Quais são as primeiras noções de contratos?

A gestão de contratos garante que as organizações criem, executem, gerenciem e analisem seus contratos com mais conformidade e redução de custos, incluindo todo o ciclo de vida do documento.

Índice

• Tudo o que você precisa saber sobre gestão de contratos
• O que é gestão de contratos?
• Razões pelas quais você precisa de um processo eficaz de contratos
• Então, quais os principais riscos ao gerenciar contratos?
  • Para mitigar esses riscos, as empresas podem adotar diversas estratégias, tais como:
• Como adequar o seu processo de gerenciamento de contratos?
  • Antes de celebrar o contrato: o que é importante considerar?
  • Qual a duração do contrato ideal?
  • As penalidades no contrato: o que são e para quê servem?
  • Como fazer uma boa gestão do contrato depois da sua celebração?
• Principais etapas da gestão de contratos
  • Vamos examinar rapidamente cada etapa do processo:
• Como mensurar o desempenho dos seus contratos
• Como a tecnologia pode ajudar na forma como você gerencia seus contratos?
• Benefícios de uma plataforma CLM
• Considerações finais sobre o uso de um software para gestão de contratos

Tudo o que você precisa saber sobre gestão de contratos

Gestão de contratos é o processo de gerenciamento de contratos, desde a sua criação até a execução. As principais atividades abrangem a análise de desempenho em relação aos termos do contrato para maximizar o desempenho operacional e mitigar riscos financeiros.

E a forma como você gerencia a criação, análise e execução dos seus contratos é o que definirá a qualidade e resultados de sua gestão.

Por isso, elaboramos esse conteúdo completo para você entender de uma forma definitiva o que é gestão de contratos, a importância de um gerenciamento eficiente de seu processo de contratação e os benefícios para os seus negócios.

Então se você administra uma pequena, média ou grande empresa ou está a frente de um escritório jurídico, departamento de RH ou uma equipe de vendas, continue lendo esta postagem para entender como a gestão de contratos funciona.

O que é gestão de contratos?

Gestão de contratos inclui todo o ciclo de um contrato, desde solicitações iniciais de propostas de fornecedores, cronogramas, avaliação de desempenho, datas de pagamento, vencimento do contrato e outras operações, como renovações.

Para começar, existe três coisas que você precisa saber sobre gestão de contratos:

1. O processo de gerenciamento de contratos – entregas, prazos e termos e condições do contrato – garante a satisfação do cliente.
2. O gerenciamento de contratos afeta muitas áreas dentro de uma organização e pode influenciar de forma significativa em seu orçamento, operações, atendimento ao cliente e imagem pública.
3. A responsabilidade e a transparência da gestão de contratos são cada vez mais necessárias para atender aos padrões regulatórios e de conformidade.

Razões pelas quais você precisa de um processo eficaz de contratos

Independentemente do tipo de negócio que você possui, os contratos formam a espinha dorsal de todo relacionamento que uma organização mantém com as partes interessadas, como fornecedores, parceiros e clientes.

Em vista dessa importância para os negócios, o processo de gerenciamento de contratos guiará o ciclo de vida dos seus negócios e refletirá diretamente nos resultados dos seus negócios.

Aqui estão algumas razões pelas quais você precisa de um processo eficaz de contratos:

1. Aumento do volume e complexidade de contratos
2. Pressão crescente para reduzir custos
3. A necessidade de otimizar o desempenho financeiro e operacional
4. Novos requisitos regulamentares
5. Necessidade de automatizar e melhorar processos contratuais
6. Aumentar a conformidade
7. Ampliar a capacidade de colaboração e o trabalho remoto
8. Extrair insights significativos de dados

Agora que você já sabe que um gerenciamento eficiente de contratos ajudará a simplificar o funcionamento de sua organização e melhorar o seu desempenho, confira quais os riscos mais comuns na gestão de contratos e o que é preciso para gerir seu processo com mais eficácia.

Então, quais os principais riscos ao gerenciar contratos?

A gestão de contratos é uma área da administração que lida com a aquisição, o desenvolvimento e a gestão de todos os contratos de um negócio. A gestão de contratos envolve muitos riscos, que podem afetar a capacidade da empresa de cumprir seus objetivos. Alguns dos principais riscos são:

1. Risco de não conformidade: este é o risco de que o contrato não seja cumprido, ou seja, que a empresa não receba o produto/serviço especificado no contrato.
2. Risco financeiro: este é o risco de que a empresa não tenha os recursos financeiros necessários para cumprir as obrigações do contrato.
3. Risco operacional: este é o risco de que as operações da empresa sejam afetadas negativamente pelo cumprimento do contrato.
4. Risco jurídico: este é o risco de que as obrigações assumidas pela empresa no contrato possam violar leis e regulamentações.

