Quais são os aspectos que devem ser observados no recebimento do produto?

A inspeção de qualidade em varejos é uma prática que serve para avaliar a qualidade dos produtos e processos. A partir dela é possível atender a critérios estabelecidos por normas, políticas internas e legislação.  Além disso, também contribui para:  

Prefere escutar o conteúdo? Clique no player abaixo e aproveite: 

• prevenção das quebras e rupturas;
• redução de devoluções;
• mais controle sobre o faturamento.

Inspecionar a qualidade deve ser uma rotina contínua inserida na cultura organizacional do varejo. As informações coletadas servem de base para análise de performance do supermercado e eficácia de gestão da qualidade.

Além disso, a inspeção de qualidade está associada à rastreabilidade do produto, permitindo que o varejo tenha controle total sobre as entregas do fornecedor por produto e período. As informações da rastreabilidade são essenciais para fazer a gestão de fornecedores e responder casos de recall.

Neste post, elencamos as práticas ideais de inspeção de qualidade para você aplicar no seu varejo. Vamos lá!

A importância da inspeção de qualidade em supermercados

A inspeção de qualidade em varejos é fundamental para verificar se todos os processos e produtos estão seguindo os padrões preestabelecidos para as operações. A finalidade é, portanto:

• facilitar o alinhamento entre as equipes para que o trabalho seja desempenhado de acordo com os parâmetros da loja;
• ajudar nos controles da gestão de supermercados;
• alcançar a eficiência operacional;
• verificar e garantir a qualidade dos produtos à venda desde o recebimento;
• ofertar mercadorias de qualidade ao consumidor. 

Inspecionar possibilita assegurar que múltiplas atividades tenham sido executadas da maneira correta, para que diferentes profissionais saibam exatamente o que fazer e para que as expectativas dos clientes sejam atendidas. 

Muitas vezes, esse mesmo processo é aplicado em redes de filiais, o que aumenta a necessidade de controle para que tudo saia conforme o planejado. 

Vantagens de inspecionar a qualidade em um varejo

Podemos listar diversos benefícios gerados por essa prática, como:

• estabelecimento de rotinas;
• visibilidade de indicadores das operações;
• identificação de não conformidades e rapidez em correções, o que colabora para prevenção e redução de perdas;
• validação do cumprimento de exigências legais e segurança das mercadorias comercializadas;
• aumento da qualidade dos produtos e serviços;
• aprimoramento da cultura da qualidade entre as equipes;
• melhoria contínua.

Tendo em vista essas vantagens, fica fácil entender o quão importante é seguir à risca o procedimento de inspeção, não é mesmo? 

Realizando corretamente a inspeção de qualidade, além da organização interna do seu negócio, em loja, o seu cliente vai ter uma experiência de compra melhor e o seu supermercado vai vender mais como consequência disso. 

>> Baixe o infográfico da PariPassu com um manual para inspeções de qualidade em supermercados com 6 passos para começar! 

Para alcançar eficiência em inspeções de qualidade de mercadorias, produtos e loja, é essencial seguir algumas recomendações para:

• entender o que deve ser inspecionado;
• documentar os procedimentos;
• definir uma rotina de monitoramento dos dados coletados;
• difundir a importância da qualidade entre os colaboradores;
• estender as apurações à gestão de fornecedores.

Confira tudo em detalhes nos tópicos abaixo!

Defina parâmetros e padrões

Para o seu varejo, o que significa ter qualidade? Comece por essa pergunta para direcionar todos os itens a serem verificados em inspeções. Por exemplo:

• O que é uma entrega de Frutas, Verduras e Legumes (FLV) com qualidade? Vale dizer que aqui entram muitos itens a serem checados, com fichas técnicas de alimentos para inspeção de recebimento com informações como danos leves e graves, podridão, calibre, grau de maturação, etc.  
• Qual é o padrão esperado para as exposições dos produtos em loja?
• O que deve ser observado na área de vendas para manter as gôndolas atrativas?
• Quais são as regras para controle de prazos de validade das mercadorias? 
• Quais produtos devem ser recolhidos e retirados de circulação? 

Com base nesse apanhado de informações e nas diretrizes deliberadas para a qualidade nas rotinas do seu varejo, fica mais fácil trabalhar em checklists e na documentação de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) para orientar  as inspeções. 

Documente um POP para inspeção de qualidade em varejos

O uso do POP para inspeção de qualidade em varejos tem como propósito manter a padronização e excelência dos processos. É um documento que descreve todas as ações para o melhor exercício das atividades.

O POP é uma ferramenta que detalha o trabalho dos colaboradores sobre cada uma das tarefas e responsabilidades.

Ao elaborá-lo, certifique-se de que a linguagem não seja muito complexa. É indispensável que todos os funcionários envolvidos na inspeção de qualidade possam entender claramente o que fazer e como executar as demandas descritas no Procedimento Operacional Padrão.

