Qual a importância da comunicação de qualidade dentro e fora da empresa?

A comunicação interna tem papel estratégico para o negócio. Ela é responsável por alinhar os valores e objetivos da empresa com os funcionários, contribui para o clima organizacional, e mantém a equipe informada, motivada e engajada.

Contudo, para alcançar bons resultados, ela deve ser planejada e executada corretamente. Neste texto, falaremos mais sobre o papel e os benefícios da comunicação interna e mostraremos como fazer isso de forma eficiente. Continue a leitura!

Vantagens da comunicação interna

Independentemente do segmento ou porte da organização, as ações de comunicação interna agregam diversos benefícios. Conheça alguns deles a seguir.

Alinhamento da equipe de trabalho

Para ter um bom desempenho, a empresa precisa contar com uma equipe de trabalho alinhada com os valores, a missão e a estratégia do negócio, a fim de fortalecer a cultura organizacional. Investir em  comunicação interna é um fator essencial para que essas informações cheguem corretamente a toda a equipe.

Agilidade nos processos

Quando todos os colaboradores estão integrados com os procedimentos e com os outros departamentos da empresa, os processos se tornam mais ágeis e eficientes. Isso também contribui para a tomada de decisões e a produtividade da equipe.

Melhoria do ambiente de trabalho

Outro fator positivo é em relação ao ambiente de trabalho. Manter uma comunicação clara e objetiva traz mais transparência nas atividades e evita rumores e boatos que podem gerar conflitos entre o público interno.

Além disso, um bom ambiente de trabalho contribui para a melhoria do clima organizacional e a motivação da equipe, elementos fundamentais para o sucesso e crescimento da empresa.Esses fatores ajudam muito na construção e no fortalecimento da marca empregadora, também conhecida como employer branding. Para aprender mais sobre esse conceito, faça o download gratuito do Manual para desenvolver a marca empregadora.

Engajamento dos funcionários

O engajamento dos profissionais é um dos desafios da gestão de pessoas, e contar com um bom tipo de comunicação interna é essencial, pois ela permite que os funcionários entendam sua participação no negócio e faz com que eles se sintam mais valorizados, tornando-os defensores da companhia.

Problemas de uma comunicação interna ineficaz

Quando uma organização não dá a devida atenção à sua comunicação interna, fica exposta a uma série de situações que podem comprometer sua produtividade e competitividade. A seguir, entenda alguns riscos aos quais a organização fica sujeita.

Ruídos na comunicação

Sem o amparo da comunicação institucional, os colaboradores tratam de propagar por seus próprios meios aquilo que julgam relevante. Em outras palavras, não é pela ausência da comunicação interna que as informações importantes deixam de circular na empresa. A velha “rádio corredor” assume essa função.

Evite esse problema assumindo o controle sobre o fluxo da informação, com toda a transparência possível. Assim, evita-se que boatos e falsas informações contaminem o ambiente.

Perda de credibilidade

Quando parece que a empresa só se preocupa em comunicar-se com seus colaboradores depois que a informação já circula entre eles de maneira informal, a credibilidade da organização e de seus líderes fica comprometida e reverter esse quadro posteriormente será bem mais difícil.

Queda de produtividade

Quando não há constância e integração no conteúdo que se transmite aos colaboradores, provavelmente, haverá dificuldades para que eles entendam seu papel na organização. Assim, cada um trabalhará de uma forma diferente.

A comunicação eficaz faz com todos mantenham o foco nos objetivos da organização. Popularmente falando, ela faz com que todos corram na mesma direção.

Erros comuns em comunicação interna

Entender a comunicação interna como algo estratégico para a empresa é uma forma de prevenir os problemas como os mencionados neste artigo.

Em muitos casos, porém, por desconhecerem ou não valorizarem os processos de comunicação interna, as organizações promovem ações com pouca aderência à estratégia ou totalmente ineficazes. Confira a seguir alguns dos erros mais comuns.

Falta de timing

Ter o controle sobre o fluxo da informação é essencial à organização. Desse modo, comunicar no momento certo e ao público certo é sinal de maturidade e domínio da estratégia de comunicação interna.

Por outro lado, não saber o momento adequado de comunicar um fato importante aos colaboradores pode ter péssimas consequências. Nada pior para o funcionário do que tomar conhecimento de uma mudança importante em sua empresa por meio de uma fonte externa, como o jornal da cidade.

É um flanco aberto para todo tipo de boatos e desconfianças, com o risco adicional de tornar qualquer comunicação posterior da empresa uma mera desculpa para “apagar o incêndio”.

