Quais as etapas fundamentais para um controle eficiente do almoxarifado?

Logística

Conheça todas as etapas envolvidas no processo de armazenagem e por que ela é importante para o desempenho de uma empresa.

Andrea

07 de dezembro de 2020

A armazenagem é um setor muito importante dentro das operações logísticas, pois é responsável pela organização, alocação e gerenciamento de materiais. Embora seja uma atividade bem operacional, ela influencia consideravelmente nos custos e na agilidade da entrega de pedidos e/ou produção de qualquer empresa.

Quer entender melhor todas as etapas envolvidas no processo de armazenagem e por que ela é importante para o desempenho de uma organização? Neste post a gente explica para você.

Principais etapas do processo de armazenagem

O sistema de armazenagem envolve, basicamente, seis atividades macro. São elas: recebimento, conferência, estocagem, separação, embalagem e expedição.

Etapa 1 – Recebimento de produtos

Na primeira etapa acontece o recebimento dos produtos que serão estocados. Essa operação normalmente é feita nas docas do armazém, onde as mercadorias são descarregadas do veículo que as transportou. 

Assim que são descarregadas, começam a ser conferidas para, então, serem devidamente endereçadas ao seu local de armazenagem.

Etapa 2 – Conferência dos itens

Essa é uma etapa muito importante para o controle do estoque, pois é quando acontece a conferência do pedido e a detecção de possíveis inconsistências, como faltas, excessos, avarias e desconformidades.

É durante a conferência que os produtos também são identificados e endereçados para o seu local de armazenagem. Esse processo normalmente é feito com a ajuda da tecnologia, sendo as mais comuns o código de barras e a radiofrequência (RFID). Essas tecnologias, por sua vez, permitem que a equipe identifique prontamente qual é o produto, o seu lote, fabricação, validade e número de série, o que irá influenciar em todas as etapas seguintes: desde a organização, alocação, movimentação, controle, até a fase final de expedição.

Para minimizar os erros dessa etapa, que influenciará em todas as posteriores, é fundamental adotar um padrão de ação para qualquer equipe que for realizar a conferência.

Etapa 3 – Estocagem

Depois de conferir, identificar e endereçar os itens recebidos, eles partem para o local onde serão armazenados. Depois de armazenados, esses produtos passam a fazer parte do saldo de estoque e, se movimentados, devem ser registrados em seu novo endereço, para não causar problemas nas etapas posteriores.

Há diferentes tipos de estruturas e maquinário para realizar a movimentação e alocação de materiais, além de diferentes teorias para gerir e organizar a disposição dos itens em um armazém. Tudo depende do tipo de produto que será armazenado, suas características físicas e o seu tipo de demanda. Cabe ao gestor do armazém conhecer o seu estoque e estudar as melhores estratégias para otimizar o espaço e agilizar a movimentação das mercadorias.

É durante essa etapa que ocorre também o controle do inventário, que é, basicamente, uma listagem de todos os produtos armazenados e que deve ser feita de tempos em tempos, a fim de verificar se as informações que constam no sistema são as mesmas presentes no espaço físico. Esse processo visa controlar com maior precisão o estoque, averiguar inconsistências de cadastro, possíveis avarias e até furtos que podem ocorrer durante o período de armazenagem. 

Etapa 4 – Separação de pedidos (Picking)

A etapa de separação de pedidos, também conhecida por seu termo em inglês, picking, é a que envolve o início da preparação dos produtos para serem enviados para o seu destino final. Normalmente, os itens são identificados no sistema, localizados no armazém e levados até a área de separação, que comumente se difere da área de armazenagem.

Parece simples, porém se essa etapa for mal gerida ou apresentar falhas, pode atrasar a entrega e até afetar a cadeia de produção de uma indústria.

Existem diversos sistemas que agilizam e otimizam a separação de pedidos, como o flow rack ou o mini porta pallet. Entretanto, mais uma vez, como são diversos e dependem da categoria dos produtos armazenados, cabe ao gestor conhecer o seu estoque e entender qual é o método mais eficaz para o seu negócio. 

Etapa 5 – Embalagem (Packing)

A etapa de embalagem, ou packing, não se aplica a todos os tipos de produtos, pois alguns já vem com a sua própria embalagem e fracionados para consumo. Nesse caso, eles vão da separação (picking) direto para a expedição, ou podem ser diretamente encaminhados para a área de produção industrial.

Logo, essa etapa só é necessária quando a mercadoria não vem devidamente embalada para a forma que será consumida. 

O tipo de embalagem dependerá do produto que será comercializado e da forma como será transportado, devendo sempre prezar pela integridade e segurança do material.

Etapa 6 – Expedição

A expedição é a etapa final do processo de armazenagem, pois é quando ocorre o embarque dos produtos para o seu destino final: seja o ponto de consumo ou o processo de produção.

É nessa etapa que as mercadorias devem ser devidamente preparadas, conferidas e despachadas para o transporte, seja ele feito por terceiros ou pelo próprio operador logístico dono do armazém.

É na etapa de expedição que acontece a preparação burocrática para a saída dos produtos, tais como: documentações, notas fiscais, informações sobre o destino, entre outros.

A atividade de conferência também se faz necessária no processo de expedição, pois evita problemas com o pedido e inconsistências no gerenciamento de estoque.

Conclusão

Como, visto todas as etapas do processo de armazenagem são importantes e estão interligadas, dependendo uma da outra para que os pedidos sejam atendidos com maior agilidade, sem atrasos e problemas.

É importante que todos os processos sejam planejados e executados com a devida atenção e, sempre que possível, aperfeiçoados adotando medidas de gestão, organização e com a ajuda da tecnologia e de estruturas adequadas. Assim, o espaço de um armazém pode ser otimizado, os custos com estoque reduzidos e os prazos de entrega e produção, melhores atendidos.

Agora que você já conhece quais são as etapas do processo de armazenagem, que tal entender como a escolha da localização de um armazém pode influenciar no sucesso de um negócio e ser decisiva para a redução de custos? 

Acesse esse post da Stokki e saiba mais sobre o assunto.

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