O que um POP deve conter

As informações especificadas no POP devem auxiliar os colaboradores a efetuarem as atividades passo-a-passo, descrevendo tópicos como:

• Título do procedimento: nome do procedimento;
• Objetivo: motivo ou razão para fazer tal processo;
• Documentos de referência: quais documentos poderão ser consultados por quem estiver realizando a inspeção de mercadorias e produtos no supermercado;
• Área de aplicação: setor do supermercado onde o POP será aplicado. Por  exemplo, neste contexto, o POP pode ser empregado na inspeção de mercadorias e produtos e recall de alimentos;
• Siglas: siglas utilizadas no procedimento operacional padrão, deverão ser explicadas, por exemplo, FLV = Frutas, Legumes e Verduras, CD = Centro de Distribuição, NC = Não Conforme, SGQ = Sistema de Gestão da Qualidade;
• Definições: descrição de cada etapa das atividades, executores e responsáveis;
• Fluxograma: caso haja ilustrações em forma de gráficos e símbolos geométricos referentes às atividades, um fluxograma deve ser incluído no POP;
• Monitoramento: o que será monitorado, como será este monitoramento, frequência do monitoramento e quem irá monitorar;
• Ação corretiva: medidas tomadas para eliminar a origem de uma não conformidade;
• Registros:  apontamento da qualidade gerada pelas tarefas deste procedimento;
• Gestor do POP e responsável: quem elaborou e a quem será atribuída a execução do procedimento.

>> Acesse o modelo de POP de Inspeção da Qualidade da PariPassu pronto para ser usado na sua operação!

Utilize fichas de inspeção de qualidade 

O emprego de fichas técnicas em inspeções de qualidade em varejos garante que os produtos sejam comercializados dentro dos parâmetros ideais de qualidade.

Por exemplo, a inspeção de qualidade no recebimento de uma carga de mamão será realizada a partir de um checklist (questionário) e ficha técnica que permitem avaliar características como a coloração, estágio de maturação, peso da embalagem e outros critérios.

Uma ficha de inspeção de qualidade para cada produto é uma ferramenta para a padronização dos aspectos físicos dos produtos, reduzindo as devoluções e melhorando as vendas.

Avalie e acompanhe os fornecedores

Ter conhecimento sobre quem são os fornecedores e a qualidade de suas entregas é fundamental para garantir o bom desempenho do varejo.

Segundo a pesquisa Abrappe de Perdas no Varejo Brasileiro, os supermercados, atacados e atacarejos são campeões em perdas no Brasil. O índice de todos eles juntos resultou em 3,04% em 2021.  Isso representa cerca de 730 milhões de reais em prejuízo.

A inspeção de produtos, desde a chegada em loja até o checkout, exerce um papel significativo para combater esse tipo de problema. 

>>minicurso gratuito: Prevenção de perdas de frutas, legumes e verduras para supermercados.

Para fazer a avaliação e acompanhamento de fornecedores, o varejo também pode contar com o resultado da inspeção de qualidade do recebimento do produto. Este é um indicador importante para realizar a avaliação e classificação de fornecedores, porque estará baseado em critérios como:

• A qualidade dos produtos está conforme?
• Os produtos apresentam rastreabilidade?
• A embalagem está conforme?
• O prazo de entrega foi cumprido?
• Os aspectos de armazenagem e transporte são adequados?

Na ilustração abaixo, podemos observar a evolução das notas de inspeção de qualidade por fornecedor. 

Os dados são registrados por aplicativos especializados que, automaticamente, compilam as informações e as transformam em gráficos para facilitar as análises:

Figura: Exemplo do acompanhamento das notas de inspeções de qualidade de produto, disponível
no aplicativo CLICQ da PariPassu.

Na segunda tabela, temos o ranking de classificação. É mais um recurso que esse tipo de aplicativo oferece, resumindo tudo em um ranqueamento para gestão da performance e desenvolvimento dos fornecedores:

Figura: Exemplo de Ranking de Fornecedores, indicador de gestão disponível no aplicativo CLICQ da PariPassu.

Esse acompanhamento permite identificar as potencialidades e fragilidades dos fornecedores, possibilitando qualificar e compreender quem são os seus melhores e aqueles fornecedores que necessitam de desenvolvimento, fatores condicionantes para a prevenção de perdas.

Promova treinamentos na equipe

A capacitação dos colaboradores é um aspecto que pode fortalecer o envolvimento e o comprometimento das equipes com o controle de qualidade. 

Junto a todas as ferramentas que citamos até aqui, como checklists e POPs, os treinamentos para supermercado são uma maneira de conscientizar os funcionários sobre a relevância do assunto. 

A participação e o empenho coletivo tornará as jornadas de trabalho mais fluidas e eficazes. 

Automação da inspeção de qualidade: como funciona e quais as vantagens?

Falamos até aqui sobre checklists, listas de verificação, fichas técnicas, POPs e ferramentas que apoiam a inspeção de produtos e da loja. Tudo isso gera um grande volume de dados diariamente, o que torna processos manuais ineficientes. 

Sabe por quê? Aqui vão alguns motivos:

1. Preencher tudo à mão leva tempo, e você ainda precisa considerar a compilação de todas essas informações. Enquanto isso, no varejo, a rotina não para e as não conformidades sem correção vão acumulando despesas.
2. O histórico das inspeções não é garantido, já que é grande a chance de que folhas se percam ou sejam danificadas com o tempo.
3. Seus indicadores já serão outros quando os resultados chegarem à sua mão. 
4. Manter padrões de documentos fica muito mais difícil. Lembre-se de que você lida com diferentes profissionais, e cada um pode proceder conforme achar melhor. 
5. Sem precisão e rapidez nas análises, será praticamente impossível identificar a causa raiz de um problema. 

Por esses motivos, a automação das inspeções de qualidade pode transformar a realidade do seu supermercado e fazer com que esses processos atinjam os objetivos pelos quais são realizados. 

Então, para superar de uma vez por todas os desafios da gestão de um varejo, aproveite o ritmo de leitura e veja 6 ERROS que você deve EVITAR durante uma INSPEÇÃO DE LOJA 🛒🔍:

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