Comunicação sem comunicadores

Outro erro comum é delegar as funções da comunicação interna exclusivamente a equipes de áreas como o departamento de marketing ou o RH, sem garantir a devida estrutura para desempenharem essa missão tão importante.

Embora essas áreas possam ser indispensáveis para o sucesso da comunicação interna, é fundamental que o processo tenha à frente profissionais especializados, preferencialmente, jornalistas ou relações-públicas, capazes de elaborar as estratégias e executar as ações da área.

Processo de mão única

O fluxo da comunicação interna não se encerra no momento em que o público recebe o conteúdo. Não basta disponibilizar os canais para que os colaboradores recebam as informações pertinentes da empresa. Esse fluxo precisa também de um meio de retorno.

Receber o feedback do colaborador e entender o impacto que a comunicação exerce também faz parte do processo, bem como transformar esse retorno em subsídio para as estratégias da empresa — não apenas de comunicação, mas da gestão, de forma mais ampla.

Ações e ferramentas para a comunicação com os colaboradores

No mercado, há inúmeras ações e ferramentas para facilitar a comunicação interna e torná-la mais eficiente e atrativa de acordo com o perfil do público e os objetivos da organização. Algumas opções são:

• intranet: portal interno para a divulgação de notícias, comunicados, conteúdo institucional etc.;
• mural de recados: instalado em um ponto estratégico dentro da empresa, esse veículo possibilita a comunicação com os trabalhadores nos escritórios, nas fábricas e em locais em que a equipe não tenha acesso à internet;
• TV corporativa: canal para disseminar informações de forma atrativa e dinâmica com o uso de vídeos;
• rede social corporativa: a rede social corporativa é um canal para promover o relacionamento entre os funcionários e incentivar a troca de informação;
• eventos internos: eles ajudam a promover o bem-estar e a qualidade de vida no trabalho, capacitar equipes e comemorar datas como dia das mães, dos pais, páscoa, aniversariantes do mês etc.

Como ter uma comunicação interna eficiente

Para obter resultados positivos, é preciso criar um plano de comunicação interna de acordo com as necessidades da empresa. Para isso, esclareça quais são os objetivos, metas e o perfil do público interno. Quer entender tudo com clareza? Confira os próximos tópicos!

Investigue e elimine os ruídos existentes

De modo breve, ruído é todo impedimento à comunicação. Pode ser a buzina de carros ou a dor de barriga do interlocutor, impedindo-o de se concentrar no que está sendo dito. De qualquer modo, é preciso investigar e eliminar os ruídos recorrentes.Há quatro principais tipos de ruídos, que são:

• físico: trânsito, volume alto de sons, entre outros.;
• fisiológicos: dor de cabeça, cansaço etc.;
• psicológico: mente vagante;
• semântico: níveis de conhecimento diferentes.

Uma ótima dica para descobrir quais são os ruídos mais comuns é conversar com os profissionais, afinal, eles têm uma visão diferente do negócio e dos problemas do dia a dia. Então, tire alguns minutos para uma reunião de descoberta e alinhamento.

Não se deixe enganar, pois alguns ruídos sempre existirão. É impossível eliminar o barulho do trânsito, por exemplo, mas é possível mitigar seus efeitos e gerar bem-estar comum.

Implemente novos canais de comunicação

No tópico anterior, foram citados e explicados alguns dos mais importantes canais de comunicação — da intranet, uma espécie de internet a serviço exclusivo da empresa, até os eventos internos, capazes de levantar o moral e gerar motivação na equipe.

A verdade é que, com boas ferramentas, é possível melhorar o fluxo de mensagens que estão sendo transmitidas, facilitando o trabalho do emissor e do receptor dela. A questão é: o que considerar na escolha do melhor canal para diálogo da empresa?

Em primeiro lugar, considere o perfil da própria equipe. Se a empresa é pequena e os colaboradores não costumam usar ferramentas digitais, o mural de recado está de bom tamanho. Se a equipe é mais moderna e tem acesso a smartphones, as redes sociais corporativas e outros aplicativos mobile são ótimas opções.

Reflita também sobre o orçamento disponível, tendo em vista que o custo de compra e implementação dos novos canais de comunicação podem variar bastante.

Evite o excesso de informação à equipe

Outra dica que também pode ajudar é evitar o excesso de informação. Exagerar na quantidade de mensagens e canais torna a comunicação ineficaz, pois faz com que os colaboradores não deem atenção ou valor a ela.Em vez disso, selecione apenas as mensagens realmente importantes e que devem ser cascateadas aos profissionais. Essas mensagens vão variar de acordo com as unidades de negócios e setores da empresa, então, é preciso contar com a ajuda de outros líderes.