Para mitigar esses riscos, as empresas podem adotar diversas estratégias, tais como:

• Analisar cuidadosamente todos os termos e condições do contrato antes de assinar;
• Assegurar-se de que possui os recursos financeiros necessários para cumprir as obrigações do contrato;
• Designar um gerente responsável pela gestão do contrato;
• Manter um registro detalhado dos compromissos assumidos na execução do contrato;
• Monitorar atentamente o cumprimento das obrigações por parte da outra parte envolvida no contrato;
• Tomar medidas imediatas caso haja indícios de descumprimento por parte da outra parte;
• Renegociar ou cancelar o contrato caso haja problemas sérios no cumprimento das obrigações.

Como adequar o seu processo de gerenciamento de contratos?

Para criar um processo completo de ponta a ponta, é necessário implementar um processo de gerenciamento de contratos eficaz com o objetivo de agregar valor a cada contrato e entender as principais funções e responsabilidades.

Logo, a gestão eficaz não é crucial apenas para impulsionar o desempenho e produtividade, mas também indispensável para gerenciar os riscos. É preciso lembrar aqui que gerenciamento de contratos não é apenas arquivar documentos. Essa concepção tem mudado ao longo dos anos.

Atualmente, a gestão eficaz envolve a compreensão de todos os aspectos do ciclo de vida de um contrato com o propósito de abordar riscos de negócios, custo e maximização da receita e, inclusive, utilizar ferramentas que possam ajudá-lo na automação deste processo.

Mas antes de falarmos sobre ferramentas e automação, parte indispensável, de uma gestão eficaz, vamos falar sobre os principais pontos a serem considerados antes da celebração de um contrato e também após a assinatura, independentemente da forma como você faz a gestão de documentos em sua empresa.

Antes de celebrar o contrato: o que é importante considerar?

Antes de celebrar um contrato, é importante considerar alguns fatores importantes, como:

• o objetivo do contrato;
• as responsabilidades de cada parte;
• os riscos envolvidos e os custos.

Além disso, é importante ler o contrato cuidadosamente antes de assinar e garantir que todas as partes estejam de acordo com seus termos.

Qual a duração do contrato ideal?

A duração do contrato ideal depende de diversos fatores, como o porte da empresa, o mercado em que atua, a complexidade do produto ou serviço contratado e as particularidades do negócio. No entanto, é importante levar em consideração que um contrato deve ser renovado sempre que houver uma alteração significativa nas condições iniciais, para que as partes envolvidas estejam sempre atualizadas sobre as obrigações e direitos.

As penalidades no contrato: o que são e para quê servem?

As penalidades no contrato podem ser estabelecidas para diversas finalidades, desde a correção de um determinado comportamento até a compensação pelos prejuízos causados. Podem ser aplicadas de forma objetiva ou subjetiva, dependendo das circunstâncias do caso.

As penalidades objetivas são aquelas que decorrem diretamente da infração cometida, sem necessidade de análise das intenções ou do grau de culpa do infrator. Já as penalidades subjetivas consideram tais aspectos para determinar o montante da penalização.

As penalidades mais comuns são aquelas previstas em lei, como as multas administrativas. No entanto, elas também podem ser estipuladas em contratos, desde que sejam previstas de forma clara e específica.

As penalidades mais utilizadas em contratos são:

• advertência;
• suspensão temporária dos serviços;
• multa;
• rescisão do contrato.

A escolha da penalização mais adequada deve levar em consideração o tipo e a gravidade da infração cometida, bem como as consequências que podem advir da sua aplicação.

Como fazer uma boa gestão do contrato depois da sua celebração?

Depois de celebrar um contrato, é importante fazer uma boa gestão do mesmo para assegurar o cumprimento das obrigações assumidas. Para isso, é preciso ter um plano de ação bem definido e seguir algumas dicas importantes:

1. Identifique os principais riscos envolvidos no contrato e trace estratégias para minimizá-los;
2. Mantenha um bom relacionamento com o contratado, comunicando-se de forma clara e objetiva;
3. Acompanhe o cumprimento do contrato de perto, verificando se as obrigações estão sendo cumpridas adequadamente;
4. Analise periodicamente o desempenho do contratado e tome medidas corretivas se necessário;
5. Faça uma boa gestão dos recursos envolvidos no contrato, evitando desperdícios;
6. Encerre o contrato de forma adequada, verificando se todas as obrigações foram cumpridas e documentando tudo para fins futuros.

Como vimos até aqui, a gestão de contratos é uma área complexa e, por isso, é importante que os profissionais envolvidos estejam atentos a todos os detalhes. Por isso, vamos abordar também as principais etapas da gestão de contratos.

