Como o tipo de estrutura organizacional influencia a eficiência de uma empresa?

A gestão empresarial é um processo completo e que considera diferentes variáveis. Um dos principais são os tipos de estrutura organizacional, que impactam o modelo de negócio e ajudam a manter o foco para alcançar os objetivos. 

Mais que um organograma ou um documento que mostra a flexibilidade do modelo de negócio, a estrutura de uma empresa interfere na definição de papéis que colocarão em prática as metas delimitadas no planejamento estratégico. Além disso, esse quesito ajuda a formar e manter a cultura interna.

Diante dessa importância, fica claro que você precisa saber identificar qual modelo de estrutura existe na sua companhia e como usar esse critério a seu favor. Para ajudar você nessa empreitada, criamos este guia com as principais informações para você potencializar o retorno obtido no seu negócio.

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O conceito de estrutura organizacional

O termo estrutura organizacional remete à hierarquia da empresa, relação entre líderes e liderados, e divisão de setores, tarefas e cargos.

Basicamente, é a forma de alocação das pessoas que trabalham na companhia e dos recursos disponíveis, com o propósito de alcançar os objetivos estratégicos.

A partir desse contexto, é possível verificar que a definição de estrutura empresarial passa por alguns aspectos. Os principais indicam que ela:

• integra a estratégia da companhia;
• participa da organização formal do negócio;
• é definida pela direção da empresa;
• tem a hierarquia como um de seus componentes, apesar de não ser o único;
• é dificilmente modificada.

Devido a todos esses fatores, fica claro que a estrutura de um negócio está relacionada à sua estratégia. Por exemplo: seria difícil ter muita rigidez em uma organização exponencial, porque esse tipo de negócio tem como um de seus propósitos o fomento da inovação.

Por sua vez, em uma empresa familiar há uma divisão de funções e setores bem definida, porque seu comando está atrelado a um grupo específico de pessoas.

Por isso, esse conceito abrange vários critérios, como financeiros, humanos, físicos, econômicos, administrativos e jurídicos. É dessa maneira que se torna possível colocar em prática o planejamento estratégico. Afinal, a efetivação das atividades depende da definição de papéis para que cada colaborador realize suas atividades conforme sua especialidade. Em outras palavras, é preciso contar com pessoas certas nos locais corretos.

Ao colocar essa ideia em prática, a empresa alcança um patamar de eficiência maior, que traz benefícios para a produtividade e a gestão. Os gestores são capazes de elaborar medidas de performance por profissional que sejam condizentes com os objetivos do negócio e do departamento.

Com isso, há melhorias no gerenciamento dos indicadores gerenciais de desempenho, controle de estoque, coleta de dados, e identificação de escassez ou excesso de recursos. Ao mesmo tempo, é mais fácil identificar quais áreas gastam mais, o que permite tomar decisões mais acertadas e fazer projeções orçamentárias de modo correto.

Diferenças entre estrutura formal e informal

Os tipos de estrutura organizacional existentes estão inseridos em dois modelos diferentes: formal e informal. O primeiro tem o organograma como sua representação maior. É o que estamos tratando de maneira mais direta neste post. 

A estrutura formal segue as relações hierárquicas e a divisão de departamentos. É um dos formatos mais tradicionais e o mais utilizado nas empresas, porque tem a estabilidade como um de seus principais aspectos. Está sujeita ao controle da direção e pode ter um crescimento significativo. A comunicação é vertical.

A estrutura informal, por outro lado, não determina o relacionamento entre os setores. A expectativa é que a interação entre os colaboradores ocorra de maneira natural. Um exemplo de como isso acontece é quando um documento precisa ser enviado para a diretoria, mas o funcionário entende que seja mais eficiente encaminhá-lo para a equipe de projetos. Apesar de ser mais ágil, há uma possibilidade maior de eros e retrabalhos.

Em outras palavras, esse modelo é formado por uma rede de relações sociais e pessoais, que não é requerida ou estabelecida pelos gestores. Seu surgimento parte da interação social e seu desenvolvimento é espontâneo. Devido a essas características, é instável e tem uma comunicação horizontal.

As diferenças entre estrutura organizacional e departamentalização

Muitas pessoas confundem esses dois conceitos, mas eles são bastante diferentes. Como vimos, a estrutura se refere à alocação de pessoas e recursos. Ela demonstra como a empresa será gerenciada.

Por sua vez, a departamentalização apresenta de que maneira os setores serão divididos. Isso pode ser feito por:

• clientes; 
• produtos ou serviços; 
• projetos; 
• processos;
• geografia;
• via matricial.

