O que pode acontecer para a empresa sem a contabilidade do seu fato gerador?

Mesmo para empreendedores experientes, o assunto nota fiscal e fato gerador, por vezes, ainda provoca alguma confusão. Afinal, são sinônimos, estão diretamente relacionados e por que é importante para o gestor saber essas respostas? Criamos um artigo especialmente para acabar de vez com qualquer dúvida a respeito.

Sem perder tempo, vamos partir para o tira-dúvidas sobre nota fiscal e fato gerador. E para começar a compreender bem essa questão, é preciso entender o que significa cada um dos conceitos. Esclareça o assunto definitivamente e não erre nunca mais.

1. O que é nota fiscal?

A nota fiscal é um documento obrigatório de registro de uma operação comercial. Quando utilizada para formalizar a transferência de valores entre duas partes, ela se destina ao recolhimento de impostos. Isso acontece tanto em operações de compra e venda quanto na prestação de serviços.

Sua versão moderna é a nota fiscal eletrônica (NF-e), cujo preenchimento, emissão e armazenamento são restritos ao meio eletrônico, sendo a sua autenticidade e validade jurídica garantidas pelo uso de um certificado digital.

2. O que é fato gerador?

O fato gerador é uma ação que dá origem a uma obrigação tributária. Ou seja, é a sua ocorrência que demanda a cobrança de impostos. São exemplos de fato gerador a saída de mercadoria em uma operação tradicional de compra e venda ou a efetiva prestação de um serviço.

3. Qual a relação entre nota fiscal e fato gerador?

Embora quando falamos em nota fiscal e fato gerador estejamos nos referindo a conceitos distintos, eles guardam sim uma relação direta.

Quando você ouve falar em fato gerador, isso se refere a uma ação que cria a obrigação de pagamento de um tributo. Já a nota fiscal, por sua vez, é o meio pelo qual se formaliza essa operação. É um documento que descreve o fato gerador, que é a ação que dá origem à obrigação tributária.

Então, para não restar dúvidas: a nota fiscal descreve o que o fato gerador realiza.

4. Nota fiscal e fato gerador têm as mesmas datas?

Essa talvez seja a confusão mais comum, já que uma maneira de simplificar o registro da operação é atribuindo a mesma data para a emissão da nota fiscal e para a ocorrência do fato gerador. Esse é um erro e, como veremos ainda neste artigo, pode criar problemas na gestão da empresa.

Ainda que haja relação entre os conceitos, isso não significa que exista uma regra padrão quanto às datas, ou seja, não se aplica uma exigência única quanto à emissão da nota fiscal antes, após ou concomitantemente ao fato gerador. Isso varia conforme as normas de cada imposto.

5. A nota fiscal presume que o fato gerador já ocorreu?

Como acabamos de comentar na questão anterior, cada operação tem suas particularidades. Dessa forma, há situações nas quais o fato gerador acaba ocorrendo com a nota fiscal já emitida.

Quer um exemplo? Quando uma empresa compra mercadorias do exterior, o seu desembaraço aduaneiro é considerado como o fato gerador da operação. Contudo, nessas situações, a obrigação tributária surge antes, no momento de registro da declaração de importação.

A Receita Federal esclareceu essa questão na Solução de Consulta Cosit n.º 20, em 25 de agosto de 2014, na qual orientou, inclusive, a aplicação de multa e juros em caso de não recolhimento do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), vinculado à importação, antes do fato gerador propriamente dito. No exemplo citado, portanto, a data da nota fiscal é anterior à do fato gerador.

Situação parecida acontece em uma operação de compra e venda de imóveis, sobre a qual incide o Imposto sobre Transmissão de Bens Imóveis (ITBI). Se você adquirir uma nova sede para a sua empresa, terá que pagar esse tributo.

Conforme previsto no Código Tributário Nacional, o fato gerador do ITBI está na transmissão da propriedade, o que se dá com a efetiva alteração no Registro de Imóveis. Nessa fase, contudo, o ITBI já deve estar pago. Ou seja, a cobrança é anterior ao fato gerador.

Mas como lembramos antes, não há regra e as datas variam conforme o tributo em questão. Em uma operação de prestação de serviços, por exemplo, a nota fiscal vem depois do fato gerador.

Nessa situação, o fato gerador é a própria prestação, enquanto a descrição e recolhimento do Imposto Sobre Serviços (ISS) ocorrem somente quando da sua conclusão. Isso acontece porque não há incidência sobre um serviço parcial ou potencial, apenas quando real e efetivamente prestado.

6. O fato gerador obriga o contribuinte a pagar tributo?

Esse entendimento simplifica muito a questão, mas na prática é exatamente o que acontece. Como o fato gerador corresponde à ação que cria a obrigação tributária, se não há recolhimento de impostos, há sonegação fiscal, o que é crime.

Assim, seja na prestação de um serviço, na importação ou exportação de um produto ou na venda de mercadorias na indústria ou no comércio, em todas essas operações, há incidência de impostos.

Mas atenção: há tipos de nota fiscal relativos a operações sobre as quais não incidem tributos. Esse é o caso, por exemplo, de notas de remessa (envio de doações, brindes, para conserto ou armazenamento em depósito externo) e de notas de retorno (quando mercadoria com defeito é devolvida ao fornecedor).

Nas duas situações citadas, ainda que haja saída de mercadoria da sua empresa (que é o que caracteriza o fato gerador em operações de compra e venda), não são recolhidos impostos justamente por não se tratar de uma operação comercial.

7. Como nota fiscal e fato gerador devem ser registrados?

Agora que você já tem boas informações quanto às diferenças nas datas de nota fiscal e fato gerador, pode compreender melhor a necessidade de desvincular as duas informações em seu sistema integrado de gestão empresarial.

A primeira razão para isso está no ganho que gera em organização e no maior controle financeiro sobre as operações do negócio. Mas há um fator ainda mais relevante.

A empresa que adota o regime de competência na sua contabilidade consegue se planejar melhor, observar seus resultados com maior facilidade, além de prever e projetar ações futuras de forma precisa.

Acontece que a característica marcante desse modelo é a contabilização de receitas e despesas no momento em que ocorrem, ou seja, na data do fato gerador, independentemente de já ter sido realizado ou não o pagamento integral do valor previsto na nota fiscal.

Vale lembrar, ainda, que um dos mais importantes relatórios gerenciais, o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE), só é elaborado no regime de competência.

Considerações finais

Neste artigo, você conferiu perguntas e respostas sobre nota fiscal e fato gerador, dois conceitos por vezes confundidos e até tratados como iguais. Agora, sabe que as datas até podem coincidir, mas que a relação entre eles diz respeito à ação e à sua formalização para cobrança e recolhimento de impostos.

Para não errar mais, vale repetir o que afirmamos antes: a nota fiscal descreve e formaliza a obrigação tributária que o fato gerador cria. 

Permaneceu com alguma dúvida sobre nota fiscal e fato gerador? Deixe um comentário!