Vamos começar falando sobre a importância da análise do contrato e como ela pode auxiliar na tomada de decisões. Em seguida, vamos falar sobre a negociação de contratos e como ela pode ser feita de forma eficiente.

Por fim, vamos abordar a execução do contrato e como garantir que tudo está sendo cumprido conforme o planejado.

Principais etapas da gestão de contratos

Como vimos, todo contrato tem um ciclo de vida. Ele é criado, é negociado, aprovado pelas partes envolvidas e é formalmente executado para garantir o cumprimento das obrigações do acordo.

Cada contrato também tem um período de tempo legítimo – alguns são limitados por um um período de tempo e outros são apenas motivados por eventos específicos.

Logo, os contratos podem expirar no final do prazo, mas algumas obrigações associadas ao contrato também podem continuar além da data de expiração.

Por isso, é importante entender que o existe um ciclo de vida contratual que deve ser gerenciado com o objetivo de garantir que as partes contratantes entendam e cumpram as suas responsabilidades.  E, sobretudo, que tenham ciência do estágio que se encontram essas  obrigações. Ou seja, se estão ativas ou vencidas.

Para ajudá-lo a entender melhor as principais etapas desse processo, vamos citá-las rapidamente abaixo.

Entretanto, se você deseja uma compreensão mais aprofundada sobre as fases do processo e as melhores práticas de gestão, recomendamos a leitura do Guia Definitivo e as Melhores Práticas para a Gestão de Contratos.

Vamos examinar rapidamente cada etapa do processo:

Etapa 1 –  Solicitação ou pedido

Nesta fase, uma parte solicita ou inicia o processo de contratação e faz a coleta de informações para redigir ou criar o documento do contrato. 

Etapa 2 – Criação

Na etapa de criação ou elaboração, o documento é criado, observando as cláusulas, termos e condições acordados. 

Etapa 3 – Aprovação e revisão

É o momento do documento preparado na etapa anterior ser enviado aos responsáveis pelas aprovações internas ou externas. Ou seja, será encaminhado para as todas as partes interessadas e designadas.

Etapa 4 – Negociação

A negociação começa quando o contrato é redigido e está disponível para todas as partes envolvidas revisarem. Sem dúvidas, essa é uma das etapas mais longas e desafiadores de todo o ciclo de vida.

Etapa 5 – Assinatura

O contrato provado é enviado às respectivas partes para assinatura. 

Etapa 6  – Armazenamento

Nesta etapa, deve se ter a garantia de que os contratos serão arquivados, organizados e encontrados facilmente para ser consultado e revisado quando necessário.

Etapa 7: Cumprimento 

Essa etapa consiste no gerenciamento das obrigações e compromissos contratuais. Visto que o não cumprimento de uma obrigação de desempenho, suporte ou pagamento poderá resultar em violação contratual, multas e perdas.

Etapa 8 – Gerenciamento

Faz parte do ciclo de vida do contrato gerenciar prazos, renovações e o relacionamento vigente com clientes e fornecedores para evitar perda de prazos, penalidades e pagamento excessivo de serviços ou renovações desnecessárias. 

Etapa 9: Análise de desempenho e produtividade

É importante ter uma visão clara do desempenho do contrato para desenvolver melhor valor e inteligência nas negociações e reduzir riscos.

Vale notar aqui  que o CLM – Contract Lifecycle Management aprimora o desempenho da gestão de todos os contratos de uma empresa ao simplificar a criação, execução e  renovação/expiração. 

Agora que você já conhece as principais etapas do ciclo de contratos, vamos falar rapidamente sobre métricas e a função dos gerentes de contratos.

Como mensurar o desempenho dos seus contratos

É impossível gerenciar o que não se mede. Portanto, se não há diretrizes voltadas para medir o desempenho de seus contratos, não existe nenhum controle ou sistema de gestão efetivo.

A saber, as empresas voltadas para o sucesso ou que conseguem destacar-se da média em seu setor se esforçam para identificar métricas de desempenho significativas em todas as áreas de negócios e com o setor de contratos não é diferente.

Saber como e o porquê das coisas estarem acontecendo de determinada forma em sua empresa ajuda a descobrir onde estão os problemas e de que forma é possível resolvê-los para continuar seguindo o fluxo de seus objetivos.

Por essa e outras razões, você deve definir KPI – Indicadores Chave de Desempenho, por exemplo, para examinar a utilização do contrato, o valor, o volume, o desempenho geral e os dados históricos.

Para isso, é importante analisar, principalmente, como estão sendo conduzidos os processos de aprovação dos contratos.

Essa etapa do ciclo de vida de contrato costuma ser bastante crítico para a maioria das empresas que não adotam soluções de gestão como criação de documentos a partir de modelos pré-aprovados, ferramentas de colaboração em tempo real ou assinaturas digitais.