Essa abordagem está inserida dentro da estrutura, que também abrange outros conceitos, a exemplo do desenho de cargos e funções. Por isso, a estrutura nunca será sinônimo de hierarquia ou de estrutura empresarial. Porém, é formada por uma combinação entre elas.

A hierarquia empresarial

A hierarquia é outro aspecto que faz parte da estrutura organizacional, mas não é sinônimo dela. Basicamente, esse outro conceito representa a distribuição dos colaboradores de acordo com níveis de autoridade.

Suas principais características são:

• vai de cima para baixo;
• tem alguém que comanda outra pessoa;
• apresenta uma cadeia de comando.

Quanto maior for a empresa, mais cargos e funções ela deve ter. A alocação é feita de acordo com experiências, competências e habilidades. Caso contrário, é comum que seja gerado desconforto, insatisfação e sentimento de injustiça para a equipe.

Dessa maneira, a hierarquia organizacional precisa ser bem definida e apresentada aos novos colaboradores. Assim como a estrutura, ela interfere na cultura do negócio e facilita — ou não — a conquista dos objetivos estratégicos. 

Há vários tipos de estrutura organizacional, que contribuem para a formação de um conjunto lógico de hierarquia e cargos funcionais. De acordo com o modelo implementado na empresa, os colaboradores agirão de determinada maneira.

De toda forma, é preciso lembrar que existe a estrutura formal e informal, que já explicamos. A primeira é vertical, que começa no CEO ou no diretor e segue até os departamentos com base em uma relação bastante definida.

A segunda agrupa as pessoas a partir de conhecimentos semelhantes. Isso proporciona maior compartilhamento de conhecimento entre a equipe. No entanto, a comunicação entre as áreas é enfraquecida conforme a companhia cresce.

Considerando esse contexto, chega o momento de conhecer os tipos de estrutura existentes. Os principais estão listados a seguir.

Funcional

Reúne as pessoas que executam seu trabalho dentro de uma mesma área. Parte do princípio da especialização de funções, isto é, separa, distingue e especializa o colaborador. Assim, há uma decomposição dos cargos para torná-los mais fáceis. É o modelo tradicional, em que há organização por departamentos, por exemplo, contábil, administrativo, produção, marketing etc.

Nesse modelo, o profissional se reporta a seu superior direto e este responde pela sua especialidade. Portanto, o gestor não interfere em outras áreas. Isso acontece porque as decisões são tomadas com base na especialidade, não na hierarquia.

As principais características da estrutura funcional são:

• divisão da autoridade;
• comunicação direta;
• centralização das decisões;
• foco na especialização.

As vantagens da estrutura funcional são:

• facilidade na comunicação intradepartamental, ou seja, da própria equipe;
• valorização da especialização;
• definição clara de níveis hierárquicos para que o colaborador identificar qual é o próximo nível que poderá alcançar;
• direcionamento dos colaboradores para atividades que explorem suas capacidades.

Por outro lado, há algumas desvantagens. Uma delas é o problema na comunicação interdepartamental, isto é, entre os setores. Por isso, a empresa tende a demorar para reagir às demandas do mercado. Outro aspecto negativo é a falta de preocupação com a companhia, porque cada área está voltada para suas prioridades e seus objetivos.

Linear

É o modelo de estrutura organizacional mais antigo. É muito verticalizado, porque inicia na alta administração e desce para outros níveis com apenas um setor. Para entender melhor, esse formato tem a forma piramidal: um chefe tem, em média, dois subordinados e cada um deles tem mais dois e assim por diante.

A hierarquia e a unidade de comando são as duas principais características desse modelo. Seu principal exemplo é o exército, de onde foi tirada a ideia de estrutura. Suas vantagens são:

• clareza na definição das responsabilidades;
• agilidade nas tomadas de decisão;
• compreensão da estrutura pelos colaboradores;
• facilidade de implantação.

No entanto, também há desvantagens:

• sobrecarga de trabalho para o líder devido à centralização das decisões;
• trabalho voltado para o cumprimento de ordens, deixando de lado a inovação;
• exageros na função de chefia;
• comunicações demoradas e com distorções;
• redução da especialização dos líderes se comparado às funções.

Linha-Staff

Combina os tipos de estrutura empresarial linear e funcional. No entanto, o primeiro predomina. O objetivo é agregar os aspectos positivos dos dois modelos e diminuir os negativos.

As características seguidas são a da estrutura linear, mas há a presença de órgãos de apoio por meio dos gerentes de linha, isto é, entidades de consulta para prestar assessoria. Assim, o negócio, que desconhece determinada área, busca um especialista para dizer como, quando e por que adotar certa medida.

Nesse contexto, as atividades de linha são aquelas relacionadas aos objetivos básicos da empresa — em outras palavras, que executam as atividades-fim. Já as de staff têm uma ligação indireta, o que abrange as demais tarefas.