Ao evitar o excesso de informações, a empresa manterá o time focado no que realmente importa, além de gerar um maior empenho e dedicação nos pontos críticos. Como resultado, terá tarefas mais bem realizadas, metas alcançadas e bons retornos para o negócio.

Mensure continuamente os resultados da comunicação

Como vimos no primeiro tópico, há diversas vantagens em melhorar a comunicação interna, como o alinhamento e o engajamento da equipe. Por sorte, muitos desses fatores podem ser mensurados e analisados de maneira quantitativa.

Nesse ponto, o ideal é definir um conjunto de indicadores que mostrem se a comunicação está acontecendo ou se precisa de ajustes. Alguns indicadores são:

• percentual de retrabalho;
• número de conflitos interpessoais;
• retorno obtido sobre o investimento;
• nível de produtividade.

Imagine que o número de conflitos interpessoais está crescendo. Isso é sinal de que os profissionais não estão se ouvindo e de que há muito espaço para conversas paralelas. Com os indicadores certos, torna-se fácil identificar e eliminar esses “gargalos” existentes.

Envolva muito mais a liderança

Por melhores que sejam os canais de comunicação da empresa, sem o empenho da liderança, a comunicação não acontecerá com qualidade. Começando pelo CEO da empresa, todos devem se comprometer com a melhoria do diálogo.Nesse sentido, medidas simples podem causar um grande efeito. Manter a equipe sempre informada acerca do que está acontecendo, cascatear as informações certas, estar aberto para receber e dar feedback são alguns dos melhores exemplos.

Se o próprio líder não se preocupa com o assunto, no entanto, transmite uma imagem negativa e que será seguida pelos funcionários. Tenha em mente que o exemplo da liderança é um dos fatores mais fielmente seguidos dentro da organização.

Para facilitar a tarefa, instrua os líderes para que ofereçam feedbacks de qualidade aos seus subordinados, destacando os principais pontos fortes e fracos. Assim, todos podem crescer dentro da empresa!

Conscientize o time de trabalho acerca da comunicação

Em uma escala de 0 a 10, o quanto sua equipe se preocupa com a comunicação interna empresarial? Se a resposta for baixa, é sinal que não estão devidamente conscientizados a respeito da importância do diálogo. Logo, é preciso mudar esse cenário!

Você já sabe que a falta de comunicação provoca acidentes internos, aumenta o número de conflitos, gera retrabalho na linha de produção e promove a perda de credibilidade. A sua equipe sabe disso? Qual o grau de instrução que os talentos têm no assunto?

Para conscientizar todos, faça uma pequena reunião no formato de treinamento. Mostre os perigos associados ao não diálogo e o papel de cada um nesse “combate”. No mínimo, terá funcionários mais lúcidos sobre a importância do diálogo.Há outras tarefas que podem ser feitas, como a gamificação do processo de comunicação. Assim, de acordo com a fluidez do diálogo e melhoria de indicadores correlacionados, os profissionais podem acumular pontos e trocar por benefícios.

Invista na comunicação com os candidatos à vaga

Uma importante parte da comunicação empresarial é o diálogo com os talentos que também desejam entrar na empresa. Quando há comunicação, é possível encontrar e contratar os maiores talentos, o que gera benefícios extras ao negócio.

No entanto, o diálogo com esse público — que está fora da empresa — não é tão simples. É preciso gerenciar simultaneamente diversos canais de diálogo, como o e-mail, a página de carreira e os sites de emprego, para manter todos devidamente informados.

Uma importante solução para isso é o software de recrutamento e seleção, capaz de integrar as principais plataformas de contratação em um único lugar e automatizar parte do processo seletivo. Assim, todos da empresa podem ser beneficiados.

Ao se comunicar melhor com os candidatos às vagas em aberto, será possível oferecer uma melhor experiência na jornada de contratação, melhorar a imagem da empresa e, desde o princípio, mostrar que o diálogo é um pilar básico do negócio.

Como vimos, as ações de comunicação interna contribuem significativamente para o sucesso do negócio, tornando a equipe de trabalho mais alinhada, produtiva e engajada com os objetivos da organização. As medidas são simples e dependem do envolvimento de todos, do topo à base da pirâmide organizacional, para que tudo seja bem-sucedido.

Agora você entende a importância da comunicação interna e os principais passos para melhorá-la, certo? Aproveite para deixar seu comentário. Conte-nos suas principais dúvidas, sugestões ou experiências acerca do assunto!

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Qual a importância da comunicação dentro e fora da empresa?

Qual a importância da qualidade da comunicação dentro de uma empresa?

Qual a importância de uma comunicação externa e interna feitas de maneira assertiva?

Qual a importância da comunicação externa?