De modo geral, essas são apenas algumas necessidades básicas para acelerar os fluxos de trabalho de aprovação e cumprir os prazos de entrega dos contratos ou reduzir o tempo de resposta das transações da empresa.

Sem dúvidas, existem diversas outras métricas para monitorar em seus contratos. Aqui estão algumas delas:

Fornecedores: rastreie os fornecedores que podem atender às suas necessidades com mais rapidez;
Tempo de Resposta: obtenha informações sobre a capacidade de resposta dos prestadores de serviços e priorize os contratados mais responsivos;
Métricas quantitativas: identifique as relações contratuais que tenham oferecido o melhor custo-benefício para a sua empresa;
Avaliações de desempenho: avalie como os bens e serviços são adquiridos e combine com dados financeiros para saber a quantidade de gastos adquiridos pela organização através de contratos.
Conformidade: quando os contratos estão em conformidade, o desempenho eficiente, a redução de custos e a prevenção de litígios são uma constante.

Como a tecnologia pode ajudar na forma como você gerencia seus contratos?

Existem várias maneiras de simplificar o processo de gerenciamento de contratos usando a tecnologia. Algumas das formas mais eficientes de fazer isso é utilizando um software de gerenciamento de contratos.

Existem vários softwares especialmente desenvolvidos para ajudar as empresas a gerenciar seus contratos, como o Contract Lifecycle Management (CLM).  O CLM pode  fornecer um controle centralizado sobre todos os seus contratos, bem como uma variedade de ferramentas para simplificar o processo de gerenciamento, tais como:

Armazenar seus contratos na Nuvem: evite o uso de papel e armazene todos os seus contratos eletronicamente. Isso permitirá que você os acesse facilmente quando precisar, bem como simplificar o processo de compartilhamento e colaboração.

Criar um fluxo de trabalho: esse processo pode ser extremamente útil para visualizar todas as etapas envolvidas no gerenciamento dos seus contratos. Isso pode ajudá-lo a identificar problemas e oportunidades, bem como simplificar o processo para que ele possa ser executado mais eficientemente.

Para que você entenda melhor como o software de gestão de contratos fornece uma maneira fácil de gerenciar todos os seus contratos em um só lugar, além de ajudar a identificar problemas potenciais nos contratos e fornecer soluções para resolvê-los, vamos mostrar os principais benefícios de um CLM.

Benefícios de uma plataforma CLM

Existem muitos benefícios em uma solução de gestão de contratos como o CLM. Aqui estão 6 principais benefícios de um sistema de gestão de contratos:

1. Redução de riscos: a empresa opera nos termos, condições, controles e políticas mais recentes melhora a conformidade geral.
2. Economia de custos: um sistema de gerenciamento de contratos ajuda a reduzir taxas e a eliminar renovações de serviços indesejados.
3. Produtividade e eficácia operacional: um sistema de gerenciamento de contratos permite centralizar arquivos, rastrear dados importantes, como datas, e oferece lembretes e ferramentas automatizados para que todos envolvidos no processo tenham maior controle e visibilidade.
4. Visibilidade do ciclo de vida completo do contrato: a tecnologia aplicada aos contratos possibilita automatizar e otimizar todos os aspectos do ciclo de vida do contrato para aumentar a visibilidade, a conformidade e a velocidade de contratação.
5. Armazenamento em nuvem: plataformas baseadas em nuvem melhoram o desempenho dos negócios, visto que desde a criação do contrato até o rastreamento, é possível ter uma visão precisa e em tempo real dos riscos e oportunidades de contratação de sua organização.
6. Insights valiosos: novas percepções economizam tempo e recursos, à medida que ajudam a organizar tarefas de rotinas e liberar os colaboradores para atividades de planejamento.

Considerações finais sobre o uso de um software para gestão de contratos

Sobretudo podemos afirmar que gestão de contratos se tornou uma competência necessária para organizações de todos os tamanhos em função da visibilidade dos negócios e, em consequência disso, a oportunidade de análise e de ação. Visto que se torna cada vez importante para as empresas obter dados precisos e úteis para identificar tendências, entender as lacunas do mercado.

Assim como construir sua inteligência de negócios.

A aplicação de ferramentas digitais tem contribuído para acelerar e proteger os negócios no mundo todo. Em função disso, as empresas estão usando plataformas de gestão de contratos para tornar mais eficiente esse processo.

Um software completo de gerenciamento de contratos permite que os executivos entendam exatamente o que está acontecendo a partir de análises do desempenho dos contratos. A partir desses insights, economiza-se tempo e dinheiro. O que permite que as empresas abram espaço para focar no que fazem de melhor.

Em termos estatísticos, 79% das organizações com fluxos de trabalho de gerenciamento de alto desempenho tendem a atingir suas metas de receita melhores que a média de seus setores.

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