Devido a essa diferença, existe uma separação de autoridades. A de linha é aquela em que os órgãos realizam e decidem as atividades principais. É linear, total, absoluta, apresenta uma cadeia escalar e oferece uma relação hierárquica entre chefe e subordinado.

Por sua vez, a de staff é a de planejamento e controle, assessoria, consultoria empresarial e recomendação. Por isso, é funcional, especializada, parcial e relativa. Realiza recomendações técnicas e especializadas aos níveis hierárquicos inferiores, mas não tem o poder de dirigi-los, porque essa função é restrita ao chefe.

Esses são os três tipos de estrutura organizacional formal. No entanto, existem os modelos inseridos dentro da ideia de departamentalização. É o que explicaremos a seguir.

Os tipos de departamentalização na estrutura empresarial

A departamentalização está inserida no contexto da estrutura organizacional, mas se difere dela por fazer a separação de acordo com os setores. Nesse cenário, existem quatro principais maneiras de fazer a divisão. Vamos listá-las abaixo. Acompanhe!

Divisional

Esse modelo prevê a organização da empresa a partir de divisões de produção. Cada uma delas é separada e autossuficiente, além de responsável pelo produto ou serviço conforme os objetivos organizacionais. É um formato recomendado para companhias que atuam em diferentes mercados e contêm uma carteira de clientes diversificada. 

As vantagens desse formato são:

• aumento de autonomia para cada unidade de negócio;
• realização de ações de marketing segundo o mercado de atuação de cada divisão;
• independência nas tomadas de decisão para fornecer uma resposta mais rápida ao cliente.

No entanto, também existem desvantagens, como aumento de custos e de justificativas. A elevação dos gastos acontece porque cada unidade é uma operação e requer recursos próprios. Já as desculpas aparecem devido à autossuficiência das divisões, o que as faz arranjar motivos para situações de prejuízo, como em casos de queda nas vendas, em vez de observar suas próprias ações e melhorar as estratégias adotadas.

Matricial

A regra desse modelo é que cada colaborador tem dois chefes: o do setor e o do projeto em que está alocado. Devido a essa característica, a estrutura matricial envolve a estrutura funcional e parte da divisional. Mais além, a estrutura de comando deixa de existir.

As áreas são interdependentes. A empresa precisa lidar com esse ambiente complexo, o que pode se tornar um problema. Apesar disso, é possível satisfazer as necessidades de coordenação e especialização. Por isso, um dos propósitos é alcançar o maior rendimento possível.

O modelo matricial costuma ser utilizada em grandes empresas. Essa escolha é derivada do fato de que cada área tem a estrutura necessária para realizar suas tarefas de maneira adequada. Por isso, suas vantagens são:

• possibilidade de um ambiente mais participativo, que conta com a colaboração de várias pessoas;
• cooperação dos profissionais para tomar decisões referentes aos níveis mais baixos da hierarquia;
• ênfase na interdependência entre os setores, o que leva a mais oportunidades de delegação, aumento da contribuição pessoal e participação nos processos decisórios;
• facilidade para controlar os resultados.

Apesar desses benefícios, ainda existem algumas desvantagens. As principais são:

• geração de conflitos de interesses devido à dupla subordinação;
• divergência entre chefes de departamentos;
• dificuldade de adaptação de alguns colaboradores;
• deficiências na comunicação.

Processos

O processo é uma sequência de atos que resultará em um produto final. É o caso de uma fábrica de móveis, que tem como etapas, por exemplo: busca da matéria-prima, transformação do insumo e montagem do móvel. A departamentalização feita dessa forma determinada que cada setor cuidará de um grupo de fases.

Devido a essa característica, a estrutura é horizontal, porque cada área é responsável pelas suas próprias atividades. Mais que isso, a possibilidade de aumentar a quantidade de produtos fabricados faz a economia de escala ser um dos benefícios desse modelo. Outros benefícios são a possibilidade de usar a tecnologia e a rapidez na entrega do produto final.

Por outro lado, existem duas principais desvantagens: obsolescência dos equipamentos usados, porque sempre surge uma tecnologia melhor e mais barata, e engarrafamento na produção, já que o não funcionamento de uma área impede o produto de passar para a próxima fase.

Projetos

O último tipo de departamentalização é a de projetos, que também é horizontalizada. A diferença é que a divisão feita é por projetos. Assim, a equipe é composta por X pessoas e trabalha com um cliente específico para atender suas demandas, conforme o contrato firmado.

Nesse modelo, o projeto é responsabilidade de um setor específico até que ele seja finalizado. No término, esse departamento pode continuar ou até mesmo ser extinto e os colaboradores realocados para outras equipes.

