisas de mercado do seu setor) informações como estas, por exemplo (exemplos hipotéticos ilustrativos):

• Segmentar o envio dos e-mails aumenta sua taxa de abertura em 40%.
• Usar fotos exclusivas aumenta a taxa de clics direcionados para a landing page em 30%.
• Carregar a página 50% mais depressa diminui a taxa de rejeição em 10%.

E com esses números comparados às suas médias históricas, você poderá prever qual será o aumento de suas receitas e o impacto no orçamento da empresa.

Veja também:

• O guia completo para melhorar a conversão dos seus e-mail marketing
• 10 elementos para melhorar a conversão da landing page

Bom, esses foram os impactos positivos, é preciso agora analisar o quanto será preciso gastar para conseguir isso.

Quanto será desembolsado para desenvolver o projeto?

Você deverá levar em conta todos os custos e despesas necessários para que o projeto atinja seus objetivos. Em nosso exemplo, poderiam ser providências como estas:

• Contratar um estúdio de fotografia profissional.
• Contratar modelos profissionais.
• Contratar redatores e designers para a criação de mais opções de e-mails.
• Comprar computadores para esses novos profissionais.
• Aumento dos gastos com energia e manutenção com esses novos equipamentos.
• Treinamento dos novos profissionais.
• Investir na melhoria da hospedagem e dos servidores para acelerar o carregamento das páginas.

Ao levar todos esses fatores em conta, você chegará ao montante que será necessário dispor para que a ação seja desenvolvida.

Fica claro que o impacto sobre o orçamento da empresa será a diferença entre os benefícios conseguidos e os desembolsos necessários.

O que se espera é que essa diferença sempre seja positiva!

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