As vantagens de trabalhar dessa forma são a orientação para resultados, a economia gerada para o negócio por poder alocar uma mesma pessoa em diferentes projetos e a facilidade de lidar com mudanças.

Por sua vez, os colaboradores nem sempre têm garantia de estabilidade, o que pode prejudicar a motivação e o engajamento da equipe. O cliente tem mais liberdade para mudar o projeto, o que pode gerar muitas modificações na ideia inicial. Além disso, outra desvantagem é que cada projeto requer novas estratégias e ideias, o que exige uma grande flexibilidade.

O melhor tipo de estrutura organizacional para a sua empresa

Neste post, você já viu os principais modelos de estrutura organizacional que podem ser aplicados no seu negócio. Todos têm vantagens e desvantagens e são mais adequados a um tipo de empreendimento. Isso significa que não existe uma fórmula mágica, aplicável a todos os tipos de empresa.

Na verdade, você deve avaliar o próprio negócio para entender o que se encaixa melhor. Por exemplo: pequenas e médias empresas precisam de estruturas mais simples e com menos hierarquia. Essa prerrogativa traria dificuldades para um negócio de grande porte, com diferentes setores e sócios, e um grande nível de complexidade.

De todo modo, o objetivo na hora de escolher qualquer tipo de estrutura organizacional é evitar a sobreposição de cargos e funções. Dessa forma, os colaboradores entenderão seus papéis e posicionamentos na organização, e serão capazes de trabalhar de acordo com o esperado. Porém, como chegar a esse equilíbrio?

Listamos algumas práticas que ajudam a definir o que é melhor para o seu negócio.

Avalie seu negócio

A ideia aqui é pensar o que o trabalho realizado na sua empresa exige. Será que é uma estrutura em que os colaboradores participam ativamente em um ambiente colaborativo? Se a resposta for “sim”, é melhor apostar em um modelo horizontal. Agora, se precisar de hierarquia e centralização das decisões, já sabe que a resposta é o tipo vertical.

Perceba que não existe resposta certa. É necessário considerar as características do negócio e entender o que ele precisa.

No entanto, siga uma dica: se sua companhia precisar de criatividade, é melhor optar pela horizontalidade. Por outro lado, se a dependência for por regras, processos e procedimentos, a verticalidade é melhor.

Deixe de apegar a um modelo específico

Essa sugestão parece contraditória, mas não é. Você viu que cada modelo tem suas características, benefícios e aspectos negativos. Então, nada impede que você selecione alguns critérios de outro tipo de estrutura e adapte na sua empresa.

Apesar de as alterações serem complexas, é perfeitamente possível fazer isso — e até indicado em alguns casos, porque pode levar ao aumento de eficiência. O único cuidado necessário é com o alinhamento da estrutura ao planejamento estratégico.

Analise a comunicação entre os diferentes níveis

A comunicação é um critério essencial para as empresas, porque facilita o trabalho conjunto e ainda garante que todos estejam trabalhando em prol do mesmo objetivo. Por isso, ter certeza de que as informações são compartilhadas é fundamental, qualquer que seja o tipo de estrutura organizacional escolhido.

Um exemplo da importância é a comparação com a brincadeira do telefone sem fio. Se o Conselho de Administração, por exemplo, tomar uma decisão, ela deve ser comunicada da mesma forma a todos, especialmente se fizer parte da inteligência empresarial. No entanto, se o diretor repassar a informação para os gestores e estes para os líderes para, então, chegar aos subordinados, a tendência é haver distorções.

Esse é o exemplo exato do que nunca deve acontecer na sua empresa. Afinal, as decisões são embasadas em dados e, muitas vezes, conta com o auxílio da controladoria. Ao modificar as informações, o resultado pode ser prejuízos financeiros e de eficiência operacional.

Como você pôde perceber, os tipos de estrutura organizacional oferecem diferentes possibilidades para o seu negócio e sua escolha deve ser feita a partir do tipo e do tamanho do empreendimento. Você pode escolher qualquer um deles, mas deve ter certeza de que se ajusta às suas necessidades internas.

Ademais, precisa garantir o alinhamento entre a estrutura, a cultura organizacional e o planejamento estratégico. É assim que alcançará eficiência, produtividade e tomadas de decisões acertadas. 

Então, que tal colocar as dicas em prática e ver o sucesso da sua organização? Aproveite esse processo de mudança e veja quais são os 5 principais erros cometidos na sucessão empresarial. Com esse conhecimento, você estará pronto para iniciar o processo no seu negócio!

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Por que a estrutura organizacional é importante para uma gestão eficiente e eficaz?

Como a estrutura organizacional pode influenciar na gestão estratégica?